Các công cụ ảo hỗ trợ đắc lực cho công ty luật

Các công cụ ảo hỗ trợ đắc lực cho công ty luật

Công nghệ thông tin đã và đang đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong đời sống của mỗi chúng ta. Giờ đây, các làm việc từ xa hay làm việc online đã trở thành hình thức phổ biến của các doanh nghiệp và trong các lĩnh vực. Chuyển đổi số cũng đã có tác động ít nhiều đến lĩnh vực pháp lý. Các công ty luật ứng dụng công nghệ pháp lý thông qua các công cụ ảo hữu ích. Dưới đây là một vài gợi ý tiêu biểu bạn nên áp dụng cho các tổ chức của mình.

cong-nghe-phap-ly-ung-dung-cho-cong-ty-luat

1. Lưu trữ đám mây (Cloud Storage)

Nếu bạn hay công ty luật của bạn chưa biết đến lưu trữ đám hay chưa sử dụng thì thực sự là một thiếu sót lớn. Hiểu một cách đơn giản thì thay vì lưu trữ thông tin vào ổ cứng máy tính của bạn hoặc các thiết bị lưu trữ cục bộ khác như usb chẳng hạn, bạn lưu nó vào 1 hệ cơ sở dữ liệu từ xa.

Một số ứng dụng lưu trữ nổi tiếng hiện nay như: Google Drive, OneDrive, DropBox,…Ngoài việc có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi thì với việc sử dụng lưu trữ đám mây bạn còn có thể phân quyền sử dụng cho từng đối tượng theo ý muốn. Lấy một ví dụ đơn giản: Nếu bạn đang tải cái gì đó lên Google Drive của mình thì đó là bạn đang tải 1 tệp dữ liệu lên kho lưu trữ đám mây – Cloud Storage rồi đó. Và trong trường hợp này thì Google chính là bên cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây.

cong-nghe-phap-ly-ung-dung-cho-cong-ty-luat

2. Công cụ xử lý văn bản trực tuyến 

Đây là công cụ giúp bạn có thể chia sẻ và chỉnh sửa cùng lúc một văn bản với nhiều tài khoản người dùng khác nhau. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không cần phải chỉnh sửa những bản Word riêng biệt rồi trao đổi qua lại với các cộng sự. Thay vào đó, mọi người có thể cùng nhau trao đổi và chỉnh sửa trực tuyến. Sau mỗi lần chỉnh sửa, nội dung đều được tự động lưu lại trong phần lịch sử để các thành viên tiện theo dõi và dễ dàng tìm thấy khi cần. Bạn cũng không phải lo sẽ bị mất dữ liệu hay phải nhập lại nội dung nếu không may gặp sự cố về thiết bị hay về kết nối mạng.

cong-nghe-phap-ly-ung-dung-cho-cong-ty-luat

Một trong những công cụ hữu ích trong việc xử lý văn bản trực tuyến đó là Google Docs, được phát triển bởi Google. Ngoài ra còn một số những nhà phát triển khác trên Internet.

3. Công cụ đọc chính tả 

Công nghệ nhận diện giọng nay đang là một cách tân đột phá trong thời đại công nghệ 4.0. Những phát triển từ nó đem đến nhiều ứng dụng tuyệt vời cho người dùng. Điển hình như việc chuyển giọng nói thành văn bản. Từ đó giúp việc ghi chép, tóm tắt dữ liệu hiệu quả hơn.

cong-cu-ao-ho-tro-cho-cong-ty-luat

Chuyển giọng nói thành văn bản được hiểu đơn giản là việc chúng ta sử dụng những phần mềm/ ứng dụng công nghệ để nhập văn bản trực tiếp từ giọng nói hoặc chuyển đổi file âm thanh sang dạng văn bản một cách nhanh chóng, dễ dàng. Điều này thực sự cần thiết đối với tổ chức hành nghề luật khi cần ghi chép lại dựa trên file ghi âm của các bên liên quan.

Một số phần mềm chuyển đổi nổi bật trên thị trường phải kể đến đó là: V-IONE, Origin Note, Gboard – ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản trên máy tính,….

4. Cuộc gọi VOIP

Voip hay còn gọi lài voice ip là chữ viêt tắt của cụm từ voice over internet protocol: âm thanh được truyền qua giao thức internet. Hiểu một cách đơn giản thì đây là một hình thức trao đổi, giao tiếp bằng giọng nói thông qua mạng Internet. Nếu như trước đây chúng ta gọi điện thì cần phải có sim điện thoại và điện thoại để kết nối thì giờ đây chúng ta chỉ cần có mạng internet.

công cụ ảo VOIP

Một số ứng dụng cung cấp VoIP nổi bật như: Skype, Google Hangout,…Đây đều là những công cụ ảo miễn phí và rất dễ sử dụng. Ngoài ra còn một số khác như: Zalo, Messenger,…Qua đó giúp việc trao đổi trở nên dễ dàng hơn. Không còn là cuộc đối thoại giữa 2 người mà có thể nhiều người cùng lúc.

5. Tổng đài hỗ trợ ảo 

Tổng đài ảo là dịch vụ điện thoại sử dụng internet thay vì đường dây điện thoại như thông thường. Dịch vụ tổng đài ảo hỗ trợ rất nhiều trong việc CSKH. Công cụ này được sử dụng khi công ty luật của bạn không đủ nguồn nhân lực. Tuy nhiên nó chỉ giúp việc CSKH ở một mức độ nhất định nào đó.

6. Công cụ trò chuyện nội bộ

Công cụ này tạo ra không gian riêng tư cho công ty luật của bạn. Các công cụ trực tuyến được sử dụng nhiều như: Zalo, Slack, Microsoft Teams, Zoom,… Đặc biệt qua thời gian đại dịch những công cụ này càng trở nên phổ biến. Các tính năng bao gồm: chia sẻ dữ liệu, trao đổi thông tin,… Và một điểm tiêu biểu nữa là tổ chức họp trực tuyến, chia sẻ màn hình,….

7. Công cụ lưu trữ mật khẩu 

Đây là các công cụ giúp công ty luật của bạn bảo mật thông tin. Một số công cụ tiêu biểu như: 1Password hoặc LastPass. Chúng cho phép bạn nhập tất cả mật khẩu cho các công cụ ảo của mình. Từ đó cấp quyền truy cập an toàn cho các thành viên mà không cần chia sẻ mật khẩu thực. Khi ấy, bạn có thể dễ dàng thu hồi quyền truy cập để giữ an toàn cho dữ liệu.

Như vậy, việc ứng dụng công nghệ cho các công ty luật là hoàn toàn có thể. Hơn nữa, những công nghệ pháp lý này sẽ còn được phát triển rộng rãi. Việc đi trước đón đầu sẽ giúp công ty luật của bạn nắm được ưu thế vượt trội. Ngoài các công cụ trên, bạn cũng có thể tham khảo thêm các phần mềm chuyển đổi số khác. Từ đó giúp đem lại những cải tiến trong quy trình thực hiện nghiệp vụ của tổ chức.

Xem thêm: 5 công cụ quản lý mật khẩu tốt nhất hiện nay

Vinaseco là đơn vị tiên phong trong quá trình chuyển đổi số cho các tổ chức hành nghề luật tại Việt Nam. Chúng tôi tự hào được đồng hành với hơn 100 tổ chức hành nghề luật trong nhiều lĩnh vực: đất đai, doanh nghiệp, giấy phép, tranh tụng, ...

VINA CASE - Phần mềm quản lý dịch vụ và hồ sơ pháp lý là sự lựa chọn hàng đầu cho các tổ chức hành nghề luật tại Việt Nam. VINA CASE giúp các tổ chức hành nghề luật tự động hóa quy trình nghiệp vụ, quản lý hợp đồng - tài chính - nhân sự trên cùng 1 nền tảng.

Để nhận tư vấn  và trải nghiệm phần mềm miễn phí. Hãy điền vào biểu mẫu dưới đây.