Kiến thức cơ bản về bảo mật dữ liệu cho công ty luật

Các công ty Luật dù có quy mô lớn hay nhỏ, thì vấn đề bảo mật dữ liệu vẫn luôn là nhiệm vụ hàng đầu cần được quan tâm để bảo vệ thông tin khách hàng và đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra thuận lợi. Vậy, vấn đề bảo mật dữ liệu các công ty Luật cần lưu ý những gì? Hãy cùng Congnghephaply.vn tìm hiểu bài viết sau đây để hiểu thêm về vấn đề bảo mật dữ liệu cho công ty Luật nhé!

1. Giới hạn quyền truy cập

Các công ty Luật hoàn toàn có thể thắt chặt hơn nữa việc giới hạn quyền truy cập vào dữ liệu bằng cách sử dụng công cụ xác thực và mã hóa. Xác thực là quá trình ngăn người dùng trái phép ra khỏi nơi dữ liệu của bạn hiện đang được lưu trữ. Trong khi đó, mã hóa là hành động làm xáo trộn nội dung của dữ liệu ngay cả khi một bên có quyền truy cập vào nó.

1.1. Xác thực

Hiện nay, có rất nhiều hình thức xác thực khác nhau với mức độ phức tạp được nâng cao. Các công ty Luật có thể sử dụng FaceID để truy cập vào điện thoại thông minh, quét vân tay để truy cập 24/7, sử dụng mật khẩu hay xác thực hai yếu tố (2FA) để bảo mật dữ liệu một cách an toàn. Tất cả những điều này nhằm xác thực những người có quyền truy cập mới có thể sử dụng được. Mức độ bảo mật phải phù hợp với tầm quan trọng của dữ liệu được bảo mật. Dữ liệu càng quan trọng thì mức độ bảo mật phải càng phức tạp bấy nhiêu. Hãy sử dụng công cụ và mẹo xác thực dưới đây:

1.2. Mã hóa

Mã hóa là hình thức làm xáo trộn thông tin mà người dùng trái phép có thể có được quyền truy cập. Các công ty Luật sẽ sử dụng mật mã để mã hóa tệp, email hoặc các thông tin khác để buộc người dùng tiếp theo sẽ phải giải mã tệp đó trước khi xem. Đối với mục đích bảo mật dữ liệu của công ty Luật, sử dụng mã hóa này sử dụng ở 2 trạng thái riêng biệt: dữ liệu ở trạng thái nghỉ và dữ liệu khi đang chuyển tiếp.

1.2.1. Dữ liệu ở trạng thái nghỉ

Dữ liệu ở trạng thái nghỉ đề cập đến thông tin khách hàng khi nó đang hoạt động ở bất cứ đâu. Nó có thể nằm trên máy tính của bạn, trong máy chủ đám mây, trên điện thoại của bạn hoặc trong hệ thống quản lý hành nghề luật của bạn. Và quan trọng hơn nữa nó có thể hoạt động ở bất cứ nơi nào cùng một thời gian. Do vậy, các công ty Luật nên sử dụng những mẹo để bảo vệ dữ liệu ở trạng thái nghỉ ngơi như sau:

1.2.2. Dữ liệu đang chuyển tiếp

Dữ liệu “đang chuyển tiếp” là thông tin đi ngang qua mạng từ một nơi này đến nơi khác. Ví dụ như khi công ty Luật gửi tin nhắn thì tin nhắn đó đi từ thiết bị của công ty Luật, đến máy chủ của ứng dụng, rồi đến thiết bị của người nhận. Một ví dụ khác là việc lướt mạng: khi nhân viên của công ty Luật xem một trang web, dữ liệu từ trang đó đi từ máy chủ của công ty Luật đến trình duyệt của nhân viên đã xem trang web đó.

Việc mã hóa dữ liệu đang chuyển tiếp, bạn phải luôn mã hóa các tệp nhạy cảm và đường đi mà dữ liệu đang di chuyể. Do vậy, để bảo vệ dữ liệu đang chuyển tiếp một cách hiệu quả nhất hãy sử dụng những công cụ sau:

2. Đảm bảo tệp thông tin khách hàng được toàn vẹn

Ngoài việc duy trì tính bảo mật của các tệp khách hàng, các công ty Luật cũng phải duy trì tính toàn vẹn của chúng. Điều này có nghĩa là công ty Luật không làm mất hoặc làm hỏng dữ liệu, cho dù có ai đó xóa mất, hoặc bị mất quyền truy cập.

Trong bảo mật dữ liệu của công ty Luật, việc bảo vệ tính toàn vẹn của thông tin khách hàng bạn cần tạo các bản sao dữ liệu và  lưu trữ chúng ở những nơi chu đáo. Công ty Luật có thể sử dụng những mẹo sau để đảm bảo sự toàn vẹn cho tệp thông tin khách hàng: