KPI là gì? Cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

Chỉ số KPI hiện nay đã tương đối quen thuộc trong các công việc liên quan tới kinh doanh, dự án, nhân sự, marketing, quản lý, .. Trong một vài năm trở lại đây, chỉ số này được áp dụng mạnh mẽ và phổ biến tại Việt Nam nhưng chưa đem lại hiệu quả cao. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu thực chất KPI là gì và cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả.

1. KPI là gì? 

KPI – Key Performance Indicator: chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi nhân viên sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của nhân viên đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.

Đây là cách nhà quản lý giám sát “sức khỏe” của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… Từ đó biết được nhân viên có đang làm việc hiệu quả, tình hình hoạt động của doanh nghiệp có đang phát triển hay không.  Và để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết đúng đắn và kịp thời.

2. Phân biệt 2 loại hệ thống KPI cơ bản 

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau. Ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product). Có rất nhiều các KPIs, nhưng tóm gọn lại thì thường có 2 loại KPI sau đây:

KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược

Các mục tiêu mang tính chiến lược thì thường là tiền, lợi nhuận, thị phần. Nó tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty. Ví dụ KPI chiến lược là phải đạt doanh số 10 tỷ/tháng và 120 tỷ/năm. Nếu không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và Marketing bị cho thôi việc….

KPI được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật

Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược. Ví dụ Social KPI là mỗi tháng cần phải đạt được 100,000 lượt tương tác. Tuy nhiên, số lượt tương tác này dù có đạt được cũng sẽ không giúp công ty tăng doanh số.

Nhưng các KPI này là một chỉ số mang tính đo lường sự phát triển và hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi. Nhưng nó phải đóng góp một phần vào mục tiêu chung. Ví dụ: nhiều lượt tương tác -> nhiều comments, nhiều inbox -> nhiều người tìm hiểu về dịch vụ -> nhiều khả năng bán hàng hơn -> tăng doanh thu.

3. Ưu, nhược điểm của phương pháp quản trị bằng hệ thống KPI

Ưu điểm

– Chỉ số KPI giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sức tăng trường so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban.

– Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp bạn quản lý cũng như nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm.

– KPI là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.

– Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.

Nhược điểm

– Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART thì sẽ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

– Để có thể xây dựng được hệ thống KPI đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập KPI phải có chuyên môn cao, hiểu biết rõ về KPI. Từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách khoa học nhất.

– Hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.

4. Cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả 

Để xây dựng một hệ thống KPI hiệu quả, nhà quản lý cần quan tâm các đặc điểm sau đây:

Nguyên tắc xây dựng

Nguyên tắc SMART được áp dụng khi xây dựng một hệ thống KPI. Cụ thể như sau:

– Specific – mục tiêu cụ thể: KPI phải được xác định và định nghĩa một cách rõ ràng. Hướng tới một mảng nào đó cần cải thiện rõ rệt. KPI cần có đóng góp gì đó trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh.

– Measurable – Mục tiêu đo lường được: Cần phải có khả năng đo đếm và đánh giá được bằng số liệu, báo cáo. Một KPI không thể đo lường được hay không có chuẩn mực để đánh giá thì cũng như không có KPI.

– Attainable – Mục tiêu có thể đạt được: KPI này có thể giao cho người chịu trách nhiệm và có thể làm được. Nếu bạn không thể tìm được nhân viên nào để giao việc chịu trách nhiệm KPI đó hay KPI đó không có khả năng thực hiện được thì liệu KPI đó có nên tồn tại không?

– Relevant – Mục tiêu thực tế: KPI cần phải mang tính thực tế. Bạn không thể đặt KPI cho nhân viên dựa trên một giả thuyết hay niềm tin nào đó được.

– Timebound – Mục tiêu có thời hạn cụ thể: cần phải có mốc thời gian nhất định để xác định khi nào công việc hoàn thành để đánh giá mức độ hoàn thành. Đừng bao giờ giao KPI (hay bất cứ công việc mục tiêu gì) mà không xác định một mốc thời gian cần phải hoàn thành.

Các bước xây dựng 

Khi đã nắm rõ nguyên tắc xây dựng hệ thống KPI thì bạn cần đi sâu vào các bước thực hiện.

Bước 1: Xác định chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ KPI là gì?

Bước 2: Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…Để từ đó đưa ra các tiêu thức phù hợp. Tránh trường hợp KPI không nhắm trúng mục tiêu.

Bước 3: Xác định các chỉ số KPI phù hợp với từng bộ phận

Các chỉ số KPI bao gồm có:

– Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.

– Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.

– Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.

Bước 4: Xác định các tiêu chí đánh giá, đo lường

– Thông thường, mức độ hoàn thành KPI được chia thành 2-5 thang điểm.

– Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ thì việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI có thể gặp khó khăn.

Bước 5: Chính sách thưởng, phạt đi kèm

KPI đưa ra mục đích là giúp tăng hiệu suất công việc. Chính vì vậy nhà quản lý cần có chính sách khuyến khích, động viên kịp thời. Ngoài ra với những cá nhân chưa hoàn thành KPI, cần có hình phạt đi kèm.

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của Vinaseco về KPI. Chúng tôi hi vọng có thể mang đến cho các bạn một góc nhìn sâu hơn và rõ ràng hơn KPI và cách để tạo ra chỉ số KPI phù hợp.