Các dấu hiệu công nghệ cho thấy công ty luật của bạn đã lỗi thời

Thế giới đang chứng kiến sự tăng trưởng chóng mặt của công nghệ thông tin. Các doanh nghiệp cũng hăng hái tham gia vào cuộc đua chuyển đổi số. Lĩnh vực luật pháp cũng không nằm ngoài xu thế ấy. Các tổ chức pháp lý cũng đang dần đổi mới quy trình, nghiệp vụ. Để từ đó thích ứng với những thay đổi công nghệ hiện đại. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn nhiều doanh nghiệp hành nghề pháp lý “ngó lơ” việc cải tiến công nghệ trong kinh doanh. Dưới đây là những dấu hiệu dễ nhìn nhận cho thấy công ty luật của bạn đã lỗi thời.

1. Sự hiện diện của những chiếc máy tính “cồng kềnh” tại văn phòng

Công nghệ ngày càng hiện đại và tối ưu. Điều này được thể hiện thông qua các thiết bị nhỏ gọn nhưng mang nhiều tính năng đặc biệt. Sự đổi mới đã mang đến cho con người những phiên bản nhỏ gọn của những thứ từng chiếm cả một căn phòng để cất giữ. Nếu bạn vẫn đang sử dụng những thiết bị máy tính cũ, hình hộp, lâu đời thì đó chính là lỗi thời. Nếu đã quá lâu công ty bạn chưa cải tiến lại hệ thống thiết bị của doanh nghiệp thì đây chính là lúc để làm điều ấy.

2. Bạn vẫn cả “núi” tài liệu giấy 

Một hệ thống máy tính hiện đại, bảo mật với các thiết bị scan dữ liệu đã làm cho các hộp lưu trữ tệp giấy trở nên lỗi thời. Việc lưu trữ, phân loại tài liệu giấy không phải là công việc dễ dàng. Hơn nữa, nó còn có nguy cơ bị thất thoát hay hư hỏng trong tương lai. Đặc biệt với lĩnh vực pháp lý nhiều nghiệp vụ quan trọng cần bảo đảm.

Chính vì vậy nhiều doanh nghiệp luật giờ đây đã bước đầu quan tâm đến việc số hoá nghiệp vụ. Việc số hoá giúp công ty tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức trong việc lưu trữ, truy vấn thông tin, dữ liệu. Nếu công nghệ hiện tại của bạn không thể xử lý nhiệm vụ hiện đại hóa hệ thống tài liệu giấy, thì đó là lỗi thời.

Xem thêm: Làm thế nào để số hoá nghiệp vụ trong năm 2021?

3. Không tự động hoá được bất cứ nghiệp vụ nào

Các công ty luật thường ngập đầu trong những công việc, nghiệp vụ pháp lý. Những email cần được gửi đi. Lịch trình cần được cập nhật. Tiến độ quản lý dự án cần được kiểm soát để phản ánh lượng công việc đã hoàn thành trước thời hạn. Nếu công nghệ của bạn kém xa đến mức bạn không có bất kỳ tùy chọn tự động hóa nào để sử dụng, bạn đang lãng phí thời gian. Với sự phát triển của công nghệ, bạn có thể sử dụng nhiều lựa chọn để làm việc có hiệu quả hơn tại công ty luật của mình.

4. Mất nhiều thời gian để hỗ trợ khách hàng

Công nghệ cần phải nhanh để đạt được hiệu quả. Ý tưởng đằng sau việc sử dụng các thiết bị công nghệ là thông tin có thể được truy cập nhanh chóng và dễ dàng. Công nghệ cũ sẽ làm chậm tiến trình nghiệp vụ. Đôi khi, bạn phải mất rất nhiều thời gian để hỗ trợ một vấn đề đơn giản cho khách hàng. Bạn sẽ cảm thấy như công nghệ của bạn đang kìm hãm bạn. Đó là lý do tại sao hầu hết các doanh nghiệp thay thế máy tính của họ sau mỗi năm năm. Vì khi ấy, chúng đã có tuổi thọ cao. Nếu không có nhiều nâng cấp, chúng sẽ không hoạt động như trước đây. Điều này làm giảm hiệu suất công việc đi rất nhiều.

Hơn nữa, khách hàng là những người bỏ tiền ra để mua trải nghiệm. Họ mong muốn nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và thuận lợi nhất. Cách thức công ty luật của bạn hỗ trợ khách hàng cũng chính là một trong những yếu tố làm nên mức độ hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp. Và đây là điều mà nhiều doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu bằng công nghệ.

5. Thường xuyên gặp phải các vấn đề về kỹ thuật, thông tin

Công nghệ cũ đôi khi còn khiến các chuyên gia kỹ thuật thông tin gặp khó khăn trong sửa chữa. Họ có thể không nhớ họ cần làm gì để khắc phục các lỗi với công nghệ cũ. Hơn nữa, các phụ tùng thay thế cho công nghệ cũ đã bị đào thải từ rất lâu. Sẽ rất khó khăn để tìm kiếm thiết bị thay thế, sửa chữa. Thậm chí tệ hơn, một số vấn đề không thể được sửa chữa. Công ty luật có khi sẽ phải bỏ nhiều chi phí để sửa chữa hơn là thay mới thiết bị hay công nghệ. Chọn công nghệ mới, hiện hơn sẽ cho phép công ty, tổ chức luật của bạn nhận được trợ giúp nhanh chóng và chính xác khi cần.

6. Hệ thống điều hành, quản lý công việc lỗi thời

Đã qua rồi quãng thời gian mà cấp trên phải liên tục để mắt, giám sát nhân viên cấp dưới. Nếu như công ty luật của bạn vẫn hoạt động như vậy thì chứng tỏ nó đã quá lỗi thời. Giờ đây, với những bước chuyển mình mạnh mẽ của công nghệ, nhiều phần mềm quản lý nhân sự ra đời. Điều đó được gọi là chuyển đổi số quy trình quản lý.

Chuyển đổi số quy trình quản lý không chỉ gia tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, tăng năng suất làm việc mà còn là điều kiện quan trọng để quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý tập trung và tự động các thông tin, các thao tác được rút ngắn và giảm sai sót, nhầm lẫn giúp nhân viên hoàn thành nhanh nhiệm vụ của mình.

7. Nhân viên thích sử dụng thiết bị cá nhân hơn

Nếu nhân viên của bạn sử dụng thiết bị cá nhân cả ngày, thì đây cũng là một dấu hiệu công nghệ đáng quan tâm. Đôi khi, nhân viên sẽ sử dụng thiết bị của chính họ vì họ cảm thấy như thể công nghệ của công ty đang làm chậm tiến trình của họ. Nếu hệ thống máy tính hiện tại của doanh nghiệp bạn đang ở trạng thái “nghỉ dưỡng” vì nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân để làm việc, hãy ngồi xuống và nói chuyện với họ. Hãy hỏi xem họ thích gì và sử dụng gì, tạo ra một tiêu chuẩn cho toàn công ty và cung cấp cho họ một công nghệ mới. Điều này sẽ giúp đồng bộ hoá dữ liệu của toàn công ty.

Liệu công ty của bạn có bao nhiêu dấu hiệu công nghệ trên đây? Nếu có, tôi khuyên bạn hãy cải tiến các dấu hiệu công nghệ ấy ngay. Vì đầu tư vào công nghệ là đầu tư vào tương lai công ty luật của bạn. Vì vậy, hãy thường xuyên cập nhật và cải tiến công nghệ. Để từ đó cung cấp chất lượng dịch vụ cao nhất cho khách hàng và nhân viên.