Tổng quan về kỹ năng tin học văn phòng cần phải nắm vững

Tin học văn phòng bao gồm những kỹ năng nào? Vai trò của nó là gì? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng văn phòng? Tham khảo ngay bài viết dưới đây của Vinaseco để biết thêm chi tiết nhé!

I. Tin học văn phòng là gì?

Tin học văn phòng là một lĩnh vực, kỹ năng quen thuộc mà mỗi người chúng ta cần có và thành thạo trong cuộc sống 4.0 hiện nay. Tin học văn phòng cơ bản bao gồm những kỹ năng cơ bản như:

• Khả năng đánh máy, soạn thảo văn bản, nhập dữ liệu, giải nén file,…
• Sử dụng thành thạo các tính năng, hệ điều hành window, các ứng dụng như tin học văn phòng Excel, Word, Powerpoint,…
• Sử dụng Internet để tìm kiếm thông tin, nghe nhạc, xem phim, làm việc,…

II. Vai trò của tin học văn phòng 

1. Vai trò của tin học cơ bản

Khi cuộc cách mạng công nghệ khoa học kỹ thuật bùng nổ, máy tính là phát minh quan trọng góp phần đưa thế giới xích gần nhau hơn. Tin học văn phòng giúp con người khai thác thông tin nhanh, hiệu quả hơn, đồng thời quản lý số lượng lớn dữ liệu mà không tốn nhiều chi phí, cơ sở vật chất. Tin học cơ bản còn giúp học sinh, sinh viên trong công việc học hành, tìm hiểu nhiều thông tin về thế giới, xã hội bên ngoài,… Học tin học cơ bản đã trở thành môn không thể thiếu trong các trường học trên khắp thế giới.

Tin học cơ bản là thành tựu phát triển công nghệ to lớn đối với cuộc sống con người, giúp con người nâng cao hiểu biết, nhận thức thế giới quan, đóng góp vào sự phát triển kinh tế trong nước cũng như quốc tế. Tin học văn phòng còn giúp con người làm việc nhanh chóng, thuận tiện hơn nhờ các thuật toán, giảm lao động tay chân, giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng.

2. Vai trò của tin học văn phòng

Tin học văn phòng cơ bản là hiểu biết, thành thạo sử dụng Word, Excel, Powerpoint

• Kỹ năng sử dụng Word để soạn thảo văn bản, xử lý, chỉnh sửa các văn bản, tài liệu,… chuyên nghiệp hơn. Word hỗ trợ tốt trong việc học tập, viết bài nghiên cứu, tiểu luận, làm báo cáo, hợp đồng,…
• Kỹ năng tin học văn phòng Excel để tạo lập bảng biểu, tính toán bằng các hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức sắn có, nhanh chóng, tiện lợi. Excel được ứng dụng trong việc xây dựng biểu đồ, tính toán, báo cáo thu chi, hàng hóa,…
• Kỹ năng Powerpoint để thiết kế, trình chiếu, thuyết trình các nội dung trên máy chiếu, tạo sự hấp dẫn, thu hút, chuyên nghiệp.

III. Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà bất cứ ai cũng cần có

Các kỹ năng cơ bản về tin học văn phòng cần có

1. Kỹ năng Word trong tin học văn phòng

Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay, nó cho phép người dùng tạo văn bản bằng chữ, trình bày trang trí về phông chữ, màu sắc, đồ họa, hiệu ứng âm thanh, video,… Bên cạnh nó còn có công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp nhiều ngôn ngữ để hỗ trợ người dùng. Word có nhiều bản theo các năm cập nhật, nó lưu tệp tin với đuôi .doc.

Học tin học cơ bản của Word gồm những tính năng sau:

• Nhập văn bản, định dạng văn bản bằng các ngôn ngữ khác nhau, lựa chọn font chữ, cỡ chữ, màu chữ,…
• Lập, chèn bảng: có cột, hàng, căn đoạn, tab, chèn thêm dòng, thay đổi đường viền,…
• Chèn hình ảnh, sơ đồ, biểu đồ, hình khối,…
• In: căn chỉnh khổ giấy, lề in, đầu trang, cuối trang, số trang
• Trộn văn bản
• Bảo mật file
• Thao tác xóa trang

2. Kỹ năng Excel trong tin học văn phòng

Microsoft Excel là công cụ xử lý bảng tính, tạo lập bởi các dòng, cột, để nhập dữ liệu, công thức tính toán. Excel có giao diện thân thiện, tính năng ưu việt để thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức sẵn có.

Các tính năng cơ bản của tin học văn phòng Excel:

• Tạo định dạng bảng tính dữ liệu: định dạng số, bảng, xóa cột, hàng,…
• Sử dụng các hàm excel thường dùng trong văn phòng thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Count,…
• Lọc dữ liệu
• Vẽ biểu đồ
• Tạo link
• Thiết lập bảo mật

3. Kỹ năng PowerPoint trong tin học văn phòng

Powerpoint là công cụ trình chiếu văn bản, video, hình ảnh đã soạn. Học tin học cơ bản là học cách biết sử dụng thành thạo phần mềm này.

Bạn có thể sử dụng nó để:

• Chỉnh sửa, vẽ biểu đồ, hình khối, vẽ Mindmap,…
• Tạo link
• Sử dụng hiệu ứng trình chiếu, thiết kế
• Sử dụng slide master
• Bảo mật file
• Xuất file định dạng PDF

IV. Những kỹ năng tin học cơ bản mà nhân viên văn phòng không thể thiếu

1. Đánh văn bản bằng 10 ngón tay

Kỹ năng đánh văn bản bằng 10 ngón tay hỗ trợ bạn soạn thảo văn bản nhanh chóng, linh hoạt, những người đã quen và thành thạo thậm chí còn không cần nhìn bàn phím cũng có thể đánh máy một cách nhuần nhuyễn. Trong những trường hợp gấp, cần văn bản nhanh chóng, bạn cần ghi chép lại những lời thoại trong cuộc họp thì kỹ năng này thực sự phát huy được hiệu quả của nó, giúp bạn hoàn thành văn bản chỉ trong thời gian ngắn nhất. Đây cũng sẽ là ấn tượng mà bạn ghi điểm trong mắt sếp mình, sếp sẽ tin tưởng và đánh giá cao về sự chuyên nghiệp của bạn.

2. Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính

Trên bàn phím có những phím tắt hoặc tổ hợp phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để copy, lưu trữ dữ liệu, tìm thông tin, gửi thông tin,… hiệu quả nhất

Các kỹ năng tin học cơ bản của nhân viên văn phòng

3. Sử dụng email thành thạo

Sử dụng email không chỉ là việc nhập văn bản hoặc đính kèm tệp rồi gửi đi là xong, kỹ năng trình bày trong email cũng khiến bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp, sếp, đối tác, khách hàng. Email trong công việc mang tính trang trọng, phổ biến nên bạn cần sử dụng chúng một cách thành thạo.

Học tin học văn phòng bằng cách cài đặt chữ ký gồm tên, địa chỉ liên hệ, chức vụ, công ty bạn đang làm; cài đặt chế độ tự động trả lời email. lọc email, đánh dấu ưu tiên các email quan trọng, giải nén file để gửi email… Kỹ năng này giúp bạn không bỏ lỡ thông tin mới, quan trọng của công việc.

4. Sử dụng các phần mềm máy tính thành thạo

Nhắc đến tin học văn phòng thì không thể không nhắc đến 3 phần mềm quan trọng, thường xuyên sử dụng như word, excel, powerpoint. Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản khi học tin học văn phòng:

• Phải nhập được văn bản
• Phải tạo được số trang tự động, tạo mục lục tự động
• Sử dụng chức năng Tab trong word
• Sử dụng bảng để tính toán, lọc, sắp xếp
• Đánh số thứ tự tự động cho bảng tính trong word
• Tạo bảng tính excel: bảng lương, bảng theo dõi ngày công, theo dõi sản xuất
• Sử dụng các hàm trong excel để thống kê, trích lọc dữ liệu ngay khi cần thiết
• Bảng báo cáo đánh giá công việc, KPIs hàng tuần
• Tạo trang trình chiếu để thuyết trình
• Sử dụng các hiệu ứng, âm thanh, hình ảnh sống động để minh họa trong slide

5. Sao lưu dữ liệu

Với công nghệ 4.0 hiện nay, các công ty đều lựa chọn lưu trữ thông tin vào hệ thống máy tính vì tính bảo mật cao, tiết kiệm chi phí in ấn, diện tích không gian lưu trữ,… Chính vì vậy bạn cần biết sắp xếp các dữ liệu theo từng file, từng ổ có hệ thống, logic, dễ nhìn.

6. Sử dụng phần mềm diệt virus

Virus xâm nhập máy tính do bạn tải hoặc truy cập các phần mềm bên ngoài, nó sẽ đánh cắp hoặc phá hủy những dữ liệu quan trọng được lưu trữ trong ổ cứng máy tính. Chính vì vậy bạn cần biết sử dụng các phần mềm diệt virus để quản lý, bảo vệ tốt máy tính của mình.

Trên đây là những chia sẻ của Vinaseco. Chúng tôi mong rằng bài viết trên sẽ hữu ích với bạn đọc. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo. Cùng theo dõi nhé!