Giải pháp cho những “rắc rối” thường gặp tại các Công ty Luật

Là Luật sư hành nghề với tư cách cá nhân đã rất khó khăn và để điều hành một Công ty Luật còn thách thức hơn rất nhiều. Từ các quy trình thanh toán rườm rà, đến những khó khăn trong việc quản lý, có rất nhiều điều Luật sư cần giải quyết để điều hành một Công ty Luật hiệu quả. Làm thế nào để Luật sư biết bắt đầu từ đâu? Và có những giải pháp nào? Hãy cùng Congnghephaply điểm qua một vài thách thức phổ biến mà các Luật sư phải đối mặt, cùng với các giải pháp tiềm năng cho những vấn đề đó. 

1. Xử lý các công việc lặp lại

Vấn đề: Thực tế tại Việt Nam cho thấy, các Luật sư phải dành phần lớn thời gian để thực hiện các công việc tương tự nhau. Với mỗi vụ việc mà công ty tiếp nhận, các Luật sư sẽ đều phải thực hiện các thủ tục, quy trình tương tự: Ví dụ soạn Đề xuất dịch vụ pháp lý, Hợp đồng dịch vụ pháp lý, thanh lý hợp đồng, hóa đơn,… . Hãy tưởng tượng việc lặp lại những công việc này mỗi ngày, điều này gây nên những căng thẳng, mệt mỏi và lãng phí rất nhiều thời gian của Luật sư.

Giải pháp: Những phần mềm quản lý pháp lý có thể giúp ích trong trường hợp này. Vinacase của Công ty Vinaseco dựa trên cơ sở dữ liệu biểu mẫu của hàng nghìn văn bản pháp luật để hỗ trợ các Luật sư trong việc soạn thảo các văn bản pháp luật bị lặp lại thường xuyên. Là một Luật sư, bạn sẽ có thể trợ giúp nhiều khách hàng hơn và cải thiện khả năng tiếp cận các văn bản pháp luật một cách nhanh chóng.

2. Phân loại, sắp xếp và quản lý hồ sơ, hóa đơn thanh toán

Vấn đề: Do đặc trưng công việc, mỗi Luật sư đều có một lượng lớn hồ sơ, tài liệu cần giải quyết và lưu trữ. Với quá nhiều tài liệu và hồ sơ như vậy, các Luật sư, Công ty Luật đều đang gặp ít nhiều rắc rối trong việc lưu trữ, quản lý hồ sơ. Sẽ như thế nào nếu bạn đến công ty và không biết chính xác tài liệu mình cần đang ở đâu trong đống hồ sơ lộn xộn kia? Công việc nào đang cần phải giải quyết ngay lập tức? Có hóa đơn nào đang đến hạn?

Giải pháp: Lưu trữ hồ sơ, tài liệu trên phần mềm điện toán đám mây. Các giải pháp lưu trữ tài liệu dựa trên đám mây cho phép các Luật sư truy cập an toàn các tệp của mình. Với Vinacase, hồ sơ còn được sắp xếp tùy chỉnh theo thời gian và vụ việc. Các hóa đơn được sắp xếp theo thứ tự thời gian và nhắc nhở đến hạn cũng giúp Luật sư tránh bỏ sót việc thanh toán những hóa đơn. Luật sư cũng có thể liên lạc, chia sẻ dễ dàng với nhân viên, đồng nghiệp và khách hàng. Vinacase chắc chắn sẽ là một giải pháp hữu ích với khả năng lưu trữ tài liệu không giới hạn.

3. Nhân sự, kế toán – quá nhiều nghiệp vụ mà Luật sư phải thực hiện

Vấn đề: Nhân sự, kế toán luôn là những vấn đề đặc biệt quan trọng của bất kì công ty nào, đặc biệt đối với Công ty Luật. Có 02 giải pháp truyền thống: Bạn phải tốn nhiều chi phí hơn để thuê nhân viên hành chính – nhân sự, kế toán hoặc chính các Luật sư phải kiêm những công việc này. Điều này có vẻ gây lãng phí thời gian và nằm ngoài khả năng đối với các Luật sư bởi họ được đào tạo để làm việc trong lĩnh vực pháp lý.

Giải pháp: Trong trường hợp này, công ty chỉ cần có một máy chủ nội bộ kết nối với các thiết bị khác nhau sẽ cho phép chúng ta thực hiện mọi thứ bằng kĩ thuật số một cách dễ dàng và thuận tiện. Các phần mềm công nghệ pháp lý sẽ giúp các Công ty Luật quản lý nhân sự, tính lương dựa trên số giờ làm việc chỉ bằng những thao tác rất đơn giản. Công ty sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí khi chỉ cần thuê một người có kiến thức cơ bản về kế toán, nhân sự và với sự hỗ trợ của công nghệ, các vấn đề này đối với Công ty Luật sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

4. Xây dựng và duy trì sự hiện diện trực tuyến

Vấn đề: Khi các Luật sư, Công ty Luật đều có khả năng giải quyết các vấn đề pháp lý, vậy điểm khác biệt giữa họ là gì? Như các thị trường khác, để tồn tại và phát triển trong lĩnh vực pháp lý rất cạnh tranh này, các Công ty Luật cần làm cho công ty của mình luôn hiện diện trực tuyến và nổi bật trong đám đông.

Giải pháp: Một Công ty Luật trong thời đại 4.0 cần có sự hiện diện trực tuyến với một trang website giới thiệu các dịch vụ của họ. Để thu hút nhiều khách hàng hơn công ty phải tạo hình ảnh độc đáo, nội dung đúng chuyên môn nhằm tạo sự khác biệt đối với các đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực. Công ty cũng có thể xây dựng sự hiện diện trực tuyến thông qua mạng xã hội, trang web và các nền tảng trực tuyến khác… .

– Trang web công ty phải tạo ấn tượng hấp dẫn và chuyên nghiệp. Khi tạo một trang web cần lưu ý phải chọn các mẫu dễ sử dụng, dễ điều hướng, có nội dung cốt lõi dễ hiểu và đơn giản. Để có thứ hạng cao trên các tìm kiếm của Google, chúng ta cần tạo nội dung đặc biệt, thường xuyên cập nhật những thông tin nóng ngoài xã hội. Hiện nay có rất nhiều Công ty Luật và Văn phòng Luật thuê công ty có chuyên môn để làm công việc SEO giúp Công ty Luật trở nên chuyên nghiệp và tối ưu hóa thời gian hơn.

– Phương thức truyền thông qua mạng xã hội đã trở thành một nền tảng thiết yếu cho hoạt động tiếp thị của các Công ty Luật. Các nền tảng như Twitter, Instagram và Facebook… cần được kết nối với trang web của Công ty Luật để tạo sự hiện diện trực tuyến mạnh mẽ hơn. 

Bất kể nền tảng xã hội nào mà bạn quyết định sử dụng, hãy đảm bảo Công ty có chiến lược tiếp thị cung cấp các dịch vụ làm hài lòng khách hàng của mình trên nền tảng đó.

Thị trường tư vấn pháp luật giờ đây không khác các thị trường chung là bao, đều có những thách thức và mang tính cạnh tranh nhằm thu lợi nhuận cao nhất. Hoạt động tư vấn pháp luật là một nghề giống như mọi nghề khác, cũng chịu sự chi phối của quy luật thị trường. Do đó, các công ty luật cần tiếp thu và đề ra các chính sách hợp lý để Công ty Luật hoạt động hiệu quả.