6 Kỹ năng để Quản lý Đội nhóm Thành công

Hãy hình dung bạn vừa đặt được bước chân đầu tiên lên vị trí quản lý. Và nhận được một nhiệm vụ nhằm tạo ra một đội nhóm hiệu quả.  Vậy, bạn sẽ làm gì tiếp theo?

Sau khi đọc xong bài viết này bạn sẽ nắm trong tay những yếu tố then chốt mà một người quản lý cần phải có để xây dựng và phát triển một đội nhóm tràn đầy khí thế đi tới thành công. Ngoài việc:

• Lựa chọn đúng người, đặt đúng vị trí.
• Tới việc giao tiếp, phát triển và tạo động lực cho nhân viên.
• Bài viết này còn giúp bạn tránh các cạm bẫy mà nhà quản lý thường mắc phải.

Vậy làm thế nào để quản lý đội nhóm thành công? Hãy cùng Vinaseco tìm hiểu về các kỹ năng này nhé!

1. Định nghĩa quản lý đội nhóm

Vậy theo bạn thì chính xác “quản lý đội nhóm” là gì? Và quản lý thì khác gì so với lãnh đạo?

Lãnh đạo là người tạo ra tầm nhìn cho tương lai, truyền tải và giúp đỡ nhân viên của mình hiểu và cam kết theo đuổi tầm nhìn đó.

Quản lý là người chịu trách nhiệm đảm bảo cho tầm nhìn đó thực hiện hiệu quả và thành công.

Đương nhiên, cả 2 vai trò này đều quan trọng. Và để thành công mĩ mãn, bạn cần phải hoàn thành cả hai vai trò.

2. Kỹ năng số 1: Giao việc hiệu quả 

Ưu tiên hàng đầu của bạn khi quản lý đội nhóm chính là giao việc. Cho dù kỹ năng quản lý của bạn có tốt tới đâu đi chăng nữa thì việc hoạt động một mình cũng chỉ đem lại những thành quả bình thường.

Bạn không có 3 đầu 6 tay như Na Tra trong Tây Du Ký, cũng không có siêu năng lực kiểm soát thời gian để làm mọi việc mình muốn. Nhưng với một đội nhóm đằng sau, bạn có thể đạt được những thành quả không ngờ tới.

Đó chính là lý do tại sao kỹ năng giao việc hiệu quả lại quan trọng tới vậy!

Giao việc hiệu quả bắt đầu từ việc đặt đúng người vào đúng chỗ và làm đúng việc. Vì vậy, đầu tiên, bạn hãy giải thích rõ rằng cho các thành viên của mình hiểu rõ về vai trò và mục tiêu của đội nhóm là gì.

Cách tốt nhất để làm việc này là đặt ra quy tắc nhóm, từ đó làm nổi bật mục đích của đội nhóm và cách thức hành động.

Điều này không những giúp đội nhóm của bạn có được một khởi đầu tốt đẹp, mà nó còn cực kỳ hữu ích trong việc đưa bạn và đội nhóm của mình trở lại đúng với hành trình đã định.

Chỉ khi đó bạn mới có cơ hội để suy nghĩ về các kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực cần thiết cho đội nhóm, cũng như dùng đúng người vào đúng việc. Để làm được điều này bạn có thể tham khảo bài bài viết về 5 mẹo giúp bạn giao đúng việc cho đúng người.

3. Kỹ năng số 2: Tạo động lực cho đội nhóm của bạn

Tạo động lực là một trong những mảnh ghép không thể thiếu trong kỹ năng quản lý đội nhóm!

Và trong lúc bạn đang suy nghĩ về câu trả lời cho câu hỏi trên, hãy tham khảo bài viết về Thuyết X và Thuyết Y.

Hai thuyết này sẽ giúp bạn phân biệt hai phạm trù tiếp cận cực kỳ khác biệt về việc tạo động lực, điều phụ thuộc vào những giả định cơ bản về lý do tại sao người khác lại làm việc cho bạn.

• Nếu bạn tin rằng nhân viên của mình “lười như hủi”, thì bạn đang tin vào Thuyết X.
• Còn nếu như bạn tin rằng nhân viên của mình luôn vui vẻ và sẵn sàng làm việc hết mình, thì bạn đang có xu hướng theo Thuyết Y.

Cho tới khi bạn hiểu rõ ràng đầy đủ về 2 thuyết này, bạn sẽ đạt được một sự thành công không hề nhẹ trong việc tạo động lực cho đội nhóm của mình.

Ngoài ra, bạn cũng sẽ khám phá ra một số cách tiếp cận cốt lõi vô cùng hữu dụng trong việc tạo động lực qua các bài viết về Thuyết động lực tự sinh của Herzberg, Thuyết tạo động lực cho nhân sự của McClelland cũng như Thuyết 3 yếu tố của Sirota.

Suy cho cùng, bạn có thể áp dụng bất cứ cách tiếp cận nào mình muốn. Tuy nhiên hãy luôn nhắc nhở trong tâm trí mình rằng mỗi thành viên trong đội nhóm sẽ có những nhu cầu và nguồn động lực khác nhau.

Trong trường hợp bạn muốn tìm ra cách để quản lý đội nhóm có nhân viên khác biệt như vậy, hãy tìm nó trong bài viết về Thuyết động lực Pygmalion.

4. Kỹ năng số 3: Phát triển đội nhóm của mình

Đội nhóm được tạo nên bởi các cá nhân đơn lẻ, những người có khả năng và các góc nhìn khác biệt, cũng như đang ở các giai đoạn khác nhau trong sự nghiệp.

Bạn sẽ thấy hai loại đối tượng nhân viên chủ yếu trong quá trình quản lý đội nhóm như sau:

• Một nhóm thường xuyên cảm thấy quá sức về các nhiệm vụ bạn phân bổ cho họ, và họ luôn cần hỗ trợ.
• Nhóm còn lại là những thành viên “cứng cựa” sẵn sàng tìm kiếm và nắm bắt các cơ hội giúp họ mở rộng và phát triển các kỹ năng của bản thân.

Điều bạn cần làm khi là một nhà quản lý là phát triển tất cả nhân viên của mình. Kỹ năng này sẽ xác định thành công lâu dài của bạn ở vị trí quản lý đội nhóm. Nếu bạn muốn tạo ra thành quả cống hiến đáng kể cho tổ chức, bạn cần có những nhân viên sẵn sàng lăn xả, chiến đấu tới kết quả cuối cùng. Và làm thế nào để có được những thành viên như thế?

Đó là hãy giúp các thành viên trong đội nhóm của bạn phát triển hết tiềm năng của họ.

Bạn có biết, Một trong những cách thức cực kỳ hiệu quả để phát triển nhân viên của mình là đảm bảo rằng bạn thường xuyên đưa ra phản hồi cho họ?

Bạn có nhớ lần gần đây nhất bạn phản hồi cho nhân viên của mình là khi nào? Và đó là phản hồi tích cực hay tiêu cực?

Hầu hết chúng ta đều rất ngại trong việc đưa ra phản hồi, đặc biệt là những phản hồi mang tính tiêu cực. Tuy nhiên, nếu bạn đưa và nhận phản hồi thường xuyên thì hiệu suất của tất cả các thành viên trong nhóm đều cải thiện.

5. Kỹ năng số 4: Giao tiếp và làm việc với đội nhóm và mọi người

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố cực kỳ quan trọng cho sự thành công. Thêm vào đó là các kỹ năng và kỹ thuật đặc biệt mà bạn sẽ sử dụng nhiều hơn khi ở cương vị là một nhà quản lý.

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hai phạm trù trong giao tiếp đó là:

5.1. Giao tiếp với các thành viên trong đội nhóm như thế nào?

– Bạn có nhớ những buổi họp diễn ra hàng giờ mà không có kết quả?

– Tại sao vẫn diễn ra các cuộc họp dàn trải, đi vào lối mòn và không tìm ra giải pháp?

– Bạn có thấy mình cần bổ sung kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả?

Để tổ chức một buổi họp hiệu quả bạn cần tạo điều kiện cho các thành viên trong đội nhóm có cơ hội được động não. Điều này sẽ giúp họ nảy ra các ý tưởng sáng tạo hơn.

Ngoài ra, Một kỹ năng không kém điều quan trọng khác giúp bạn kiểm soát được cuộc họp hiệu quả đó chính là Lắng nghe tích cực.

Đừng vội đưa ra quyết định. Hãy lắng nghe ý kiến, ý tưởng từ các thành viên trong đội nhóm. Từ đó phát hiện các vấn đề, tránh hiểu nhầm hay xung đột xảy ra.

Như vậy bạn mới phát triển được sự tin tưởng và gắn kết giữa các thành viên trong đội nhóm.

5.2. Giao tiếp với người bên ngoài đội nhóm của bạn ra sao?

Sếp của bạn là người quan trọng nhất bạn cần giao tiếp. Hãy dành thời gian để hoàn toàn thấu hiểu điều mà sếp mong chờ từ đội nhóm của bạn. Nếu bạn biết chính xác cô ấy cần gì, và cô ấy muốn điều đó được thực hiện như thế nào, bạn sẽ có cơ hội thăng tiến tốt hơn. Hãy nhờ sếp huấn luyện và hướng dẫn bạn. Bạn có thể học được rất nhiều điều giá trị từ họ.

Tuy nhiên, sếp sẽ không chủ động đề xuất nếu bạn không yêu cầu đâu. Hãy lưu ý điều này.

• Nếu bạn muốn nhận được lời khuyên của sếp, trước đó hãy đảm bảo bạn suy nghĩ thật kỹ càng.
• Sau đó, giới thiệu chủ đề bạn hướng tới một cách ngắn gọn
• Tiếp tới là chỉ cho ông ấy chỗ mà bạn cần giúp đỡ.

Là một nhà quản lý, công việc của bạn là chăm sóc và bảo vệ đội nhóm của mình khỏi các áp lực vô đinh. Hãy rèn luyện tính quyết đoán, kỹ năng đàm phán win-win.

Trao đổi với các bên liên quan để tìm hiểu nhu cầu cũng như mong muốn của họ đối với đội nhóm của bạn.

6. Kỹ năng số 6: Quản lý bằng kỷ luật

Các vi phạm về luật lệ cũng như chính sách công ty dễ dàng xác định và giải quyết. Nhưng còn những tình huống khác thì sao?

• Một mặt bạn không muốn bị xem là một nhà quản lý nhỏ nhen.
• Mặt khác, bạn không thể nhắm mắt cho qua.

Bạn có thể sử dụng quy tắc ngón tay cái để quyết định xem khi nào nên hành động. Bạn cần sắp xếp thời gian để nói chuyện riêng với thành viên đó.

1. Vấn đề đó có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm nhân viên giao cho khách hàng không?
2. Vấn đề đó có ảnh hưởng xấu đến sự gắn kết của đội nhóm không?
3. Liệu vấn đề đó có làm suy yếu lợi ích của các cá nhân khác trong đội nhóm không?

Khi bạn đang đối mặt với một vấn đề kỷ luật, hãy dành thời gian để thu thập thông tin về tình hình. Tiếp đó quyết định mình sẽ làm gì, và cuối cùng là hành động.

Tuy nhiên, hãy coi chừng sự oán giận nảy sinh giữa các thành viên trong nhóm.

9. Những cạm bẫy cần tránh

Thực tế, có hàng tá sai lầm mà các nhà quản lý hay mắc phải. Đó là:

• Bạn không thể làm tất cả chỉ dựa vào kiến thức và kỹ năng của mình khi là quản lý. Thay vào đó hãy tập trung vào phát triển các kỹ năng về quản lý con người. Điều này sẽ giúp ích cho bạn hơn rất nhiều lần so với các kỹ năng về kỹ thuật.
• Không thường xuyên trao đổi và tham khảo ý kiến của sếp. Đây là một sai lầm rất lớn khi bạn cố chứng tỏ rằng mình có thể giải quyết mọi thứ.
• Tiếp cận với sếp của bạn mà không nghĩ kỹ về vấn đề, cũng không xem xét về cách vấn đề đó sẽ được giải quyết như thế nào.
• Làm phật lòng sếp của bạn, hoặc đem lại cho cô ấy một bất ngờ không hề dễ chịu. Trong trường hợp này hãy tuân theo quy tắc “No Surprises”.
• Làm những điều không đúng khiến sếp của bạn phải liên tục ra mặt bảo vệ. Điều này có thể khiến sếp của bạn “mất mặt” với các đồng nghiệp và cấp trên của mình. ĐIều đó cũng thể hiện rằng anh ta không kiểm soát được đội nhóm của mình.
• Không nói chuyện với khách hàng đề thấu hiểu mong muốn của họ với bạn và đội nhóm.
• Sử dụng thẩm quyền của bạn vượt ngoài lợi ích của đội nhóm. Đừng lạm quyền!

Các lỗi trên đều rất nhỏ, nhưng dễ dàng mắc nếu bạn hành động trong sự vội vàng, thiếu bình tĩnh và cẩn trọng.

Trên đây là những chia sẻ của Vinaseco. Chúng tôi mong rằng bài viết trên sẽ hữu ích với bạn đọc. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo. Cùng theo dõi nhé!