07 lưu ý về dữ liệu khi chuyển đổi số mà công ty luật cần biết

Chuyển đổi số là nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Tuy nhiên có một vài lưu ý khi chuyển đổi số bạn cần quan tâm.

1. Hiểu dữ liệu của bạn

Giả sử rằng bạn có nhiều nguồn dữ liệu cần được chuyển sang hệ thống mới. Đầu tiên, hãy tổng hợp toàn bộ dữ liệu và các ứng dụng liên quan. Bao gồm

• Hệ thống dữ liệu khách hàng: số điện thoại, email, địa chỉ của khách hàng, email,…
• Dữ liệu tài chính có thể bao gồm hồ sơ, hóa đơn, chứng từ,…
• Hồ sơ pháp lý: hợp đồng dịch vụ pháp lý, chứng cứ, quyết định,….
• Hệ thống quy trình, quy định: các văn bản pháp luật thường dùng, quy trình nội bộ

Bạn nên xây dựng một đội ngũ chuyển đổi dữ liệu riêng. Trong đó bao gồm các chuyên gia công nghệ và trưởng các bộ phận. Chuyên gia công nghệ sẽ tư vấn cho bạn về phân loại và tối ưu dữ liệu.

2. Lên kế hoạch chi tiết

Sau khi đã lựa chọn được mô hình công nghệ dự kiến sẽ chuyển đổi, bạn cần liên hệ và lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển đổi số. Họ sẽ giới thiệu các dự án đã làm, kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý và tư vấn cho bạn quy trình thực hiện. Từ những góp ý này, bạn tiến hành lên timeline chi tiết bao gồm: thời gian, nhân sự, chi phí… Cân nhắc giữa các yếu tố nguồn lực và thời gian để ra quyết định.

3. Có sự tham gia của các bên liên quan / Huấn luyện sớm và thường xuyên

Sau khi đề xuất bản kế hoạch, hãy cố gắng sắp xếp việc trình diễn hệ thống cho một nhóm người dùng rộng hơn trong toàn công ty. Thường xuyên trao đổi về tiến độ và thời gian của dự án.
Lên kế hoạch đào tạo kiến thức về sản phẩm mới trong vòng 2-3 tuần trước ngày ra mắt. Nếu nhà cung cấp có thể cung ứng đủ, đừng ngần ngại triển khai dùng thử. Từ đó thu được dữ liệu thử nghiệm và khuyến khích người dùng thực hiện thử nghiệm phần mềm.

4. Lên kế hoạch chuyển đổi 

Khoảng trống trong quảng cáo dữ liệu được tạo ở bước đầu tiên sẽ dự báo các quyết định quan trọng về kế hoạch. Làm việc với nhà cung cấp hệ thống mới và nhà cung cấp ứng dụng cũ để giải quyết các nỗ lực di chuyển dữ liệu. Ví dụ: nhà cung cấp mới có muốn xuất dữ liệu không ?nếu có, thì ở định dạng nào? Hay họ sẽ cung cấp quyền truy cập để lấy dữ liệu từ hệ thống cũ?

Hai nhà cung cấp phần mềm cùng với người phụ trách kỹ thuật của công ty có thể xác định sự bất thường giữa các lược đồ dữ liệu trong hai hệ thống và đề xuất các giải pháp chuyển đổi định dạng nếu cần thiết.
Làm việc với các bên liên quan để xác định phạm vi dữ liệu đến từ các nguồn nào. Dữ liệu nào sẽ được yêu cầu khi công ty hoạt động trên nền tảng mới? Các vấn đề đang tồn tại, khách hàng và trường hợp có thể sẽ xảy ra…

5. Dọn dẹp tập dữ liệu 

Bạn đã nghe cụm từ “rác vào, bỏ rác ra ngoài”? Chuyển đến một hệ thống quản lý mới không giống như chuyển đến một ngôi nhà mới. Bạn sẽ không muốn mang theo tất cả những thứ rác rưởi trên gác mái hoặc nhà để xe. Trong bước quan trọng này, nhóm support của hệ thống phần mềm mới nên làm việc với những người dùng để xác định và lọc dữ liệu hiện có.

Ví dụ: xem xét danh sách liên hệ của khách hàng, nhân viên và nhà cung cấp. Từ đó loại bỏ các tài khoản trùng lặp hoặc không sử dụng hoặc không hoạt động.

6. Bảo đảm an toàn cho dữ liệu

Ngay cả khi bạn có một đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, các vấn đề không mong muốn vẫn xuất hiện. Đảm bảo có sẵn các biện pháp để bảo mật dữ liệu khỏi bị mất hoặc lỗi trong suốt quá trình. Hãy yêu cầu nhà cung cấp các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu.

7. Thông báo cho khách hàng khi triển khai thành công

Việc chuyển sang hệ thống quản lý thực hành mới là một thành tựu quan trọng. Nó sẽ giúp công ty của bạn tận dụng khả năng tiếp cận, bảo mật và phân tích hiệu suất công ty. Hãy thông báo cho khách hàng khi triển khai thành công. Vì khách hàng là một mắt xích quan trọng trong nguồn dữ liệu của công ty.

Trên đây là những chia sẻ về dữ liệu khi chuyển đổi số mà công ty luật cần biết. Chúng tôi mong rằng những thông tin vừa rồi sẽ đem lại những lợi ích cho các bạn.