4 bước xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả

Các kế hoạch của doanh nghiệp cần xây dựng hệ hống quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả từ trên văn bản hay ra ngoài đời thực. Tuy nhiên để làm được điều đó thì doanh nghiệp cân trải qua các bước khác nhau. Hãy cùng Vinaseco tìm hiểu về 4 bước xây dựng hệ thống này nhé!

Lý do phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp thất bại trong xây dựng và quản trị mục tiêu

– Mơ hồ về khái niệm mục tiêu và đâu là mục tiêu đang hướng tới

– Phân bổ mục tiêu xuống các cấp không chính xác, thiếu tính nhất quán.

– Không chú trọng vào hoạt động thực thi mục tiêu

4 bước xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả

Bước 1: Thiết lập

Có thể xây dựng và liên kết tất cả các mục tiêu lớn nhỏ trong tổ chức

Bạn có thể bắt đầu xây dựng bộ quản trị mục tiêu của mình bằng cách thiết lập toàn bộ các chỉ số đo lường chính. Doanh nghiệp cần đo lường chỉ số nào thì sẽ đưa chỉ số đó vào hệ thống. Công đoạn kế tiếp là thiết lập các business unit. Việc thiệt lập này nhằm chịu trách nhiệm thực thi mục tiêu của mình. Sau đó thiết lập các chu kỳ cho mục tiêu (theo tháng, quý, năm).

Tiếp nữa, bạn sẽ được yêu cầu hoạch định ra các mục tiêu bằng cách điền đầy đủ 4 trường thông tin. Mục tiêu thuộc chu kỳ nào? Thuộc phòng ban nào? Loại mục tiêu là gì (OKR hay KPI)? Mục tiêu được tạo cho ai (bản thân mình hay người khác)?.

Việc thiết lập hệ thống rất đơn giản, dễ hiểu và trực quan

– Liên kết theo cấu trúc điều hành doanh nghiệp: Doanh nghiệp > Bộ phận, phòng ban > Đội nhóm > Cá nhân

– Liên kết chéo giữa các mục tiêu trong doanh nghiệp

– Liên kết chéo giữa các mục tiêu của bộ phận từ các chu kỳ khác nhau

Bước 2: Phân bổ

Một câu hỏi luôn khiến các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải bận tâm là “Làm thế nào mục tiêu có thể được hoàn thành một cách tốt nhất?” Một hệ thống quản trị mục tiêu hiệu quả sẽ hiểu và phục vụ cho chiến lược này.

Việc xây dựng kế hoạch rất mất thời gian nên rất có thể bị xao nhãng trong việc thực thi nó. Điều này thường xảy ra với các doanh nghiệp áp dụng mô hình OKR. Cần chú trọng vào việc mọi người cần thực sự hoàn thành những gì đặt ra dù mục tiêu có thay đổi qua thời gian.

Đội nhóm là một nhóm bạn làm việc cùng nhau hàng ngày, họ trao đổi học hỏi từ nhau. Hơn nữa có thể cạnh tranh với nhau một cách lành mạnh. Đội nhóm khác với doanh nghiệp, vì doanh nghiệp thì quá lớn và không phải ai cũng làm việc hàng ngày với nhau. Khi làm việc theo đội nhóm, khả năng thực thi và hoàn thành mục tiêu của mỗi thành viên sẽ cao hơn nhiều lần.

Bước 3: Thực thi

Trong quá trình thiết lập và thực thi mục tiêu, chúng ta thường chỉ tập trung vào câu hỏi. “What” – Mục tiêu là gì? Rất dễ quên đi câu hỏi “How” – Làm cách nào đạt được mục tiêu.

Khi một mục tiêu đặt ra nhưng không rõ phải đạt được bằng cách nào thì đó là một mục tiêu mơ hồ. Giúp nhân viên của mình trả lời câu hỏi “how” là cách mà bạn có thể giúp họ trưởng thành. Hơn nữa giúp hiểu rõ đâu là những việc nên làm. Như vậy để hoàn thành mục tiêu đặt ra. Và đây cũng chính là bước đi quan trọng để quyết định. Nó quyết định liệu doanh nghiệp bạn có thành công trong việc đưa mục tiêu từ trên giấy ra ngoài đời thực hay không.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu tâm tới quản lý tiến độ hoàn thành của mục tiêu. Để đưa ra nhận định chính xác về tình hình của doanh nghiệp. Sau đó có phương án hành động tiếp theo.

Bước 4. Đánh giá

Nếu bạn muốn giúp đội ngũ của bạn trưởng thành, thì bạn cần giúp họ xác định yếu tố “How” tốt hơn qua thời gian. Bên cạnh đó, một khi bạn đã trao quyền chủ động tự thiết kế mục tiêu cho các đội nhóm và cá nhân thì tất cả những thông tin này đều cần được đánh giá.

Những yếu tố xoay quanh chất lượng mục tiêu cần được đánh giá là:

– Mục tiêu có đủ thử thách đối với nhân viên ở vị trí đó hay không? Ví dụ: Một bạn ở vị trí senior, nhưng chỉ đặt mục tiêu ngang bằng một bạn ở vị trí junior, thì mục tiêu đó không hề mang tính thử thách.

– Kế hoạch hành động của bạn ấy có đủ chất lượng, để đảm bảo rằng khi hoàn thành được kế hoạch thì sẽ đạt được mục tiêu hay không?

Vậy là Vinaseco đã chia sẻ 4 bước xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu và thực thi hiệu quả. Hi vọng bài viết của chúng tôi sẽ giúp bạn tham khảo và ứng dụng tốt vào doanh nghiệp của mình.