Kiểm soát quy trình thực hiện hợp đồng dịch vụ pháp lý với phần mềm VINACASE

Kiểm soát quy trình thực hiện hợp đồng dịch vụ pháp lý với

phần mềm VINACASE

Kiểm soát quy trình thực hiện dịch vụ pháp lý là công việc hết sức quan trọng đối với 1 tổ chức hành nghề. Một quy trình tốt và sự kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp việc cung cấp các dịch vụ được hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực. Ngược lại nếu không kiểm soát tốt thì sẽ dẫn tới tình trạng không kiểm soát được số lượng và tiến độ các công việc, bỏ sót việc cần làm, thất thoát tiền, tỉ lệ lợi nhuận thấp, tốn nhiều thời gian.

1. Quy trình thực hiện thực tế ở các tổ chức:

Bước 1: Báo giá

1. Nhân viên tiếp nhận yêu cầu của khách hàng.
2. Phân tích các vấn đề pháp lý.
3. Lựa chọn dịch vụ phù hợp.
4. Lập bản ý kiến tư vấn pháp lý và báo giá.
5. Gửi bản ý kiến tư vấn pháp lý và báo giá cho khách hàng.
6. Nhận phản hồi từ khách hàng.

Bước 2: Ký hợp đồng

Sau khi báo giá thành công, nhân viên sẽ thực hiện soạn hơp đồng dịch vụ pháp lý và hai bên tiến hành ký kết hợp đồng.

Bước 3: Thực hiện hợp đồng

Quá trình này được thực hiện bởi nhiều người với nhiều công đoạn khác nhau:

1. Lập danh sách chi tiết công việc cần làm.
2. Soạn hợp đồng, hồ sơ, biểu mẫu, kê khai.
3. Gửi và nhận hồ sơ từ khách hàng.
4. Nộp hồ sơ theo thủ tục hành chính.
5. Nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
6. Thực hiện các công việc trong hợp đồng.
7. Thu – chi tiền.
8. Nhận kết quả và bàn giao lại cho khách hàng.

Bước 4: Bàn giao kết quả, thanh lý hợp đồng

1. Soạn biên bản bàn giao.
2. Soạn biên bản thanh lý hợp đồng.
3. Bàn giao hồ sơ kết quả.
4. Thực hiện các nghĩa vụ tài chính.

2. Các vấn đề mà các tổ chức thường gặp phải

1. Tất cả các công việc quản lý bằng excel, google drive,…Mỗi người 1 file dẫn tới không kiểm soát được tổng thể.
2. Trao đổi công việc qua zalo, ghi chép trong sổ cá nhân,… dẫn tới không kiểm soát được tiến độ công việc để nhắc nhở, báo cáo lại với khách hàng.
3. Việc soạn báo giá, hợp đồng còn chậm trễ, mất nhiều thời gian, sai số liệu, dẫn tới mất cơ hội khách hàng.
4. Không kiểm soát được dòng tiền do việc thu – chi tiền của nhân viên không được ghi chép cùng 1 hệ thống, không có sự xác nhận, phê duyệt,….

3. Bài toán đặt ra

1. Quản lý được toàn bộ tiến trình thực hiện của công việc: Ai phụ trách? Ở bước nào? Ai thực hiện? Công nợ khách hàng? Lịch hẹn?
2. Tự động hóa các biểu mẫu: Báo giá? Hợp đồng? Phiếu thu – chi? Biên bản?
3. Quản lý được toàn bộ dòng tiền: Thu phí dịch vụ? Tạm ứng? Chi tiền? Lương nhân viên?
4. Báo cáo tổng thể: Nhà quản lý muốn nắm được toàn bộ tình hình hoạt động của tổ chức 1 cách kịp thời, tổng quan và đa dạng.

4. Giải pháp của VINASECO

VINASECO đã xây dựng và phát triển sản Phần mềm quản lý dịch vụ và hồ sơ pháp lý VINACASE để giúp các tổ chức doanh nghiệp kiểm soát quy trình thực hiện hợp đồng nội bộ một cách hiệu quả. Phần mềm hỗ trợ nhiều quy trình của các lĩnh vực khác nhau nhưng về cơ bản sẽ gồm các bước như sau:

Bước 1: Báo giá dịch vụ

1. Chọn nguồn khách hàng
2. Chọn khách hàng có sẵn hoặc thêm mới khách hàng
3. Chọn biểu mẫu báo giá
4. Chọn dịch vụ
5. Tải báo giá tự động
6. Gửi email báo giá trực tiếp từ phần mềm
7. Tải hợp đồng tự động

Bước 2: Thực hiện hợp đồng

1. Lập danh sách công việc cần thực hiện theo thời gian và người phụ trách
2. Cập nhật tiến độ công việc
3. Nắm bắt quy trình nội bộ đối với từng dịch vụ
4. Lập phiếu thu – chi tiền của hợp đồng
5. Theo dõi công nợ khách hàng: tổng giá trị hợp đồng, đã thanh toán, cần thanh toán
6. Theo dõi lịch sử thu chi

Bước 3: Kết thúc và thanh lý hợp đồng

1. Tải biên bản bàn giao
2. Tải biên bản thanh lý hợp đồng
3. Bàn giao cho khách hàng
4. Cập nhật tiến độ hoàn thành công việc.

Bước 4: Chăm sóc khách hàng sau dịch vụ

1. Quản lý thông tin khách hàng
2. Phân loại khách hàng
3. Thống kê lịch sử giao dịch
4. Chuyển giao data khách hàng

Hy vọng quy trình này có thể hỗ trợ các nhà quản lý trong việc Kiểm soát quy trình thực hiện hợp đồng dịch vụ pháp lý.