Customer Service là gì? 7 cách làm dịch vụ khách hàng tốt nhất

Mọi các doanh nghiệp đều chú trọng tới dịch vụ khách hàng. Bởi khách hàng chính là yếu tố phản ánh chính xác nhất chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Trong bài viết này Vinaseco sẽ đưa ra chi tiết hơn định nghĩa Customer Service. Từ đó, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về 7 cách làm dịch vụ khách hàng tốt nhất cho bạn đọc.

Customer Service là gì?

Customer Service hay còn được gọi là Dịch vụ khách hàng. Đây là dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp tới khách hàng trong cả 3 giai đoạn trước, trong và sau khi mua hàng. Mục đích giúp khách hàng có được những trải nghiệm tích cực nhất trong quá trình họ tương tác với doanh nghiệp.

Ngoài tổng đài điện thoại là cách tương tác truyền thống ra, doanh nghiệp có thể tận dụng tin nhắn. Bên cạnh đó có thể là email, mạng xã hội để tương tác với khách hàng. Nhiều doanh nghiệp ngày nay cũng đã cài đặt hệ thống trả lời tự động (Chatbot) trên website và fanpage. Nhờ đó mà khách hàng có thể được hỗ trợ bất cứ lúc nào.

7 cách để làm dịch vụ khách hàng tốt nhất

1. Hiểu rõ về sản phẩm

Hiểu rõ về sản phẩm là điều cốt lõi đầu tiên để chăm sóc khách hàng tốt nhất. Bởi bộ phận bán hàng sẽ giải quyết thắc mắc của khách hàng. Từ đó cũng như đưa ra sự tư vấn phù hợp là việc diễn ra thường xuyên. Để làm được điều này, đội ngũ nhân viên phụ trách Customer Service cần hiểu rõ về sản phẩm. Như vậy để có thể tư vấn cho khách hàng một cách hiệu quả nhất.

Kiến thức sâu rộng về sản phẩm sẽ giúp đội ngũ nhân viên Customer Service đưa ra được những giải đáp phù hợp. Hãy tìm hiểu kỹ về sản phẩm để có thể thảo luận về các tính năng. Bên cạnh đó là cách sử dụng một cách chuyên sâu với khách hàng. đồng thời cho khách hàng thấy sản phẩm có thể mang lại lợi ích cho họ như thế nào? Họ sẽ nhận được những giá trị gì từ việc sử dụng sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.

2. Duy trì thái độ tích cực

Một thái độ tích cực sẽ giúp doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc.

Duy trì thái độ tốt giúp doanh nghiệp truyền tải được năng lượng tích cực tới khách hàng. Từ đó khách hàng sẽ cảm thấy ấn tượng tốt với doanh nghiệp hơn. Điều này có thể khuyến khích khách hàng quay trở lại mua hàng vào lần sau.

Luôn giữ thái độ với khách hàng một cách lịch sự và tôn trọng. Kể cả khi phải lắng nghe những lời phàn nàn hay những lời từ chối từ khách hàng. Đội ngũ nhân viên phụ trách dịch vụ khách hàng cũng nên có cách giải quyết thật khôn khéo. Cần giữ thái độ tích cực và mong muốn xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.

3. Giải quyết vấn đề của khách hàng

Hãy thử đặt vào trường hợp của chính bạn. Nếu thắc mắc của bạn không được giải đáp, vậy lần sau bạn có lựa chọn đơn vị đó nữa hay không?

Đó là lý do tại sao doanh nghiệp nên chú trọng vào việc giải quyết các vấn đề cho khách hàng. Phải biến việc giải quyết vấn đề thành một phần trọng tâm. Bởi khách hàng sẽ luôn có những vấn đề cần được giải quyết.

Hãy tìm cách giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh chóng, kịp thời và phù hợp nhất. Khách hàng sẽ cảm nhận được rõ hơn giá trị mà doanh nghiệp cung cấp. Khi vấn đề của họ được giải quyết một cách ổn thỏa, từ đó làm tăng độ hài lòng của khách hàng. Như vậy sẽ đem lại trải nghiệm tích cực đến với họ.

4. Phản hồi nhanh chóng

Đây là điều cần thiết đối với một dịch vụ Customer Service tốt.

Phản hồi khách hàng một cách kịp thời đã trở nên dễ dàng hơn nhờ vào sự phát triển của mạng Internet. Hơn nữa cả thông qua các kênh mạng xã hội.

Hầu hết khách hàng trông chờ được phản hồi nhanh chóng. Dù là bất cứ khi nào cần được tư vấn hoặc có chuyện trục trặc ngoài ý muốn xảy ra.

Nếu không phản hồi kịp thời, doanh nghiệp có thể để mất khách hàng vào tay đối thủ. Bởi khi khách hàng đang phân vân lựa chọn giữa sản phẩm của các nhà cung cấp khác nhau. Khả năng cao là họ sẽ đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp có thể phản hồi lại trong thời gian ngắn hơn.

5. Tạo cơ hội để khách hàng tự phục vụ

Khi khách hàng muốn vấn đề của họ được giải quyết một cách kịp thời. Họ sẽ cảm thấy tự họ hành động thì sẽ nhanh hơn là liên hệ với doanh nghiệp.

Việc đưa ra các ý tưởng sẵn như: hỏi-đáp, những forum và những video và bài viết hướng dẫn. Như vậy để giúp khách hàng tự giải quyết được nhanh chóng.

Việc cung cấp những thông tin hữu ích giúp khách hàng tự có thể giải quyết được vấn đề của mình. Đây cũng là một phương pháp chính trong chiến lược bán hàng Inbound Sales.

Vì vậy, để cung cấp được Customer Service tốt tới khách hàng, hãy tạo cơ hội để khách hàng tự phục vụ mình. Việc đó bằng cách truyền tải nội dung cũng như thông tin có giá trị tới khách hàng. Đó sẽ giúp khách hàng tìm được giải pháp cho vấn đề của mình một cách nhanh chóng nhất.

6. Lắng nghe chủ động

Lắng nghe một cách chủ động không phải là chỉ lắng nghe khách hàng một cách máy móc. Phương pháp lắng nghe chủ động nghĩa là khi một người đang nói, người còn lại sẽ tập trung hoàn toàn. Bạn cần tập trùn vào những gì mà người đối diện đang truyền đạt. Nó sẽ hiệu quả hơn thay vì chỉ “nghe” một cách thụ động.

Khách hàng có thể cảm nhận được nhân viên phụ trách cung cấp Customer Service đang thật sự lắng nghe. Thay vì chỉ nghe cho có, thì khách hàng sẽ có động lực muốn nói. Họ sẽ nói thêm về những vấn đề, nhu cầu của mình hơn. Từ đó, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ tìm ra giải pháp phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

7. Tập trung vào cảm xúc của khách hàng

Nhân viên triển khai dịch vụ khách hàng cũng cần tập trung vào cảm xúc của khách hàng. Như vậy để có được một cuộc trò chuyện khiến khách hàng hài lòng và thoải mái.

Đừng phán xét và bỏ qua những ý tưởng của khách hàng kể cả khi không đồng ý với những ý tưởng đó. Nếu đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng phán xét và ngắt lời khách hàng khi phản đối ý kiến của họ. Làm như vậy cảm xúc của khách hàng sẽ trở nên tiêu cực hơn. Điều đó dẫn đến việc họ sẽ có ấn tượng không tốt. Kết quả có thể không lựa chọn đầu tư vào sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Như vậy là Vinaseco đã giúp bạn hiểu hơn về thuật ngữ Customer Service là gì. Bên cạnh đó chúng tôi đã cung cấp 7 cách làm dịch vụ khách hàng tốt nhất. Hi vọng bài viết sẽ giúp cho công việc kinh doanh của các doanh nghiệp đạt được những hiệu quả tốt nhất.