Làm thế nào để bảo vệ dữ liệu trong Excel

Bảo vệ dữ liệu trong Excel là một thủ thuật vô cùng hay ho. Nó có thể sẽ giúp bạn bảo toàn dữ liệu trong nhiều trường hợp. Vậy các thực hiện ra sao? Hãy cùng theo dõi bài viết của Vinaseco bạn nhé!

1. Mật khẩu bảo vệ dữ liệu trong Excel

Khi thao tác trong Excel, điều hướng đến tab File => Info => Protect Workbook => Encrypt with Password.

Khi chọn bất cứ mật khẩu nào, chọn một sự kết hợp mạnh mẽ và an toàn bao gồm các chữ cái, số và ký tự. Hãy nhớ rằng mật khẩu phân biệt dạng chữ.

Trong những phiên bản trước, đã có những cách khắc phục dễ dàng để phớt lờ việc bảo vệ mật khẩu của Workbook trong Excel, nhưng không nằm trong những phiên bản mới hơn.

Trong Excel 2013 và những bản sau này, đặt mật khẩu sẽ ngăn chặn các phương pháp truyền thống để phớt lờ nó. Hãy đảm bảo rằng bạn lưu trữ mật khẩu của mình một cách cẩn thận và an toàn. Hoặc bạn sẽ có nguy cơ mất quyền truy cập vĩnh viễn vào Workbook của bạn.

Workbook trong Excel – chức năng Mark as Final (đánh dấu là bản cuối cùng)

Nếu bạn muốn giảm tác động với các bảng tính của mình, hãy xem xét sử dụng các tính năng Mark as Final. Khi bạn đánh dấu một file Excel như là phiên bản cuối cùng, nó chuyển tập tin sang chế độ chỉ đọc read-only. Người dùng sẽ phải cấp quyền lại để chỉnh sửa.

Để thay đổi một tập tin với chế độ chỉ đọc:

– Quay trở lại nút File => Info => Protect Workbook (bảo vệ workbook) một lần nữa.

– Chọn Mark as Final và xác nhận rằng bạn muốn đánh dấu các tài liệu như một phiên bản cuối cùng.

Đánh dấu một tập tin như là phiên bản cuối cùng sẽ thêm vào một cảnh báo mềm nằm trên đầu của tập tin. Bất cứ ai mở tập tin sau khi  đã được đánh dấu như bản cuối cùng thì sẽ nhìn thấy một chú ý, cảnh báo họ rằng tập tin đó là bản cuối cùng.

Đánh dấu tập tin như là phiên bản cuối cùng là một cách không chính thức báo hiệu rằng một tập tin không nên thay đổi nữa. Người nhận vẫn có khả năng bấm vào chỉnh sửa Edit Anyway và chỉnh sửa bảng tính.

2. Mật khẩu bảo vệ cấu trúc Sheet trong Excel của bạn

Chúng ta hãy học cách bảo vệ các Structure (cấu trúc) trong Excel. Tùy chọn này sẽ đảm bảo rằng không có sheet nào bị xóa, thêm vào.

Nếu bạn muốn tất cả mọi người có thể truy cập vào workbook, nhưng giới hạn việc thay đổi mà họ có thể làm trên một tập tin, đây là một khởi đầu tuyệt vời. Việc bảo vệ cấu trúc của workbook, và giới hạn cách người dùng có thể thay đổi các sheet bên trong nó.

Để bật bảo vệ này, hãy đi tới tab Review trên ribbon của Excel. Sau đó click vào bảo vệ Protect Workbook.

Khi tùy chọn này được bật, những điều sau sẽ có tác động:

a. Không có workbook mới nào có thể được thêm vào workbook.

b. Không có sheet mới nào có thể bị xóa bởi workbook.

c. Sheet có thể không còn được ẩn đi hoặc bỏ ẩn khỏi chế độ xem của người dùng.

d. Người dùng không thể kéo và thả các tab sheet để sắp xếp lại chúng trong workbook đó.

Click vào Protect Workbook một lần nữa và nhập vào mật khẩu để kích hoạt lại workbook thay đổi.

3. Cách bảo vệ các ô trong Excel

Để bắt đầu, tìm tab Review => Protect Sheet. Trong cửa sổ bật lên, bạn sẽ thấy một tập hợp lớn các tùy chọn. Cửa sổ này cho phép bạn tinh chỉnh theo cách mà bạn muốn bảo vệ các ô trong bảng tính Excel của mình. Bây giờ, hãy để lại các thiết lập theo chế độ mặc định.

Tùy chọn này cho phép bảng tính của bạn được bảo vệ rất cụ thể. Theo mặc định, các tùy chọn sẽ gần như hoàn toàn khóa lại các bảng tính. Hãy thêm một mật khẩu để sheet này được bảo vệ. Nếu bạn bấm OK vào thời điểm này.

Excel thông báo lỗi rằng ô đó được bảo vệ, đó chính xác là điều mà chúng tôi muốn cho bạn thấy.

Để bỏ bảo vệ sheet, chỉ cần đơn giản là click vào nút Protect Sheet. Sau đó hãy nhập lại mật khẩu để loại bỏ bảo vệ được thêm vào sheet.

Bảo vệ dữ liệu trong Excel

Chúng ta hãy xem lại các tùy chọn hiển thị khi bạn bắt đầu bảo vệ một sheet trong Workbook trong Excel.

Trình đơn Protect Sheet cho phép bạn tinh chỉnh các tùy chọn cho việc bảo vệ Sheet. Mỗi hộp trong trình đơn này cho phép người dùng thay đổi thêm một chút bên trong một worksheet được bảo vệ.

Để xóa bảo vệ, đánh dấu vào ô tương ứng trong danh sách. Ví dụ, bạn có thể cho phép người sử dụng bảng tính để định dạng ô bằng cách chọn các phần tương ứng.

Dưới đây là hai ý tưởng về cách làm thế nào để bạn có thể cho phép người dùng thay đổi bảng tính một cách có chọn lọc:

a. Chọn ô Format cells, columns và rows cho phép người dùng thay đổi hình thức trực quan của các ô mà không cần sửa đổi các dữ liệu ban đầu.

b. Insert columns và rows có thể được chọn vì vậy người dùng có thể thêm nhiều dữ liệu hơn, trong khi bảo vệ các ô gốc.

Ô quan trọng không chọn là ô Protect worksheet and contents of locked cells  Điều này là để bảo vệ dữ liệu bên trong các ô dữ liệu.

Hy vọng rằng những chia sẻ của Vinaseco sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc. Chần chừ gì nữa hãy thực hành ngay thôi nào.