Cách triển khai công nghệ mới tại công ty Luật

Trong công cuộc đổi mới của cách mạng 4.0 hiện nay, việc áp dụng các công nghệ thông minh vào hoạt động kinh doanh của các công ty luật là cần thiết. Các công nghệ này sẽ giúp cho các công ty luật nâng cao về giá trị lợi nhuận, tối ưu hóa được thời gian làm việc và thích ứng với sự phát triển của xã hội. Vậy, làm thế nào để triển khai công nghệ mới tại các công ty luật sao cho hiểu quả nhất? Hãy cùng Congnghephaply.vn tìm hiểu thông qua bài viết sau đây nhé!

1. Bắt đầu triển khai với những công nghệ cơ bản

Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều các công nghệ với những tính năng lạ mắt, hấp dẫn. Tuy nhiên, điều quan trọng là các công ty luật phải tập trung vào những công nghệ cơ bản phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình để đảm bảo nó sẽ vận hành tốt và mang lại giá trị tích cực cho công ty đó. Sau đây, Công Nghệ Pháp Lý sẽ giới thiệu 3 thành phần tạo ra nền tảng công nghệ giúp các công ty luật vận hành hiệu quả hoạt động pháp lý:

Liên lạc

Để liên hệ và trao đổi thông tin khách hàng và đồng nghiệp của mình một cách tốt nhất, các công ty luật cần giao tiếp theo cách phù hợp nhất. Hãy xác định xem công ty của bạn sẽ giao tiếp bằng cách sử dụng email hay các mạng xã hội như Zalo, Facebook, Linkedin … để đảm bảo việc liên lạc được diễn ra hiệu quả và tối ưu nhất.

Lưu trữ và tìm kiếm tài liệu

Vấn đề lưu trữ và tìm kiếm tài liệu là một trong những hoạt động quan trọng của các công ty luật. Tìm ra một giải pháp lưu trữ và tìm kiếm tài liệu một cách an toàn và tối ưu nhất là chìa khóa giúp cho công ty luật thành công. Công cụ tìm kiếm và lưu trữ Google hoặc Office 365 là giải pháp hiệu quả cho các công ty luật về vấn đề này.

Xem thêm: Quản lý hồ sơ pháp lý công ty luật sao cho hiệu quả?

Quản lý công việc

Để quản lý các công việc một cách khoa học và hiệu quả nhất, các công ty luật cần phải có công cụ quản lý quy trình làm việc thích hợp. Phần mềm thích hợp để quản lý công việc là VinaCase, Trello, Outlook,…

2. Tập trung mục tiêu công ty hướng tới

Khi đã quen với các công cụ cơ bản, bước tiếp theo các công ty luật cần xác định các quy trình cần phải cải thiện trước khi triển khai công nghệ. Việc triển khai công nghệ mới mà không đánh giá nhu cầu của công ty sẽ khiến cho các công ty luật mất định hướng trong việc triển khai làm mất thời gian, công sức và tiền bạc. Để đảm bảo công nghệ được khai thác và hoạt động hiệu quả, các công ty luật cần phải tập trung mục tiêu rõ ràng.

Khi tập trung mục tiêu mà công ty luật hướng tới khi áp dụng công nghệ, các công ty luật cũng cần xác định các lĩnh vực có thể được tự động hóa. Nhiều luật sư thường bị áp lực bởi công việc hành chính lặp đi lặp lại. Các quy trình như tiếp nhận khách hàng sẽ cần phải có nhiều biểu mẫu giấy tờ và quy trình giao tiếp cứng nhắc. Điều này dẫn đến việc các biểu mẫu dễ bị thất lạc trong quá trình làm việc khiến việc theo dõi thông tin khách hàng bị mất thời gian. Khi sử dụng công nghệ, vấn đề này được giải quyết một cách dễ dàng, đảm bảo các biểu mẫu tiếp nhận của khách hàng được xử lý hiệu quả và nhanh chóng.

3. Xem xét và cải tiến các quy trình

Khi áp dụng công nghệ vào các hoạt động tại công ty luật, bạn cũng cần xem xét và cải tiến các quy trình một cách hiệu quả nhất. Lắng nghe ý kiến đóng góp của khách hàng hay rút kinh nghiệm từ các công ty đi trước là cách làm thông minh, giúp các công ty luật thành công trong việc triển khai các công nghệ mới. Không nên nản lòng nếu công ty luật của bạn gặp khó khăn  trong việc sử dụng công nghệ lần đầu tiên, những khó khăn sẽ là động lực và kinh nghiệm giúp công ty bạn hoàn thiện và thành công trong tương lai.

4. Sử dụng đội ngũ có kỹ năng công nghệ từ các công ty chuyên ngành

Để giúp các luật sư giảm tải áp lực về các công việc không phải chuyên ngành của họ thì việc sử dụng đội ngũ có kỹ năng công nghệ từ các công ty chuyên ngành là điều cần thiết mà các công ty luật cần triển khai. Đội ngũ này sẽ giúp cho các công ty luật giảm tải về mặt thời gian làm việc mang lại lợi ích lớn cho công ty.

Bên cạnh việc sử dụng đội ngũ có kỹ năng công nghệ từ các công ty chuyên ngành để thực hiện và quản lý các công nghệ mới, thì các công ty luật cần tuân theo một quy trình triển khai thích hợp.

Khi công ty luật đã xác định được lĩnh vực để áp dụng công nghệ, hãy xem xét một cách kĩ lưỡng xem lĩnh vực này khi áp dụng công nghệ có thực sự cần thiết hay không? và nó mang lại giá trị gì cho công ty? Việc triển khai công nghệ mới, các công ty luật cũng cần đánh giá xem lĩnh vực nào cần áp dụng trước, lĩnh vực nào cần áp dụng sau. Không nên dàn trải sử một loạt các công nghệ cho nhiều lĩnh vực. Điều này vô hình chung, sẽ khiến nhân viên sẽ cảm thấy chán nản vì chưa kịp thích nghi với những công nghệ mới đó, sẽ mang lại hiệu quả làm việc không cao, làm giảm giá trị của công ty xuống.

Xem thêm: 7 tiêu chí để tìm kiếm giải pháp phần mềm phù hợp cho công ty luật

Trên đây là bài viết về cách triển khai công nghệ mới tại công ty Luật của Congnghephaply.vn. Hy vọng thông qua bài viết này, các công ty luật sẽ có những bước triển khai công nghệ một cách hợp lý và hiệu quả nhất.