7 tiêu chí để tìm kiếm giải pháp phần mềm phù hợp cho công ty luật

Hiện nay chúng ta đang sống trong thời đại khoa học công nghệ ngày càng phát triển. Vì vậy, việc ứng dụng sự phát triển công nghệ vào việc quản trị doanh nghiệp ngày càng vô cùng cần thiết. Các công ty luật trên khắp thế giới hiện nay đang ngày càng hoạt động nhờ vào vai trò to lớn của khoa học công nghệ.

Thực tế hiện nay cho thấy khi ngày càng có nhiều phần mềm hỗ trợ lần lượt ra đời thì hầu hết các công ty phần mềm sẽ giúp bạn đưa ra giải pháp. Tuy nhiên một số giải pháp họ đưa ra sẽ khá là giống nhau. Điều này sẽ đòi hỏi các công ty luật phải tìm được ra một phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là một số mẹo mà Công Nghệ Pháp Lý muốn chia sẻ để giúp bạn tìm kiếm giải pháp phù hợp trong việc triển khai công nghệ đối với công ty luật của mình.

1. Thời gian để thích ứng với phần mềm mới

Đây là điều đầu tiên mà mọi công ty luật cần quan tâm và chú trọng. Bạn cần kiểm tra xem bạn sẽ mất bao lâu để kết hợp giải pháp công nghệ mới trở thành một phần quan trọng trong quy trình hiện có. Ngoài ra, hãy xem xét kỹ khoảng thời gian để bạn và nhân viên của mình có thể làm quen và làm việc được với phần mềm mới một cách thuần thục nhất. Và hãy luôn nhớ rằng việc lựa chọn phần mềm này sẽ nhằm mục đích để đơn giản hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian.

2. Giao diện người dùng

Việc các công ty luật mất nhiều hay ít thời gian để làm quen và thuần thục với một phần mềm sẽ phụ thuộc rất lớn vào giao diện người dùng của phần mềm đó. Hãy quan tâm thật kĩ về việc có bao nhiêu hành động được yêu cầu từ người dùng để phần mềm thực hiện các tác vụ. Nếu giao diện càng đơn giản và trực quan thì quá trình làm quen và tiếp nhận phần mềm càng nhanh. Giải pháp cho vấn đề này chính là những người quản trị nên mở các lớp, các buổi đào tạo cho nhân viên. Hãy thử nghiệm các phần mềm cho công ty luật và kiểm tra phần mềm đó có thực sự phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không. Nếu như bạn cảm thấy nó chưa thực sự phù hợp thì hãy tìm đến một phần mềm khác để có thể đạt được hiệu quả như mong muốn.

3. Tính năng phần mềm

Một phần mềm thực sự đem lại hiệu quả chính là một phần mềm phù hợp cung cấp được các tính năng giúp ích cho doanh nghiệp của bạn. Do vậy, là một người quản lý, bạn cần xem xét mức độ mà các tính năng phần mềm có ảnh hưởng đến mục tiêu công việc chung. Đặc biệt là những ảnh hưởng đến các vấn đề tiết kiệm thời gian, tiền bạc,… Chính vì vậy, hãy tìm hiểu các tính năng của phần mềm để đảm bảo chúng thỏa mãn những mục tiêu quan trọng mà bạn đã đề ra.

4. Tương thích và tích hợp với các phần mềm khác

Hiện nay có một số phần mềm hoạt động riêng biệt hoặc không tương thích với các ứng dụng khác mà bạn sử dụng thường xuyên. Ví dụ có thể kể tới như: bộ xử lý Word hoặc ứng dụng email. Nếu một phần mềm có tính độc lập cao và không hòa hợp với hệ thống hiện tại của bạn, bạn nên xem xét lại việc ứng dụng nó, tránh để quá trình làm việc trở nên phức tạp.

5. Vấn đề giá cả

Bên cạnh các tính năng của phần mềm thì giá cả, chi phí cũng là điều mà các công ty luật rất cần quan tâm. Sẽ có nhiều sự lựa chọn cho các công ty luật với các mức giá từ miễn phí đến hàng trăm nghìn đô. Nhưng hãy nhớ rằng đối với bất công ty nào, phần mềm là thứ mà bạn tiết kiệm được về lâu dài về cả công sức lẫn tiền bạc. Chính vì lý do đó, thay vì quá chú ý về giá cả, hãy đánh giá thật cẩn trọng về hiệu quả của phần mềm.

6. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng

Chính sách hỗ trợ và chăm sóc khách hàng là tiêu chí cực kì quan trọng trước khi bạn tiến hành mua một phần mềm nào đó. Đây là yếu tố quan trọng nhưng cũng có lẽ là yếu tố khó đánh giá nhất trước khi mua phần mềm. Khi có vấn đề xảy ra, bạn cần áp dụng những chính sách này để có thể khắc phục sự cố càng sớm càng tốt. Nếu công ty cung cấp phần mềm đó không có dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bạn sẽ bị ảnh hưởng không hề nhỏ. Vì vậy, hãy theo dõi chính sách hỗ trợ được cung cấp khi bạn đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm.

7. Cập nhật phần mềm

Quan tâm đến những tính năng mới hay việc cập nhật phần mềm cũng là điều rất quan trọng trước khi đưa ra quyết định lựa chọn một phần mềm cho công ty luật của mình. Phần mềm được cập nhật thường xuyên sẽ giúp ích trong việc thích ứng với các xu hướng theo từng giai đoạn. Bên cạnh đó những phần mềm càng có thể được cập nhật từ xa, thông qua các hình thực trực tuyến sẽ đem lại sự tiện lợi tốt hơn trong thời đại ngày nay.

Trên đây là 7 tiêu chí giúp các công ty luật có thể tìm ra giải pháp về phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp mình. Hy vọng những nội dung trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc đưa ra quyết định đúng đắn để đảm bảo mục tiêu và tăng hiệu quả công việc cho công ty Luật của mình.