03 cách để cải thiện quy trình làm việc của văn phòng luật sư bằng công nghệ

03 cách để cải thiện quy trình làm việc của văn phòng luật sư bằng công nghệ bạn nên biết 

Những năm gần đây, thế giới đã chứng kiến những cú bức phá ngoạn mục của công nghệ. Không chỉ vậy mà cục diện kinh doanh cũng dần thay đổi theo sự tăng trưởng của công nghệ. Và dường như công nghệ ngày càng đóng một vao trò không thể thiếu trong kinh doanh. Chính vì vậy, để bắt kịp các xu hướng và tăng năng suất, một nhà quản lý cần quan tâm đến việc áp dụng công nghệ vào quy trình làm việc. Đặc biệt là những tổ chức, doanh nghiệp hành nghề luật. Dưới đây, VINASECO xin chia sẻ 3 cách giúp văn phòng luật sư của bạn cải thiện quy trình làm việc dựa trên công nghệ.

cong-nghe-phap-ly-ung-dung-cho-cong-ty-luat

1. Tự động hoá bất cứ khi nào có cơ hội

Tự động hóa quy trình là thuật ngữ được dùng khá phổ biến. Hiểu theo nghĩa đơn giản, tự động hóa quy trình quản lý được hiểu là việc vận dụng công nghệ, kỹ thuật số, trí tuệ nhân tạo vào điều hành và kinh doanh thay thế cho các hoạt động thủ công như trước đây.

Tự động hóa giúp doanh nghiệp tháo gỡ nút thắt trong quá trình triển khai nghiệp vụ. Trách nhiệm của từng cá nhân ở từng giai đoạn đều rất rõ ràng. Sẽ không còn tình trạng người này đổ lỗi cho người kia chậm tiến độ. Hay phòng này đổ lỗi cho phòng kia kém hiệu quả gây bất đồng nội bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển chung của tổ chức.

tu-dong-hoa-quy-trinh-dich-vu

Các tổ chức nên xem xét tự động hóa quy trình làm việc khi có một loạt các nhiệm vụ được lặp đi lặp lại. Nếu tổ chức của bạn nhỏ, bạn vẫn có thể quản lý công việc bằng cách thủ công. Tuy nhiên khi tổ chức phát triển và có khối lượng công việc trở nên quá lớn thì việc tự động hóa sẽ giúp công việc trở nên nhanh gọn và hạn chế tối đa các lỗi xảy ra.

Một số công cụ tổ chức có thể áp dụng trong lĩnh vực quản lý đó là: phần mềm quản lý hồ sơ pháp lý, phần mềm quản và chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản trị tài chính – kế toán, công cụ phân tích dữ liệu,…

2. Đầu tư, phát triển những giải pháp tuỳ chỉnh riêng biệt 

Việc lựa chọn một phần mềm hay giải pháp công nghệ có sẵn phù hợp với tổ chức cả ngành nghề kinh doanh, mô hình tổ chức, quy mô, hệ thống quản lý đang có… gần như là điều không tưởng. Vì tất cả những giải pháp hay phần mềm đó đều được xây dựng theo ý tưởng của những nhà cung cấp.

cong-nghe-phap-ly-ung-dung-cho-cong-ty-luat

Để hoạt động của tổ chức đi vào quỹ đạo, nhà quản lý cần lập trình một phần mềm dành riêng cho tổ chức của mình. Lợi ích mà phần mềm theo yêu cầu mang lại là vô cùng lớn. Nó sẽ giúp dễ dàng kiểm soát và quản lý một cách tốt nhất những quy trình làm việc. Tổ chức có thể thuê các bên thiết kế phần mềm trên thị trường. Sau đó trình bày những ý tưởng và mong muốn của mình. Tuy nhiên việc này sẽ tốn khá nhiều thời gian và tiền bạc.

3. Số hoá quy trình quản lý nghiệp vụ

Lĩnh vực pháp lý là một trong những lĩnh vực có khá nhiều nghiệp vụ phức tạp. Chính vì vậy việc “số hoá” quy trình nghiệp vụ sẽ giúp các chủ thể hành nghề luật pháp dễ dàng quản lý các nghiệp vụ. Quy trình số hóa dữ liệu tuy phức tạp nhưng lại đem đến nhiều lợi ích cho tổ chức.

Một công cụ mà tôi khuyên doanh nghiệp các bạn nên sử dụng trong quy trình số hoá đó là Trello. Trước hết, Trello là một tiện ích hoàn toàn miễn phí. Nó giúp chúng ta có thể quản lý công việc thông qua các bảng, danh sách và thẻ. Cơ chế hoạt động của tiện ích này cũng không có gì phức tạp. Bạn chỉ cần tạo ra những board tương ứng với công việc, dự án đang thực hiện.

cai-thien-quy-trinh-lam-viec-qua-cong-nghe

Trong mỗi board, bạn có thể tạo ra những ghi chú, phân công công việc. Ngoài ra, Trello còn cho phép người dùng kết nối với Google Drive, Dropbox để tiện quản lý công việc. Bên cạnh Trello, bạn có thể tham khảo thêm các phần mềm chuyển đổi số cho các tổ chức hành nghề luật khác.

Công nghệ đóng góp rất to lớn trong quá trình hội nhập và bức phá của doanh nghiệp nói chung. Một doanh nghiệp muốn đạt được vị thế lớn cần có công nghệ. Chính vì vậy việc áp dụng công nghệ vào quy trình làm việc là thực sự cần thiết. Nếu có thể, doanh nghiệp của bạn hãy làm ngay và luôn từ bây giờ.

Vinaseco là đơn vị tiên phong trong quá trình chuyển đổi số cho các tổ chức hành nghề luật tại Việt Nam. Chúng tôi tự hào được đồng hành với hơn 100 tổ chức hành nghề luật trong nhiều lĩnh vực: đất đai, doanh nghiệp, giấy phép, tranh tụng, ...

VINA CASE - Phần mềm quản lý dịch vụ và hồ sơ pháp lý là sự lựa chọn hàng đầu cho các tổ chức hành nghề luật tại Việt Nam. VINA CASE giúp các tổ chức hành nghề luật tự động hóa quy trình nghiệp vụ, quản lý hợp đồng - tài chính - nhân sự trên cùng 1 nền tảng.

Để nhận tư vấn  và trải nghiệm phần mềm miễn phí. Hãy điền vào biểu mẫu dưới đây.