04 cách mà các công ty luật có thể bảo vệ dữ liệu của khách hàng

Bảo mật thông tin khách hàng chính là đảm bảo những thông tin luôn được lưu trữ và sử dụng an toàn trong nội bộ doanh nghiệp theo đúng cam kết đã thực hiện với khách hàng. Việc để thất thoát hay rò rỉ những thông tin này ra ngoài doanh nghiệp sẽ mang đến những hậu quả khó lường. Dưới đây là 4 cách bảo vệ dữ liệu khách hàng mà công ty luật cần biết. 

Thiết lập hệ thống bảo mật thông tin bên trong nội bộ

Việc xây dựng một hệ thống bảo mật thông tin trong nội bộ an toàn là lá chắn phòng thủ hiệu quả cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp trước những đe dọa tấn công mạng đang ngày càng tinh vi như hiện nay. Doanh nghiệp của bạn có thể xây dựng một hệ thống mạng nội bộ an toàn bằng các cách sau: 
– Thiết lập các chương trình, phần mềm hỗ trợ tính năng bảo mật cao. Nếu có thể, mỗi doanh nghiệp nên có một cá nhân chuyên biệt, có kiến thức về an ninh. Từ đó bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện các biện pháp an ninh, các quy trình đảm bảo an toàn dữ liệu. Việc này sẽ giúp giảm thiểu các nguy cơ về an ninh mạng đối với dữ liệu của doanh nghiệp.
– Cài đặt bảo mật cho toàn bộ thiết bị tại doanh nghiệp và nhân viên. Có những quy chuẩn về cấu hình đối với thiết bị trước khi đưa vào sử dụng. Các quy chuẩn này có thể là các chính sách về mật khẩu, tài khoản hoặc cấu hình hệ thống…
– Thực hiện các biện pháp đào tạo nhân viên. Qua đó nâng cao nhận thức về bảo mật dữ liệu trong doanh nghiệp.
– Xây dựng các kịch bản về quy trình phản ứng khi xảy ra các sự cố bảo mật. Như vậy, khi có sự việc bất ngờ, thất thoát sẽ được giảm thiểu. 

Đầu tư hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu với độ bảo mật cao

Bạn cần phải nhờ tới sự giúp đỡ của những công ty cung cấp dịch vụ uy tín và bảo mật chuyên nghiệp để được ứng cứu, xử lý sự cố về bảo mật, “vá” lỗ hổng an ninh mạng một cách an toàn. Tốt nhất nên đầu tư hệ thống bảo mật từ đầu. Không ngừng cập nhật để đảm bảo dữ liệu được an toàn nhất. 
Thời đại công nghệ 4.0 mang đến các giải pháp phần mềm thông minh dành cho các doanh nghiệp. Đã qua rồi cái thời mà bảng tính là phương pháp tốt nhất để lưu trữ dữ liệu khách hàng. Data khách hàng được xem là tài sản quan trọng của các công ty luật. Dữ liệu khách hàng cần được lưu trữ tại các phần mềm, công cụ quản lý khách hàng CRM. Những công cụ này được thiết kế nhằm thu thập, quản lý và phân tích thông tin khách hàng dựa trên các dữ liệu có sẵn.

Sao lưu dữ liệu của bạn

Theo các nghiên cứu, có đến 58% các doanh nghiệp vừa và nhỏ không chuẩn bị cho việc mất dữ liệu khách hàng. Có thể thấy khả năng mất dữ liệu là rất cao. Các nghiên cứu còn chỉ ra rằng 60% các doanh nghiệp SME bị mất dữ liệu sẽ ngừng hoạt động trong vòng 6 tháng. Chính vì vậy các doanh nghiệp cần có quy trình quản lý data khách hàng bằng cách sao lưu và khôi phục dữ liệu khi cần thiết.

Các công ty luật nên sao lưu dữ liệu, thông tin khách hàng thường xuyên. Đồng thời, bảo mật kỹ nhằm tránh các trường hợp sự cố có vấn đề. Việc sao lưu này có thể được thực hiện 3 tháng 1 lần. Các thông tin sao lưu như: danh sách khách hàng, số điện thoại,…. Đặc biệt với những công ty luật thì dữ liệu quan trọng là hồ sơ khách hàng.
Việc sao lưu dữ liệu sẽ đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu. Đồng thời cũng thể hiện uy tín, nâng cao niềm tin của khách hàng đối với công ty. Đây vừa là việc bảo vệ thông tin khách hàng vừa là việc bảo vệ doanh nghiệp trước các biến cố có thể xảy ra.

Đào tạo quản lý data khách hàng cho nhân sự

Doanh nghiệp còn cần đào tạo việc quản lý data khách hàng cho nhân viên nhằm tăng hiệu quả. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi các tổn thất nặng nề nếu không may nhân viên “nhỡ tay” xóa đi dữ liệu về khách hàng. Không những thế việc đào tạo nhân viên quản lý hồ sơ khách hàng còn giúp tăng hiệu quả tiếp cận khách hàng mục tiêu. Nhất là đối với nhân viên tại bộ phận bán hàng, marketing hay bộ phận chăm sóc khách hàng tại các doanh nghiệp.
Quản lý data khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tiếp cận thêm khách hàng mục tiêu mà còn tăng uy tín và niềm tin từ người tiêu dùng. Các ứng dụng quản lý khách hàng thông minh sẽ giúp bảo vệ “tài sản” dữ liệu thông tin an toàn cho các doanh nghiệp.