Mail merge là gì? Cách sử dụng trong Word, Excel đơn giản

Mail Merge là gì? Cách sử dụng ra sao?

Bạn muốn viết thư mời hay Gmail cho nhiều người nhưng lại phát ngán với việc điền từng tên của mỗi người vào từng phiếu mời. Nhưng bạn đừng lo, Vinaseco sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư thật nhanh thông qua chức năng trộn thư trên Word, Excel.

Hãy cùng theo dõi nhé.

1. Mail merge là gì?

Nó còn gọi là chức năng trộn thư: là 1 tính năng soạn thư hàng loạt trong Word.

2. Mục đích và lợi ích của việc sử dụng Mail merge trong Word, Excel

• Nhanh, gọn, đơn giản chỉ với 6 Step.
• Số lượng dữ liệu nhiều vẫn sử dụng được.
• Tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức.

3. Hướng dẫn cách làm Mail merge trong Word, Excel

Lưu ý: Chức năng trộn thư này chỉ sử dụng được khi có sẵn dữ liệu tên của từng người trong file Excel và có sẵn mẫu thư mời hoặc văn bản trong Word.

Bước 1: Tạo mẫu danh sách trong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word

Ở đây mình đã chuẩn bị sẵn 2 file dữ liệu:

Bước 2: Vào File Word có mẫu đơn > Nhấn vào thẻ Mailings > Nhấn vào Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard

Bước 3: Phía bên phải màn hình sẽ hiện ra hộp thoại với tổng cộng 6 Step

Bước 4: Ở Step 1 chọn cách viết

Trong đó:

• Letters: Kiểu thư mời
• E-mail messages: Email
• Envelopes: Phong thư
• Lables: Thư theo nhãn
• Directory: Thư theo danh mục

Bước 5: Ở Step 2 chọn mẫu thư cho chức năng trộn thư

Trong đó:

• Use the current document: Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn đang mở.
• Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word (Nếu bạn chưa có mẫu thư nào)
• Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo của bạn mà hiện tại bạn chưa mở.

Bước 6: Ở Step 3 Chọn các dữ liệu có sẵn từ file Excel đã tạo từ trước bằng cách:

Nhấn vào Browse… > Ở hộp thoại hiện ra chọn file Excel có thông tin khách mời > Nhấn chọn Sheet có chứa thông tin khách mời > Tích chọn bỏ hoặc thêm những thông tin bạn không muốn sử dụng > Nhấn OK.

Bước 7: Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong phần merge nếu bạn chưa viết xong mẫu thư.

Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong phần này nếu bạn chưa viết xong mẫu thư.

Bước 8: Ở Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge bằng cách:

Nhấn chọn Insert Mail Merge Field > Chọn Trường sẽ lấy

Bước 9: Ở Step 6 Nhấn vào Edit individual letters… để gộp email tự động điền tất cả dữ liệu từ file Excel vào mẫu thư trong Word.

Vinaseco vừa hướng dẫn bạn gộp email cực kỳ nhanh chóng và đơn giản, nếu có thắc mắc gì về bài viết hãy để lại bình luận bên dưới, còn nếu thấy hay hãy chia sẻ cho bạn bè cùng xem nhé.

Chúc bạn thành công!!