Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số

Chữ ký số là gì? Đây có lẽ là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đang thắc mắc. Bài viết này của Vinaseco sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm này. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được sử dụng để xác minh tính xác thực và tính toàn vẹn của dữ liệu số. Nó có thể coi nó như một phiên bản kỹ thuật số của chữ ký viết tay thông thường, nhưng với mức độ phức tạp và bảo mật cao hơn.

Nói một cách đơn giản, chữ ký viết tay được mã hóa, đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu. Sau khi được tạo, mã đóng vai trò là bằng chứng cho thấy thông tin được gửi tới người nhận không bị giả mạo.

2. Chức năng của chữ ký số đối với doanh nghiệp

Đối với các cá nhân, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. Với các tổ chức, doanh nghiệp, chữ ký số có giá trị tương đương con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật.

Chức năng chính của chữ ký số là sử dụng để thực hiện những giao dịch điện tử mà pháp luật cho phép dùng chữ ký số:

a. Sử dụng trong các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường số: Ký hợp đồng điện tử, thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến, đóng bảo hiểm…

b. Dùng để ký trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email để đối tác, khách hàng xác nhận người gửi thư

c. Sử dụng cho các dịch vụ chính phủ điện tử, ký số khi làm thủ tục hành chính hay xin xác nhận của cơ quan nhà nước.

d. Sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, BHXH hoặc khai báo với cơ quan hải quan, giao dịch ngân hàng, chứng khoán điện tử…

3. Các loại chữ ký số

a. USB Token

USB Token là loại chữ ký số đầu tiên có mặt trên thị trường và được sử dụng rộng rãi hiện nay. Với loại hình này doanh nghiệp được cấp Chứng thư số và khóa bí mật lưu ở USB Token. Khi có có giao dịch hợp đồng điện tử, doanh nghiệp phải kết nối USB vào máy tính để ký số.

b. Chữ ký số HSM

HSM thường được sản xuất dưới dạng một card PCI cắm vào máy tính hoặc một thiết bị độc lập có kết nối mạng. HSM có nhiều tính năng nhằm đáp ứng nhu cầu và yêu cầu cao về việc ký số nhiều và nhanh hoặc hỗ trợ ký tự động. Tuy nhiên, chữ ký số HSM có giá thành khá cao, thường chỉ dùng cho doanh nghiệp lớn có hệ thống quản lý quy mô lớn và cơ sở hạ tầng tốt.

c. Chữ ký số Smartcard

Đây là loại chữ ký số được tích hợp trên Sim do một số nhà mạng phát triển. Hình thức này cho phép việc ký số có thể thực hiện linh hoạt thông qua thiết bị di động. Tuy nhiên, nhược điểm của nó chính là người dùng phải sử dụng sim của nhà mạng để tích hợp. Điều này bất tiện khi người sử dụng ở ngoài khu vực phủ sóng hoặc công tác nước ngoài.

d. Chữ ký số từ xa

Khác với ba loại đã nêu ở trên, chữ ký số từ xa sử dụng công nghệ đám mây, có thể ký mà không cần dùng thêm bất cứ thiết bị phần cứng nào. Nhờ ưu điểm này, người sử dụng có thể ký ở mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi đi công tác hay làm việc tại nhà.

4. Tại sao doanh nghiệp cần phải có chữ ký số?

4.1. Chữ ký số là phần tất yếu của giao dịch điện tử với các cơ quan Nhà nước

Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch theo quy định của pháp luật:

a. Theo quy định tại Khoản 4, Điều 1, Luật số 21/2012/QH 13 ban hành 20/11/2012 sửa đổi, bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11, kể từ ngày 1/7/2013, các doanh nghiệp đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng.

b. Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử

c. Theo quy định tại Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/ cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.

4.2. Xu hướng phát triển của giao dịch điện tử

Giao dịch điện tử ngày càng phổ biến và phát triển và sẽ là xu hướng giao dịch chính của các doanh nghiệp và cá nhân trong tương lai. Trong khi đó, đây là phương tiện đảm bảo xác thực cho giao dịch điện tử. Hay nói cách khác, đây chính là điều kiện cần để tiến hành giao dịch điện tử trên môi trường trực tuyến.

5. Lợi ích chữ ký số đem lại cho doanh nghiệp

Chữ ký số đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong doanh nghiệp. Bởi nó đem đến nhiều lợi ích to lớn. Từ đó giúp rút ngắn các thủ tục hành chính phức tạp trước đây. Một trong số những lợi ích đó là:

–  Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử

–  An toàn, bảo mật thông tin

–  Ngăn chặn khả năng giả mạo

– Tiết kiệm thời gian, chi phí

Trên đây là những chia sẻ của Vinaseco về nội dung đưa ra. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo.