5 trụ cột giúp bạn thiết lập bộ máy làm việc hiệu suất cao năm 2021

Để thiết lập bộ máy làm việc hiệu suất cao trong doanh nghiệp, điều quan trọng nhất là phải xác định được trụ cột. Nếu xác định đúng trụ cột đó, bộ máy làm việc sẽ đi vào hiệu quả. Bài viết này Vinaseco sẽ chia sẻ về 5 trụ cột giúp bạn thiết lập bộ máy làm việc hiệu suất cao năm 2021.

Trụ cột 1: Cơ cấu tổ chức

 

Tuyến mệnh lệnh: Suy cho cùng, mô hình tổ chức là sự sắp xếp quy trình nhận lệnh của các cấp. Ai sẽ báo cáo cho ai? Ai có quyền ra lệnh cho ai? Việc xây dựng tuyến lệnh có tác dụng tạo nên bộ khung cơ bản cho việc hoàn thiện mô hình.

Số lượng kiểm soát tối ưu. Mục này đề cập đến số lượng cấp dưới mà nhà quản lý có thể quản lý hiệu quả. Càng nhiều nhân sự cấp dưới, số lượng nhân sự cấp trên ngày càng phải được tăng cường.

Phân bổ quyết định: Ai nắm quyền ra quyết định trong tổ chức? Trả lời được câu hỏi này, bạn sẽ biết tổ chức của mình thuộc loại cơ cấu nào. Nếu quyền quyết định chỉ tập trung vào tay một cá nhân, tổ chức sẽ thuộc cơ cấu tập trung. Còn nếu quyền được chia cho nhiều người, đó là biểu hiện của cơ cấu phân cấp.

Phân chia phòng ban: Tính chuyên môn hóa càng cao, tổ chức càng có nhiều lợi ích. Tuy nhiên, chuyên môn hóa thấp lại mang đến sự linh hoạt. Bởi vì nhân viên có thể dễ dàng giải quyết đa dạng nhiệm vụ.

Phân chia bộ phận: Điều này liên quan đến quá trình làm việc giữa các phòng ban với nhau. Nếu tổ chức có sự phân chia cứng nhắc, sự tương tác giữa các phòng ban sẽ bị hạn chế.

Trụ cột 2: Phân công nhiệm vụ

Thiết kế nhiệm vụ cũng là một yêu cầu mang tính nền tảng. Nhiệm vụ chính là việc chia nhỏ mục tiêu thành các đầu việc. Sau đó phân công nó tới người có năng lực thực hiện nhiệm vụ đó nhất.

Việc đầu tiên trong hoạt động thiết kế nhiệm vụ chính là liệt kê các danh mục công việc cần hoàn thành.

Một job function đủ chi tiết sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin:

– Mô tả nhiệm vụ

– Mục tiêu nhiệm vụ

– Tiêu chí đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ

– Tần suất thực hiện

– Những người liên quan và hỗ trợ cho nhiệm vụ

– Người nhận báo cáo về nhiệm vụ

– Những vấn đề có thể xảy ra cản trở việc hoàn thành nhiệm vụ

Từ sự chuẩn hóa doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiến gần hơn đến việc chuẩn hóa con người. Đích đến là chuẩn hóa bộ máy nhân sự. Với job function, doanh nghiệp có thể vạch ra được đâu là bộ khung năng lực cần thiết cho tuyển dụng và đào tạo. Đồng thời giúp định hướng và hướng dẫn nhân sự làm việc hiệu quả. Xóa bỏ những rắc rối không đáng có khi chuyển giao công việc.

Doanh nghiệp cần hiểu rằng các vị trí phải được thiết kế dựa trên kết quả đầu ra mong muốn. Song song với việc thiết kế nhiệm vụ, doanh nghiệp cũng cần tiến hành thiết kế các luồng công việc. Như vậy để dòng chảy công việc được trôi chảy. Doanh nghiệp càng phức tạp với nhiều vị trí và đầu việc, vấn đề về quản lý dòng chảy càng phức tạp.

Trụ cột 3: Đội ngũ nhân sự

Công việc tiếp theo của doanh nghiệp là “bày binh”. Bao gồm công việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự.

Đối với hoạt động tuyển dụng nhân tài, một lộ trình tuyển dụng căn bản sẽ bao gồm các bước như sau:

– Xác định yêu cầu tuyển dụng: Đâu là những phẩm chất, kỹ năng, tính cách của một ứng viên sáng giá?

– Mở “phễu” tuyển dụng để thu hút nhân sự

– Quy trình tuyển chọn và đánh giá: Một quy trình tuyển chọn căn bản thường gồm 2 bước là lọc CV ứng viên và phỏng vấn

– Xác minh thông tin ứng viên (reference checking): là quá trình tại đây mà nhà tuyển dụng sẽ làm sáng tỏ.

– Offer & Onboarding: Tưởng chừng đã là bước cuối không còn gì quan trọng, tuy nhiên nếu thực hiện offer không đủ nhanh chóng, doanh nghiệp có thể đánh mất ứng viên. Onboarding cũng sẽ là thời điểm quyết định về ấn tượng của nhân viên đối với tổ chức, cần phải được chuẩn hóa.

Sau khi ứng viên đã trở thành nhân viên chính thức, đồng nghĩa với việc họ đã là một phần của tổ chức. Nếu bạn muốn gia tăng hiệu suất chung của tổ chức, hãy đầu tư nhiều nguồn lực hơn. Đó là phục vụ cho việc đào tạo và phát triển năng lực của họ.

Trụ cột 4: Hệ thống khen thưởng

Nhân viên viên sẽ muốn làm việc hiệu quả hơn để theo đuổi lợi ích đó cho bản thân. Như vậy, hệ thống lương thưởng không chỉ đơn thuần là một khoản chi phí. Quan trọng hơn, đó là công cụ quản trị để điều chỉnh hành vi của nhân sự.

Chiến lược lương thưởng của doanh nghiệp chia thành 2 loại chính. Đó là: các đãi ngộ tài chính và đãi ngộ phi tài chính.

Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp vẫn cần tiếp tục lưu ý để điều chỉnh bài toán về chính sách đãi ngộ bán hàng sao cho phù hợp nhất.

Có một số tiêu chí mà doanh nghiệp nên cân nhắc khi thay đổi chính sách đãi ngộ như sau:

– Sự đơn giản

– Sự phù hợp

– Sự tức thời

Trụ cột 5: Hệ thống thông tin

Cải thiện hệ thống thông tin chính là cải thiện cơ sở hạ tầng để nâng cao hiệu suất trong doanh nghiệp.

Việc quy hoạch hệ thống thông tin có thể chia thành 4 tầng theo nội dung giao tiếp như sau:

– Tầm nhìn, sứ mệnh: Là tầng nội dung quan trọng nhất, định hình hình ảnh và cách thức hoạt động. Nó mang lại giá trị của tổ chức.

– Chính sách, nội quy hoạt động: Là khung nội dung được ban hành như một thước đo quy chiếu cho nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình.

– Quy trình và công việc: Dù bộ máy tổ chức của bạn hoạt động theo mô hình phòng ban, dự án hay luồng quy trình thì tầng giao tiếp này vẫn giống nhau. Đó là diễn ra xung quanh nhiệm vụ, công việc hàng ngày của các thành viên trong tổ chức.

– Giao tiếp thường nhật: Là tầng nội dung giao tiếp cuối cùng. Với ý nghĩa và luồng thông tin đơn giản, xoay quanh tất cả các hoạt động trao đổi thông tin của nhân viên.

Vậy là Vinaseco đã chia sẻ 5 trụ cột giúp bạn thiết lập bộ máy làm việc hiệu suất cao năm 2021. Đây thực sự là những trụ cột để tạo nên bộ máy doanh nghiệp hiệu quả. Hi vọng bài viết của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu hơn về tâm quan trọng của từng trụ cột này.