CSF là gì? Tại sao nên kết hợp cả CSF và KPI trong quản trị mục tiêu?

Trong hàng dài hỗn loạn của dự án, mục tiêu và chiến lược, các nhà lãnh đạo dễ dàng mất tập trung và quên mất ưu tiên hàng đầu đối với tổ chức của mình là gì. Đó là lúc các nhân tố thành công then chốt (CSF –  Critical Success Factors) có thể giúp ích. Vậy CSF là gì? Tại sao nên kết hợp cả CSF và KPI trong quản trị mục tiêu? Hãy cùng Vinaseco tìm hiểu về CSF trong bài viết dưới đây nhé!

1. CSF là gì?

CSF là viết tắt của cụm từ: Critical Success Factors, tạm dịch là Yếu tố thành công then chốt. Trong đó, thuật ngữ “Critical” (còn có nghĩa là nghiêm trọng, nguy cấp) đề cập đến nguy cơ gặp phải các sai lầm nghiêm trọng nếu tổ chức thất bại trong việc xác định các yếu tố CSF của mình.

Khái niệm CSF lần đầu tiên được đề cập bởi D. Ronald Daniel. Trong bài báo “Cuộc khủng hoảng thông tin quản trị” (Harvard Business Review, tháng 10 năm 1961). John F. Rockart, thuộc Trường Quản lý Sloan của MIT. Đã xây dựng và phổ biến ý tưởng này gần hai thập kỷ sau đó.

Rockart đã định nghĩa CSF là “các khía cạnh then chốt trong kinh doanh mà nếu kết quả của chúng đạt yêu cầu, sẽ đảm bảo thành công cho tổ chức. Chúng là một trong số ít những khía cạnh đòi hỏi mọi thứ phải đi đúng hướng để doanh nghiệp phát triển. Nếu những nỗ lực trong khía cạnh này chưa tương xứng, kết quả hoạt động của tổ chức sẽ thấp hơn kỳ vọng.”

2. 4 loại CSF

• CSF ngành là các đặc trưng cụ thể của ngành công nghiệp mà tổ chức bạn đang hoạt động. Đây là những điều tối thiểu bạn phải duy trì để đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường. Ví dụ: một công ty khởi nghiệp về công nghệ có thể xác định tính đổi mới như một CSF.
• CSF môi trường là kết quả của những ảnh hưởng môi trường vĩ mô đến tổ chức của bạn. Ví dụ như môi trường kinh doanh, nền kinh tế, đối thủ cạnh tranh và tiến bộ công nghệ. Phân tích PEST có thể giúp bạn hiểu rõ hơn các yếu tố môi trường ở đây.
• CSF chiến lược là chiến lược cạnh tranh cụ thể mà tổ chức của bạn lựa chọn đi theo. Điều này có thể bao gồm các chiến lược STP như phân khúc khách hàng, khách hàng mục tiêu, định vị thương hiệu hay các chiến lược giá, phân phối, sản phẩm…
• CSF giai đoạn là những thay đổi và tăng trưởng nội bộ của tổ chức và thường tồn tại trong thời gian ngắn. Các rào cản, thách thức, hướng đi và ảnh hưởng cụ thể sẽ quyết định các CSF này. Ví dụ, một doanh nghiệp mở rộng nhanh chóng có thể có CSF là tăng doanh số bán hàng ở thị trường quốc tế.

3. Tại sao CSF quan trọng?

“Một tổ chức không nắm rõ các yếu tố yếu tố thành công then chốt của mình giống như một đội bóng tham gia World Cup mà không có thủ môn.” – David Parmenter

Việc nhận thức, giao tiếp và đo lường hiệu quả CSF một cách đúng đắn sẽ đem lại cho doanh nghiệp bạn một số lợi ích sâu sắc bao gồm:

• Loại bỏ các chỉ số đo lường không liên quan hay không tác động trực tiếp đến thành công của doanh nghiệp. Giúp tối ưu nguồn lực và chi phí.
• Giúp nhân viên của bạn nhận thức được điều gì là ưu tiên. Và điều chỉnh từng hành vi trong công việc hàng ngày của họ để nhất quán với mục tiêu tổ chức.
• Quy trình làm việc sẽ được tối ưu hóa. Các cuộc họp, báo cáo và nhiệm vụ sẽ tinh giản hơn vì nhiều vấn đề không liên quan đã được lược bỏ.

4. Tại sao nên áp dụng kết hợp CSF và KPI?

4.1. Áp dụng CSF mà không có KPI: doanh nghiệp sẽ thiếu năng lực cải tiến

Giống như quản lý cân nặng. Sẽ rất khó để giảm cân nếu bạn không bước lên cân để theo dõi cân nặng của mình theo định kỳ. Trong quản trị doanh nghiệp cũng vậy. Nếu bạn chỉ xác định và thực thi các CSF mà không gắn chúng với các KPI để đo lường hiệu quả. Bạn sẽ không xác định được mình đang làm tốt đến đâu, yếu tố CSF nào đang thiếu hiệu quả và cần cải thiện.

4.2. Áp dụng KPI mà không có CSF: doanh nghiệp sẽ thiếu lợi thế cạnh tranh

Đây là trường hợp khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp: khi chưa thực sự xác định được CSF quyết định lợi thế cạnh tranh của mình mà đã xác lập các KPI. Hệ quả là dù có đạt chỉ tiêu KPI hàng tháng, hàng quý. Họ vẫn không đủ khả năng thu hút và giữ chân khách hàng.

Ví dụ, doanh nghiệp bạn đang cố gắng đạt mục tiêu tăng lưu lượng truy cập đến trang web của mình thêm 20%. Bằng cách xuất bản nhiều nội dung miễn phí hơn. Nhưng chất lượng của các bài nội dung đó không còn tốt vì bạn có ít thời gian hơn cho mỗi bài viết. Vì vậy, mặc dù bạn đã có được nhiều khách truy cập hơn nhưng lượng thời gian truy cập trung bình lại giảm. Nhìn chung, doanh số và khách hàng tiềm năng vẫn không tăng lên, mặc dù bạn vẫn đạt được KPI.

KPI là những đầy tớ tốt, nhưng là ông chủ tồi. Do đó, các doanh nghiệp cần sử dụng KPI một cách khoa học. Và liên kết chúng với các ưu tiên chiến lược của họ.

Vậy là Vinaseco đã cung cấp cho các bạn những thông tin tổng quát nhất về CSF. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình tìm hiểu về vấn đề này.