Tin học văn phòng – Kỹ năng không thể thiếu trong công việc.

Tin học văn phòng là gì? Tin học văn phòng bao gồm những vấn đề nào mà nhiều người thắc mắc. Tại sao nói tin học văn phòng là kỹ năng không thể thiếu trong công việc. Hãy cùng Vinaseco tìm hiểm lĩnh vực này qua bài viết dưới đây nhé!

I. Đôi nét về tin học văn phòng  

1. Khái niệm tin học văn phòng

Học tin học văn phòng là một trong ngành thuộc công nghệ thông tin và được chú trọng đến các khả năng xử lý những công việc thường sử dụng trong các văn phòng như là: thao tác với văn bản, các bảng tính, trình chiếu.

Các kỹ năng tin học văn phòng sẽ được hỗ trợ bạn hoàn thành các công việc, và đặc biệt là những vấn đề có liên quan đến nhập liệu hoặc tính toán đơn giản.

2. Những kỹ năng tin học cơ bản mà nhân viên văn phòng nào cũng cần nắm chắc

• Đánh văn bản bằng 10 ngón tay: Việc đánh văn bản bằng 10 ngón tay có thể giúp cho bạn đánh máy một cách dễ dàng, linh hoạt, nhanh chóng, và thậm chí không cần nhìn bàn phím mà bạn vẫn có thể đánh máy được.
• Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính giúp hoàn thiện bài viết nhanh chóng. Những phím tắt hoặc tổ hợp phím tắt sẽ giúp cho việc copy, lưu trữ các dữ liệu quan trọng và gửi thông tin nhanh chóng có thể.
• Sử dụng email thành thạo: Việc sử dụng email trong bất cứ công việc nào hiện nay đang trở nên phổ biến. Chính vì vậy, bạn có thể sử dụng email thành thạo để công việc trở nên suôn sẻ nhất.
• Sử dụng word và excel thành thạo: Công việc văn phòng có liên quan mật thiết đến word và excel. Chính vì vậy bạn không thể không thành thạo cùng lúc 2 công cụ này.
• Sao lưu dữ liệu: Sao lưu dữ liệu sẽ không chỉ dựa vào việc viết văn bản bằng tay và lưu trữ tài liệu trong các hộc tủ văn phòng. Bạn cần biết cách nhập dữ liệu và cách sao lưu các dữ liệu quan trọng trong phần mềm máy tính, ổ đĩa, các thiết bị lưu trữ… để dữ liệu có thể bảo quản tốt và dễ dàng tìm kiếm các thông tin khi bạn cần thiết.
• Sử dụng phần mềm diệt virus: Nếu máy tính của công ty bị virus xâm nhập thì những dữ liệu quan trọng sẽ bị đánh cắp hay bị phá hủy. Vậy nên bạn cần phải cẩn thận và biết cách sử dụng phần mềm diệt virus.

II. Kỹ năng tin học văn phòng gồm những gì?  

1. Kỹ năng Word trong Tin học văn phòng

Microsoft Word, còn được biết đến với tên gọi khác là Winword, chính là một công cụ soạn thảo văn bản phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Họ cho phép người sử dụng làm việc với văn bản thô (text) và các hiệu ứng như là phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphic) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như là thiết bị âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản cảm nhận được sự thuận tiện của chúng. Ngoài ra cũng có các công cụ khác như là kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau trên toàn cầu để hỗ trợ người sử dụng.

• Nhập liệu các văn bản, đinh dạng cho đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phong tiếng Việt, font, cỡ chữ và màu chữ
• Lập, chèn và định dạng các loại bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…
• Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art
• Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)
• Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản
• Trộn văn bản: Mail merge
• Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word

2. Kỹ năng Excel trong Tin học văn phòng

Excel là chương trình được xử lý bằng bảng tính với nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột. Việc thu nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương đồng. Tuy nhiên Excel có nhiều tính năng tối ưu và có giao diện rất thân thiện với người sử dụng. Chúng chủ yếu là để thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm.

• Tạo lập bảng tính, định dạng dữ liệu trong bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge) và xóa cột (split)….
• Định dạng tự động văn bản: Định dạng tự động theo yêu cầu như là: theo tỉnh, ngày tháng năm,..
• Sử dụng hàm số trong excel thông dụng như là: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now…
• Sử dụng lọc dữ liệu cho văn bản (Filter) : lọc theo yêu cầu
• Vẽ Biểu đồ: Chart
• Tạo đường link: Hyperlink
• Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file

3. Kỹ năng PowerPoint trong Tin học văn phòng

Bao gồm bộ soạn thảo văn bản và thiết lập hệ trình chiếu:

• Chỉnh sửa và vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint như là: Shapes, Smartart, Chart
• Tạo đường link cho văn bản: Hyperlink
• Sử dụng các kiểu trình chiếu và các kiểu thiết kế: Transition, Themes design
• Tạo ra hiệu ứng amination
• Sử dụng slide master
• Bảo mật các file
• Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF

III. Tại sao lại nói tin học văn phòng là kỹ năng không thể thiếu

Cùng với sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật ngày nay thì sự phát triển và kết nối như hiện nay, công nghệ thông tin cũng đã xuất hiện ở mọi lĩnh vực và mọi ngành nghề trong cuộc sống. Việc đòi hỏi con người thành thạo về Microsoft Office Word, Excel và Powerpoint chính là một điều hết sức bình thường khi mà gần 90% các nhà quản lý trên thế giới đều đang sử dụng Excel hàng ngày để có thể thực hiện việc quản trị, các nhân viên công sở sử dụng Word, Excel để có thể tối ưu hóa các nhiệm vụ mình cần phải thực hiện,…

1. Đối với giáo dục

Trong suốt quá trình học Đại học, Tin học cơ bản đang được sinh viên sử dụng xuyên suốt để làm tiểu luận, báo cáo thực tập, khóa luận hoặc thuyết trình.

Đó chính là cơ hội tốt để các bạn thực hành và rèn luyện kỹ năng mềm về tin học cơ bản cho bản thân trước khi bước vào thị trường lao động thực sự. Hãy tự đặt ra các yêu cầu phải trình bày ra như một bài luận văn, một đề án hay một bản slides thuyết trình đẹp đi kèm hình ảnh, đúng quy cách, thể hiện đúng tính chuyên nghiệp của bạn ngay từ khi còn đang ngồi trên ghế nhà trường.

2. Đối với công việc

Hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên của mình phải thành thạo các kỹ năng mềm về tin học nói chung và học tin học văn phòng nói riêng để có thể hoàn thành trôi chảy các công việc văn phòng như là: hoạt động giao dịch bằng giấy tờ, văn bản; hoạt động kế toán – kiểm toán hay hoạt động liên quan đến quản lý hành chính – nhân sự; việc làm nhân viên hành chính văn phòng,…

Bạn có thể thấy thì hầu hết các vị trí tuyển dụng của các cơ quan và doanh nghiệp đều có yêu cầu tối thiểu nhất đó là thành thạo và có chứng chỉ tin học văn phòng. Đây là kỹ năng mềm mà bạn có thể dễ dàng có ngay từ khi bạn còn ngồi trên ghế nhà trường và nếu các bạn thực sự có ý thức thực hành và tập luyện.

3. Đối với đời sống

Nhờ có tin học mà cuộc sống của con người ngày càng trở nên dễ dàng, tiện lợi và thú vị hơn rất nhiều:

• Tìm kiếm các nguồn tài nguyên mở và phong phú
• Được chia sẻ khắp toàn cầu
• Kết nối và liên lạc
• Xử lý thông tin, văn bản và thuyết trình trở nên hay ho hơn bao giờ hết

Trên đây là những chia sẻ của Vinaseco. Chúng tôi mong rằng bài viết trên sẽ hữu ích với bạn đọc. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo. Cùng theo dõi nhé!