Chấm công là gì? Có những loại nào? Cách làm bảng chấm công

Bài viết hôm nay Vinaseco sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn chấm công là gì. Các hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay và cách làm bảng chấm công tối ưu. Cùng theo dõi nhé!

1. Khái niệm chấm công là gì? 

Chấm công là một hình thức khai báo về sự hiện diện tại chỗ làm, giờ giấc đến chỗ làm, lúc tan ca. Nhờ vào kết quả chấm công, chủ doanh nghiệp cũng như các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được thời gian làm việc, số ngày làm, số ngày nghỉ của mỗi nhân viên.

Từ đó, các bộ phận sẽ đưa ra những quyết định phát lương, tăng lương, thưởng hoặc phạt nhân viên. Nhờ có hình thức chấm công này, mà việc quản lý nhân viên sẽ dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, nhân viên cũng sẽ có ý thức hơn đối với công việc và có trách nhiệm hơn với tập thể, với cái chung.

2. Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay

Hiện nay, các hình thức chấm công khá đa dạng. Được sử dụng phổ biến nhất hiện nay phải kể tới các hình thức chấm công như:

Chấm công bằng thẻ giấy

Cách chấm công này sử dụng máy chấm công thẻ giấy và thẻ giấy để lưu lại các dữ liệu cần thiết khi chấm công. Mỗi lần chấm công, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy sau đó máy sẽ in ra ngày, giờ lên thẻ. Ở mỗi chiếc thẻ giấy sẽ đều được chia sẵn các cột giờ vào, ra cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) cho 31 ngày, chính vì vậy khi sử dụng, nhân viên sẽ chỉ cần 1 thẻ giấy để sử dụng cho cả tháng.

Chấm công bằng thẻ từ

Phương pháp chấm công bằng thẻ từ này yêu cầu phải trang bị máy chấm công thẻ từ. Mã số và các thông tin cần thiết của người lao động sẽ được lưu trong thẻ. Khi chấm công, chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin ngày giờ ra vào sẽ được lưu lại trong máy.

Chấm công bằng khuôn mặt

Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công khuôn mặt. ứng dụng dựa vào các đặc điểm trên khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định danh 1 đối tượng 1 cách tự động thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước. Đây không phải là công nghệ mới, trên thực tế thì từ khi công nghệ sinh trắc học phát triển và bùng nổ thì công nghệ nhận diện khuôn mặt cũng được phát triển theo.

Chấm công bằng vân tay

Hình thức chấm công này cũng sử dụng máy chấm công điện tử vân tay. Bằng việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay kết hợp cùng các công nghệ xử lý hình ảnh máy có thể xác định danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay.

Chấm công bằng mống mắt

Hình thức chấm công này ứng dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition). Đây là phương pháp sử dụng thuật toán hình ảnh để nhận dạng một người nào đó dựa vào cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt ngay cả khi người dùng có đeo kính hay kính áp tròng.

3. Cách làm bảng chấm công trên Excel

Sau khi tìm hiểu về cách chấm công và các phương thức chấm công hiện tại, giờ là lúc doanh nghiệp thu về dữ liệu và đưa chúng vào các bảng chấm công. Công ty có thể sử dụng chấm công máy (thẻ hoặc vân tay) hoặc sử dụng chấm công nhập tay. Hiện nay, chấm công theo máy phổ biến hơn bởi ứng dụng công nghệ thông tin của nó giúp tiết kiệm khá nhiều nguồn lực thời gian và công sức cho doanh nghiệp.

Dưới đây là các loại bảng chấm công phổ biến đang được áp dụng. Ngoài ra còn mẫu file Excel bạn có thể tham khảo:

1. Bảng chấm công theo giờ bằng Excel

Bảng chấm công theo giờ là bảng chấm công có ghi chú rõ giờ – ra vào để tính toán thời gian làm thực tế của nhân viên. Đánh giá liệu nhân viên có đi làm và về đúng giờ hay không?

2. Bảng chấm công theo ngày (trong 01 tháng)

Bảng chấm công theo ngày là bảng chấm công của từng ngày mà nhân viên đó làm việc trong giờ hành chính. Bảng chấm công sẽ tính tổng số ngày công của nhân viên và tính lương cho nhân viên hằng tháng.

3. Bảng chấm công theo tuần

Đây là bảng chấm công dành riêng cho các nhà quản lý coi trọng việc báo cáo theo tuần. Việc chấm công sẽ được báo về từng tuần, từng tuần một. Mỗi tháng thường có 4 bản chấm công tuần và quản lý tính lương nhân viên dựa trên đó. Cách chấm công này thường không phổ biến và chỉ phù hợp với doanh nghiệp cần báo cáo tiến độ định kỳ thường xuyên.