Hướng dẫn xây dựng bộ Quy tắc ứng xử cho doanh nghiệp

Đối với mỗi doanh nghiệp, bộ Quy tắc ứng xử được coi là linh hồn của doanh nghiệp đó. Vậy để nguyên tắc để xây dựng bộ quy tắc này là như thế nào? Hãy cùng Vinaseco đi tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!

1. Nội dung cơ bản của một Bộ quy tắc ứng xử

Trong bộ quy tắc ứng xử, bạn nên có đầy đủ những nội dung sau:

– Thông điệp của lãnh đạo tổ chức về mục đích và cam kết liêm chính của Bộ quy tắc ứng xử

– Các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh/định hướng chiến lược

– Giá trị và nguyên tắc kinh doanh của doanh nghiệp

– Hành vi được chấp nhận và không được chấp nhận trong tổ chức

– Các bước hành động trong hoàn cảnh gặp tình huống rủi ro hay tham nhũng

– Cách thức và quy trình tìm kiếm chỉ dẫn hoặc giải pháp cụ thể; địa chỉ khi cần tư vấn.

– Các hình thức khen thưởng khi tuân thủ tốt và kỷ luật khi vi phạm2 Nếu có thể, toàn bộ lãnh đạo nên cùng xây dựng

2. Nếu có thể, toàn bộ lãnh đạo nên cùng xây dựng

Thứ nhất, bạn không cần một luật sư bởi quy tắc ứng xử không phải là loại tài liệu pháp lý.

Thứ hai, nếu là một nhà lãnh đạo có thời gian, năng lực và kinh nghiệm, việc bạn tự viết một bộ quy tắc ứng xử không có gì là không nên. Tuy nhiên, hầu hết các công ty đều giao cho bộ phận nhân sự, điều này khiến cho quá trình hình thành và thống nhất sẽ trở nên rất khó khăn, thậm chí còn đi lạc do không có định hướng.

Giải pháp tốt nhất: Nếu có thể, toàn bộ lãnh đạo nên cùng ngồi xuống và thống nhất.

3. Xây dựng quy tắc dựa trên sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

Xác định mục tiêu và niềm tin của tổ chức khi xây dựng Bộ quy tắc. Vấn đề này không nằm ở đâu khác ngoài chính sứ mệnh tuyên bố về tầm nhìn và giá trị của doanh nghiệp.

Trước tiên, tìm các yếu tố trong sứ mệnh của doanh nghiệp có thể củng cố các quy tắc của bạn khi xây dựng các hành vi đạo đức.

Tiếp theo, xem lại các giá trị của tổ chức để đảm bảo rằng Bộ quy tắc sẽ phù hợp và duy trì được lâu dài. Vì các giá trị của tổ chức rất khó thay đổi. Những giá trị quan trọng và nên được đặt lên hàng đầu như:

– Trách nhiệm giải trình

– Quyền công dân

– Sự chính trực

– Tính công bằng và minh bạch

4. Phải có độ chặt chẽ cao

Hãy nhớ rằng, ngoài việc cung cấp những chuẩn mực cư xử cho nhân viên. Bộ quy tắc ứng xử còn tạo ra hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Quy tắc ứng xử của bạn thường sẽ bao gồm các quyết định ảnh hưởng đến những người tương tác với doanh nghiệp. Bao gồm nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông,…

5. Phải dễ hiểu

Điều quan trọng nhất là bộ quy tắc phải dễ hiểu và dễ theo dõi. Một vài mẹo dưới đây có thể giúp bạn:

– Kết nối với các giá trị của doanh nghiệp. Tạo kết nối trực tiếp giữa bộ quy tắc và tuyên bố sứ mệnh của công ty bạn và các giá trị cốt lõi

– Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: Sử dụng lối dùng từ gần gũi và dễ hiểu.

– Ngôn ngữ tích cực: Ngôn ngữ tích cực, có tính bao hàm như “chúng ta”, “của chúng ta”

– Chọn ngôn ngữ tích cực truyền đạt lợi ích của hành vi đạo đức.

– Không nên tạo ra bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp với một danh sách liệt kê những hành vi cấm đoán.

– Viết bộ quy tắc bằng ngôn ngữ dễ theo dõi và hiểu, nêu rõ vị trí của bạn và truyền cảm hứng cho nhân viên của bạn.

6. Đặt yêu cầu với nhân viên ngay khi tuyển dụng đầu vào

Nhân viên có vai trò vô cùng quan trọng trong việc duy trì văn hóa công ty của bạn. Vì vậy, điều quan trọng là yêu cầu sự hiểu biết và áp dụng của họ đối với bộ quy tắc ứng xử. Hãy tìm kiếm những nhân viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Hãy hỏi những gì quan trọng nhất đối với ứng viên. Câu trả lời của họ có thể là sự quan tâm đến cách công ty đối xử với khách hàng. Họ muốn bảo vệ môi trường làm việc hay coi trọng sự độc lập và sáng tạo.

– Công ty nên đối xử với khách hàng như thế nào?

– Nhân viên phải chấp nhận trách nhiệm gì nếu họ muốn duy trì quyền tự do quyết định mà không cần giám sát quản lý?

Từ đó bạn có thể dễ dàng đánh giá ứng viên này có phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không

7. Đào tạo nhân viên

Một trong những cách đào tạo hiệu quả nhất là đặt ra một tình huống khó xử về đạo đức. Sau đó xem cách nhân viên trả lời như thế nào.

Ví dụ:

Một nhà cung cấp tiếp cận bạn và nói rằng anh ta có thể giúp bạn một ưu đãi nếu bạn bỏ qua sự khác biệt mà bạn đã phát hiện ra trong hóa đơn gần đây nhất của họ.

Một nữ nhân viên cáo buộc cô ta đã bị người giám sát của mình quấy rối. Tuy nhiên, người giám sát là người mà bạn tin tưởng và đã biết trong nhiều năm.

8. Củng cố hành vi đạo đức

Đào tạo chỉ là bước đầu tiên. Các công ty có văn hóa đạo đức mạnh nhất thường là những công ty thường xuyên khuyến khích. Hơn nữa củng cố tầm quan trọng của ứng xử đối với doanh nghiệp. Tìm cách nhắc nhở nhân viên suy nghĩ về quy tắc ứng xử và giá trị công ty trong suốt cả năm.

Bạn cũng có thể khuyến khích phản hồi của nhân viên. Đặt câu hỏi về bộ quy tắc của bạn hoặc về hành vi đạo đức nói chung. Mục tiêu là khiến mọi người trao đổi theo cách tích cực, chủ động và nhanh chóng giải quyết. Điều này thay vì chờ đợi một sai sót nghiêm trọng xảy ra rồi bạn mới vào cuộc xử lý.

9. Đo lường

Bạn phải thực sự sống và làm việc theo những tiêu chuẩn đó. Việc thường xuyên đánh giá công ty hoạt động như thế nào là việc rất cần thiết. Điều này sẽ giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng dẫn đến những hành vi phi đạo đức. Một vài bài kiểm tra thường kỳ, cuộc gặp gỡ nói chuyện 1:1. Bên cạnh đó có thể là những hộp thư ẩn danh có thể là những công cụ hữu ích để đo lường.

Trên đây là chia sẻ của Vinaseco về cách xây dựng bộ quy tắc ứng xử cho doanh nghiệp. Để xây dựng được bộ quy tắc hoàn chỉnh cần dựa trên 9 yếu tố trên. Hi vọng bài viết giúp các bạn tìm ra được phương thức để xây dựng được Bộ quy tắc ứng xử phù hợp với doanh nghiệp mình.