Làm thế nào để số hoá nghiệp vụ trong năm 2021?

Năm 2020, thế giới chứng kiến cuộc khủng hoảng kinh tế nặng nề do dịch bệnh mang lại. Điều này kìm hãm sự phát triển của hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh. Nếu xét về mặt tích cực thì đây có lẽ là cơ hội để doanh nghiệp sắp xếp lại bộ máy và chuẩn bị tốt nhất các kịch bản trong quá trình phát triển của tổ chức.

Vậy bước sang năm 2021 các doanh nghiệp cần làm gì để dần phục hồi? Câu trả lời chính là “số hoá nghiệp vụ” mà Vinaseco sẽ giới thiệu ngay sau đây. Chúng tôi tin tưởng rằng, nếu bạn làm theo lời khuyên hàng tháng này và thực hiện từng bước một, thì đến cuối năm, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được những thành tựu mới mẻ.

Tháng 1: Xác định nhu cầu và định hướng cho doanh nghiệp

Có năm thành tố mà doanh nghiệp cần chú trọng để linh hoạt hóa vận hành đó là: thay đổi tư duy chiến lược; tái cấu trúc doanh nghiệp theo mô hình hướng tâm; tối ưu hóa quy trình; nâng cao hiệu suất nguồn nhân lực và đầu tư vào công nghệ. Trong đó, số hoá vận hành chính là bước đi chiến lược đầu tiên và thông minh để doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh khác biệt, tinh gọn và tối ưu bộ máy vận hành vốn có.

Hãy dành thời gian xem xét và nghiên cứu kỹ lương nhu cầu của doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp sẽ tiến hành số hoá nghiệp vụ theo cách thức như thế nào là phù hợp. Số hoá một phần hay số hoá toàn diện?

Tháng 2: Xây dựng quy trình số hoá chi tiết

Sau khi xác định hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp, hãy xây dựng một quy trình chuyển đổi chặt chẽ. Ba thành phần chính của quy trình số hóa bao gồm: phần mềm, thiết bị và dịch vụ số hóa. Tuỳ thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp mà các bước thực hiện quy trình số hóa cũng khác nhau.

Nhưng nhìn chung, đối với những yêu cầu số hóa phổ thông hiện nay thì quy trình số hóa thường bao gồm 5 bước chính:

– Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ

– Bước 2: Chuẩn bị tài liệu liên quan

– Bước 3: Thiết lập hệ thống

– Bước 4: Kiểm tra tài liệu

– Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Tháng 3: Phân loại và thiết lập hệ thống tài liệu 

Phân loại riêng những tài liệu rách, hư hỏng. Tùy thuộc vào loại tài liệu mà kỹ thuật scan được áp dụng cũng khác nhau. Kỹ thuật scan từng tờ tài liệu được áp dụng đối với hồ sơ lưu trữ thông thường. Kỹ thuật số hóa tài liệu áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan được áp dụng đối với những tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển. Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu dữ liệu (metadata).

Trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ thì đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) với tài liệu thông thường thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được định dạng theo sự lựa chọn được định trước.

Tháng 4: Scan tài liệu bằng máy scan

Các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp cần được scan để lưu trữ lâu dài hơn. Tài liệu sau khi qua máy scan sẽ trở thành các định dạng số: PNG, JPEG, PDF,…Với những dữ liệu số này doanh nghiệp của bạn có thể lưu trữ trong các DVD, CD hoặc các ứng dụng lưu trữ trực tuyến khác.

Hiện này có rất nhiều lựa chọn trong việc scan dữ liệu. Nếu doanh nghiệp có tiềm năng kinh tế có thể đầu tư mua một chiếc máy scan. Tuy nhiên với những doanh nghiệp ít kinh phí thì có thể sử dụng dịch vụ scan tài liệu của 1 bên thứ ba. Còn nếu doanh nghiệp muốn bảo mật dữ liệu tốt hơn thì có thể đi thuê máy scan.

Tháng 5: Thiết lập dịch vụ lưu trữ cho quy trình số hoá nghiệp vụ

Sau bước scan, khi dữ liệu đã chuyển thành các định dạng số, doanh nghiệp cần giải quyết tiếp vấn đề về lưu trữ. Như phần trên chúng tôi đã nhắc đến, doanh nghiệp của bạn có thể lựa chọn lưu trữ bằng CD hoặc DVD. Tuy nhiên đây không phải là một cách thức tối ưu mà chúng tôi khuyên dùng. Vì CD hay DVD vẫn có nguy cơ khó kiểm soát, hỏng hóc theo thời gian,…

Hiện nay, có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ trực tuyến với công nghệ hiện đại. Các dịch vụ lưu trữ trực tuyến này có tính cơ động, bảo mật và kiểm soát tốt hơn. Chính vì vậy doanh nghiệp của bạn có thể tham khảo và đưa ra quyết định cho mình.

Tháng 6: Tự động hoá quy trình thanh toán, lập hoá đơn

Một trong những công việc nghiệp vụ mà tôi cho rằng vô cùng phức tạp và mất thời gian đó là việc thanh toán và lập hoá đơn, chứng từ. Chúng chiếm quá nhiều thời gian và công sức nếu như doanh nghiệp sử dụng các phương thức lạc hậu. Vậy tại sao không tự giải thoát cho mình khỏi sự lạc hậu ấy bằng cách tự động hoá. Chỉ với một vài cú nhấp chuột với các thuật toán được cài sẵn; hoá đơn sẽ được tạo và gửi đến mail của khách hàng. Rất nhanh và tiện lợi, tránh được các sai sót không đáng có.

Tháng 7: Tự động hoá với các loại tài liệu đơn giản

Với những công ty hay tổ chức hành nghề luật, từ lâu họ đã quen với những nghiệp vụ hay giấy tờ, sổ sách phức tạp. Đôi khi việc tự động hoá sẽ khiến họ cảm thấy lo lắng vì sự rủi ro hay sai sót khó kiểm soát. Vậy thì hãy bắt đầu từ việc tự động hoá với những tài liệu đơn giản và có thể kiểm soát được

Với những tài liệu đơn giản như hoá đơn, chứng từ,…thì chỉ với những thao tác vô cùng đơn giản, bạn đã có thể truy xuất hay lưu trữ trên bộ nhớ của doanh nghiệp. Tháng 7 thường là một trong những tháng “rảnh rỗi” hơn của những công ty luật. Vì vậy hãy tận dụng nó để thực hành cũng như kiểm chứng quy trình tự động hoá này.

Tháng 8: Giải quyết các vấn đề tồn đọng và dọn dẹp các dữ liệu không cần thiết 

Những dữ liệu rác và không cần thiết sẽ khiến cho bộ nhớ của bạn bị đầy. Và từ đó làm giảm hiệu suất cũng như mức độ hoạt động của quy trình tự động hoá. Chính vì vậy hãy dành một chút thời gian để dọn dẹp và sắp xếp lại chúng. Lược bỏ đi những thứ không cần thiết để tối giản hoá lại quy trình.

Nhiều người cho rằng đây là công việc phải thực hiện hàng tháng. Tuy nhiên với những công ty luật thì không phải tháng nào các bạn cũng rảnh rỗi và có thời gian để ngồi tra soát và thực hiện công việc này.

Tháng 9: Ứng dụng thêm các các công cụ công nghệ số trên thiết bị di động

Thiết bị di động: điện thoại, máy tính bảng đã dần trở thành những vật bất ly thân của nhiều người. Vậy tại sao chúng ta không tích hợp thêm việc tự động hoá trên chúng. Nó sẽ giúp bạn giải quyết công việc mọi lúc, mọi nơi.

Những thiết bị di động hiện nay cũng có thể đóng vai trò như một chiếc máy quét cỡ nhỏ. Bạn vẫn hoàn toàn có thể lưu trữ được những văn bản nhỏ lẻ mà không cần qua máy scan. Ngoài ra những thiết bị này có thể tích hợp thêm những phần mềm nghiệp vụ. Đã bao giờ bạn nghĩ đến việc xây dựng app để số hoá nghiệp vụ. Những app này sẽ chuyên môn hoá và giúp bạn cập nhật công việc một cách dễ dàng hơn đó.

Tháng 10: Số hoá nghiệp vụ qua những tài liệu, văn bản phức tạp hơn

Trải qua giai đoạn kiểm nghiệm ở tháng 7, khi đã có sự tin tưởng nhất định, hãy nghĩ đến việc tự động hoá những văn bản, tài liệu phức tạp hơn. Đó có thể là những chứng thư hay những văn bản mang tính pháp lý cao. Tôi tin rằng thời điểm này bạn đã có đủ kinh nghiệm và nghiệp vụ cần thiết để thực hiện việc này. Hãy lập danh sách 10 tài liệu quan trọng hàng đầu mà công ty luật của bạn thường xuyên sử dụng và chuyển hoá chúng thành các mẫu tài liệu. Đây là một công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng cũng ngốn của bạn tương đối nhiều thời gian đó!

Tháng 11: Xem xét những quy trình không cần sử dụng đến số hoá 

Không phải mọi thứ đều cần được số hóa. Một số nghiệp vụ nhất định của công ty luật không thể thay thế bằng số hoá mà vẫn cần sử dụng đến giấy tờ. Đừng nghĩ rằng số hoá tất cả mọi thứ là tốt. Đôi khi những văn bản hay ghi chép bằng giấy tờ lại có độ tin tưởng cao hơn đó. Đối với tôi, không có chiếc bút cảm ứng và thiết bị di động nào có thể thay thế được cảm giác chân thật khi ghi chép trên sổ sách, giấy tờ.

Tháng 12: Nhìn lại những kết quả của quy trình số hoá nghiệp vụ

Nếu đã đến bước này thì xin chúc mừng bạn. Bạn đã hoàn thiện được quy trình tự độn hoá nghiệp vụ cho công ty luật của mình. Vậy lúc này hãy dành chút thời gian để nhìn ngắm lại thành quả của mình. Tìm ra những mặt được và mặt chưa được để cùng lên kế hoạch cho năm tới.