Phân biệt 5 loại mô hình tổ chức doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để thực thi chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại. Đồng thời cũng đủ linh hoạt để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai. 

Cụ thể, tính ổn định của cơ cấu tổ chức giúp doanh nghiệp quản trị công việc một cách hệ thống, trật tự, nhịp nhàng. Trong khi đó, tính linh hoạt của nó sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp phân bổ nguồn lực thích hợp để khai thác các lợi thế cạnh tranh tốt hơn trong tương lai.  

Hãy cùng Vinaseco tìm hiểu một số loại hình mô hình tổ chức bộ máy doanh nghiệp nổi bật hiện nay.

1. Cơ cấu tổ chức (Organization Structure) là gì?

Có thể hiểu cơ cấu tổ chức bao gồm:

• Sơ đồ cơ cấu tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức.
• Mô tả nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban, bộ phận (department)
• Mô tả công việc, quyền hạn trách nhiệm cho các vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức.
• Quy trình làm việc của các phòng ban

2. Sơ đồ tổ chức – Org chart là gì?

Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức, mang lại cho mọi người cái nhìn tổng quan về cách tổ chức doanh nghiệp, cho dù đó là văn phòng, một start-up, nhà máy sản xuất hay hình thức nào khác:

• Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ
• Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên hệ khi xảy ra vấn đề
• Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm
• Lưu giữ thông tin liên hệ của nhân viên ở một nơi thuận tiện
• Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác hiệu quả nhất

3. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

3.1. Tuyến mệnh lệnh

Một trong những yếu tố cơ bản để xây dựng nên mô hình tổ chức đó là tuyến mệnh lệnh. Mô hình tổ chức là sự sắp xếp quy trình nhận lệnh của các cấp. Việc xây dựng tuyến lệnh có tác dụng tạo nên bộ khung cho việc hoàn thiện mô hình sau này.

3.2. Số lượng kiểm soát tối ưu

Mục này đề cập đến số lượng cấp dưới nhà quản lý có thể quản lý hiệu quả. Càng nhiều nhân sự cấp dưới, số lượng nhân sự cấp trên ngày càng phải được tăng cường.

3.3. Phân bổ quyền quyết định

Nếu quyền quyết định chỉ tập trung vào tay một cá nhân, tổ chức sẽ thuộc cơ cấu tập trung. Còn nếu quyền được chia cho nhiều người, đó là biểu hiện của cơ cấu phân cấp.

4. Phân chia phòng ban

Hay còn được gọi là chuyên môn hóa phòng ban. Tính chuyên môn hóa càng cao, doanh nghiệp càng có nhiều lợi ích bởi nó cho phép nhân viên có thể làm chủ trong từng lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, chuyên môn hóa thấp lại mang đến sự linh hoạt vì nhân viên có thể dễ dàng giải quyết đa dạng nhiệm vụ.

5. Phân chia bộ phận

Điều này liên quan đến quá trình làm việc giữa các phòng ban với nhau. Nếu tổ chức có sự phân chia cứng nhắc, sự tương tác giữa các phòng ban sẽ bị hạn chế. Có 5 phương thức phân chia bộ phận doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Theo chức năng
• Theo sản phẩm
• Theo khu vực
• Theo quy trình
• Theo khách hàng

6. Các mô hình tổ chức phổ biến

6.1. Mô hình 1: Tổ chức phân quyền (Hierarchical Organization)

Đây là hình thức tổ chức đơn giản và lâu đời nhất. Cơ cấu tổ chức phân quyền hoạt động theo trình tự: chỉ thị được ban hành từ cấp cao nhất, sau đó truyền đạt xuống các quản lý cấp trung rồi đến cấp nhân viên. Nếu nhân viên có mong muốn đề xuất ý kiến, họ sẽ gửi đề xuất lên quản lý trực tiếp. Sau khi phê duyệt, đề xuất lại được chuyển tiếp lên quản lý cấp cao. Kết quả sau đó sẽ được trả về nhân viên theo trình tự ngược lại.

Kiểu mô hình này mang xu hướng quan liêu và có sự phân biệt lớn. Mối quan hệ giữa chủ và nhân viên trở nên xa cách do không có sự giao tiếp thường xuyên. Nhân viên chỉ đi làm vì họ cần đồng lương. Họ không có mong muốn gắn kết với công ty..

Ưu điểm:

• Trách nhiệm được cố định và thống nhất ở mỗi cấp, thẩm quyền và trách nhiệm rõ ràng. Do đó mỗi cá nhân đều biết mình chịu trách nhiệm với ai và ai là người chịu trách nhiệm thật sự với mình.
• Lộ trình thăng tiến rõ ràng
• Tập trung phát triển nhân viên dựa trên kỹ năng chuyên môn
• Cấu trúc này giúp xác định các nhóm chia sẻ nguồn lực một cách dễ dàng
• Xác định được sự trùng lặp hoặc chồng chéo trách nhiệm

Nhược điểm:

• Cần rất nhiều thời gian để đưa ra và thực hiện các quyết định khả thi vì chuỗi mệnh lệnh phải được xử lý và thông qua bởi các cấp độ lãnh đạo.
• Cách biệt trong giao tiếp, đặc biệt là cấp dưới với cấp trên.
• Không thống nhất mục tiêu chung
• Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban. Các nhà quản lý có xu hướng trở nên cạnh tranh. Thay vì nhìn tổng thể tổ chức, họ chỉ lo lắng về bộ phận của mình.
• Tổ chức phản ứng chậm với áp lực môi trường và cạnh tranh.

6.2. Mô hình 2: Cơ cấu theo chức năng (Functional Organization)

Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận một cơ quan đảm nhận. Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình .

Theo Terry, “Tổ chức theo chức năng là tổ chức được chia thành một số chức năng như tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, hành chính và bộ phận nghiên cứu phát triển. Mỗi chức năng được thực hiện bởi một chuyên gia”. Quyền hạn của bộ phận điều hành, của nhân viên và quyền hạn thuộc về chức năng như một loại quyền lực thứ ba thuộc loại tổ chức này.

Ưu điểm:

• Đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận.
• Trách nhiệm của mọi công nhân và tất cả các bộ phận được cố định, giúp cho trách nhiệm giải trình trở nên chính xác đối với công việc của họ.
• Mỗi người quản lý là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình và phải thực hiện một số lượng giới hạn các chức năng. Vì vậy, chuyên môn hóa hoàn toàn sẽ là một phần của cơ cấu chức năng.
• Mức độ chuyên môn hóa cao hơn dẫn đến sự cải thiện về chất lượng sản phẩm.
• Vì yêu cầu công việc là xác định và hữu hình, tổ chức có sử dụng một cách chuyên sâu nguyên tắc chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.
• Chuyên môn hóa sẽ dẫn đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa.
• Vì các chuyên viên có đủ thời gian để tư duy sáng tạo, việc lập kế hoạch và giám sát được thực hiện  hiệu quả.

Nhược điểm:

• Vì không có người đứng đầu hoặc kiểm soát trực tiếp công nhân, sự phối hợp là khó có thể đạt được.
• Thiếu khả năng đưa ra quyết định tức thì vì hệ thống phân cấp.
• Tạo ra rào cản giữa các bộ phận chức năng khác nhau và có thể trở nên kém hiệu quả nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hoặc thị trường mục tiêu. Các rào cản được tạo ra cũng có thể hạn chế sự trao đổi và giao tiếp của các bộ phận, gây trở ngại nếu cần bất kỳ sự hợp tác nào
• Do việc phân chia giám sát, việc thực hiện không thể được thực hiện ngay lập tức.
• Vì sẽ có nhiều người quản lý có thứ hạng ngang nhau trong cùng một bộ phận, các xung đột lãnh đạo có thể phát sinh.
• Chuyên viên có ít cơ hội được đào tạo một cách toàn diện, nên khó để lên được các chức lãnh c mục tiêu cá nhân của họ, và họ bắt đầu bỏ qua các mục tiêu do tổ chức thiết lập.

6.3. Mô hình 3: Cấu trúc ma trận (Matrix Organization)

Cơ cấu tổ chức ma trận được vận hành dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Thông tin sẽ được luân chuyển theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và chiều ngang (tuyến sản phẩm hay cơ sở hoạt động).

Ma trận được coi là cấu trúc khó nhất vì các nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng. Cấu trúc tổ chức ma trận phức tạp và đa chiều. Tuy nhiên nó có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả hơn rất nhiều. Điểm hấp dẫn của cấu trúc ma trận là nó có thể cung cấp cả tính linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng hơn. Một dự án được giám sát bởi nhiều ngành kinh doanh cũng tạo cơ hội cho các bộ phận này chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở hơn với nhau. Đó là những điều mà họ thường không làm được.

Ưu điểm:

• Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong toàn bộ tổ chức.
• Cho phép các cá nhân sử dụng các kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh khác nhau
• Thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng bạn
• Rút ngắn quá trình đưa ra quyết định
• Tận dụng được nguồn lực giữa các phòng ban

Nhược điểm:

• Các thành viên trong nhóm có thể bỏ bê trách nhiệm
• Các nhân viên đang làm việc dưới quyền của nhiều quản lý
• Phải mất thời gian để nhân sự có thể quen với cấu trúc vận hành này
• Dễ xảy ra xung đột lợi ích giữa quản lý dự án và quản lý chức năng. Người quản lý chức năng coi trọng chất lượng về mặt kỹ thuật ngay cả khi nó đang không tuân theo lịch trình, trong khi quản lý dự án coi trọng những vấn đề về chi phí và thời gian.
• Không dễ dàng để đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên khi họ làm việc đồng thời trên các dự án khác nhau

6.4. Mô hình 4: Cấu trúc phẳng (Flat Organization)

Các công ty áp dụng hình thức tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức danh công việc. Tất cả mọi người trong tổ chức đều bình đẳng với nhau. Hình thức tổ chức công ty theo cấu trúc phẳng còn được gọi là tổ chức tự quản lý.

Cấu trúc phẳng hoạt động tốt nhất khi nhân viên có sự gắn kết chặt chẽ. Truyền thông nội bộ chính là chìa khóa kết nối mọi người, đảm bảo tất cả đều tham gia với nhiệm vụ thống nhất. Bên cạnh đó, các nền tảng quản lý công việc với chức năng giám sát và kiểm soát quá trình vận hành rất hữu ích trong các doanh nghiệp áp dụng mô hình tổ chức phẳng.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí: Không có nhiều cấp quản lý trong một cơ cấu tổ chức phẳng. Như vậy công ty phải chi ít hơn về tiền lương, phúc lợi… cho cấp quản lý.
• Nâng cao mức độ trách nhiệm của nhân viên
• Tinh gọn bộ máy, loại bỏ những lớp quản lý dư thừa
• Tăng mức độ giao tiếp
• Rút ngắn thời gian phê duyệt quyết định: Cấu trúc phẳng thường cho người quản lý quyền đưa ra các quyết định độc lập. Điều này dẫn đến quá trình ra quyết định nhanh hơn.

Nhược điểm:

• Khả năng mất kiểm soát cao: Số lượng nhân viên quá lớn dễ mất kiểm soát tình hình.
• Duy trì kết nối khó khăn: Một nhà quản lý có trách nhiệm với quá nhiều người làm việc dưới quyền của mình, không dễ dàng giám sát họ hàng ngày.
• Tạo ra sự tranh giành quyền lực giữa các cấp quản lý cho nhân viên không có quản lý cố định để báo cáo
• Là rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty.
• Khó khăn trong việc phê duyệt bởi không có sự phân định rõ ràng về quyền hạn
• Hình thành khoảng trống quyền lực
• Ít có cơ hội thăng tiến cho nhân viên, nhân viên trở nên thiếu động lực hơn.

6.5. Mô hình 5: Quản lý phi tập trung (Holacratic Organizations)

Mô hình quản lý phi tập trung không cần đến chức danh, cấp bậc. Quyền lực giữa các cá nhân được phân bổ như nhau. Khác với mô hình phẳng, với mô hình này, công việc sẽ được phân công theo vai trò. Một nhân viên có thể giữ nhiều vai trò khác nhau và nằm trong một vòng tròn gọi là circle.

Đây là mô hình quản lý không có cấp trên. Nhân viên sẽ tự quản lý và đóng vai trò là sếp của chính mình. Trong mô hình phi tập trung, sự minh bạch luôn là yếu tố được đề cao. Tất cả nhân viên và cấp quản lý đều phải tuân thủ theo cùng một nguyên tắc rõ ràng. Hiện nay, quản lý phi tập trung đang được áp dụng tại các doanh nghiệp SME và tổ chức phi lợi nhuận tại các nước tiên tiến.

Lợi ích của mô hình quản lý phi tập trung mang lại cho doanh nghiệp:

• Thay đổi sức mạnh cơ bản của doanh nghiệp
• Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp: Điều này tạo ra sự rõ ràng về người chịu trách nhiệm cho công việc của mình. Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp là một người “sếp” tự quản lý công việc của chính mình. Một số cá nhân có năng lực hơn có phạm vi quyền hạn rộng hơn so với người khác
• Tạo cho doanh nghiệp quy trình quản lý mới hợp lý chứng minh năng lực của tổ chức: Thay vì tái tổ chức lớn sau vài năm thì hãy thay đổi cấu trúc của Công ty ngay khi bạn cảm thấy rằng điều đó có thể được cải thiện. Điều này có thể được xảy ra ở mọi cấp độ của tổ chức – mỗi nhóm có quy trình quản trị riêng. Từ đó công ty bạn có thể liên tục được phát triển để đáp ứng với môi trường của nó.
• Thực hiện tốt nhất mọi hoạt động: Sẽ có thường xuyên các cuộc họp chiến thuật để hoạt động được thực hiện tốt nhất. Chúng dẫn đến kết quả đầu ra có thể hành động với quyền sở hữu rõ ràng. Quản lý phi tập trung còn hỗ trợ tự chủ triệt để. Đồng thời đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.

Mỗi dạng cấu trúc trên lại phù hợp với những đặc trưng về quy mô, chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của một tổ chức cụ thể. Trong thực tiễn, các nhà quản lý có thể vận dụng linh hoạt, mềm dẻo các dạng loại hình nêu trên để thiết lập cơ cấu tổ chức để mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

Trên đây là những chia sẻ của Vinaseco. Chúng tôi mong rằng bài viết trên sẽ hữu ích với bạn đọc. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo. Cùng theo dõi nhé!