Làm thế nào để thuyết phục nhân viên sử dụng công nghệ

Khi công nghệ ngày càng phát triển, việc ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp là điều tất yếu. Tuy nhiên, khó khăn mà rất nhiều các doanh nghiệp gặp phải, nhất là doanh nghiệp truyền thống đó là vấn đề nhân viên từ chối sử dụng công nghệ. Lý do xuất phát từ thói quen làm việc trong thời gian dài khi chưa có công nghệ? Vậy làm thế nào để thuyết phục họ sử dụng công nghệ trong công việc của mình? Trong bài viết này, Vinaseco sẽ giúp bạn đưa ra giải pháp.

“Khi nào thì nhân viên của tôi sẵn sàng dùng công nghệ?”

Không phải ai trong doanh nghiệp của bạn cũng sẽ tiếp nhận phần mềm với ánh nhìn e dè và tiêu cực. Bạn vẫn sẽ thấy có những người phấn khích mày mò, có người tìm cách sử dụng một cách thận trọng.

Từ những năm 1960s, nhà xã hội học danh tiếng Everett Rogers đã thống kê và phân loại. Ông phân những thái độ cởi mở khác nhau trước việc sử dụng công nghệ. Kết quả như sau:

Theo mô hình áp dụng phần mềm này, nhân viên của bạn có thể thuộc một trong năm nhóm:

– Innovators (Những nhà cải tiến). Đây là những người đón đầu mà bạn thậm chí sẽ không phải tốn thời gian thuyết phục họ sử dụng công nghệ mới. Bởi vì họ THÍCH công nghệ mới.

– Early adopters (Những người áp dụng sớm). Những người dùng này sẽ thử phần mềm mới nhanh hơn đa số nhân viên còn lại. Nhưng lý do là bởi họ sớm nhìn thấy được những thay đổi tích cực mà công nghệ này có thể đem lại.

– Early majority (Phần đông áp dụng sớm). Nhóm này tiếp cận phần mềm mới một cách thận trọng và thực tế.

– Late majority (Phần đông áp dụng muộn). Những người dùng này sẽ chỉ áp dụng phần mềm mới khi mà thấy rằng đại đa số đã từ bỏ công cụ cũ. Hơn nữa công cụ cũ đã trở nên không hợp lý.

– Laggards (Những người chậm chạp): Nhóm người này có xu hướng sử dụng công nghệ và phần mềm quen thuộc.

Khi đã phân loại được các nhóm nhân viên này, bạn sẽ xác định nhân viên của mình và đưa ra giải pháp.

Việc đưa một phần mềm vào triển khai không phải chỉ là 1-2 ngày. Nó đòi hỏi một thời gian đủ để từng nhóm nhân viên làm quen với thay đổi. Như vậy doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả thực sự của phần mềm.

Lộ trình 4 bước triển khai công nghệ vào doanh nghiệp

Bước 1: Xác định người chịu trách nhiệm triển khai

Đối với những mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, việc áp dụng công nghệ mới là khá dễ dàng. Không có nhiều người ở trên hay dưới bạn để cần phải thuyết phục giá trị mới của phần mềm. Chỉ cần bạn nhận ra sự thay đổi là cần thiết và áp dụng ngay lập tức.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp và tập đoàn vừa và lớn, việc lãnh đạo thay đổi không đơn giản như vậy. Câu chuyện áp dụng một công nghệ mới nhiều khi không chỉ giới hạn ở sự thay đổi công cụ. Hơn nữa mà còn ở xây dựng lại quy trình kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp. Bên cạnh đó thậm chí là tầm nhìn.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch triển khai

Các bộ phận liên quan để lập nên một kế hoạch triển khai. Phạm vi kế hoạch của bạn sẽ thay đổi dựa trên loại công nghệ bạn đã chọn. Ví dụ như:

– Thời điểm quan trọng: Khi nào công nghệ mới của bạn sẽ sẵn sàng ra mắt? Khi nào bạn sẽ yêu cầu người dùng chuyển đổi hoàn toàn sang giải pháp mới? Khi nào bạn sẽ loại bỏ hoàn toàn công cụ hiện tại?

– Các tầng triển khai: Bạn sẽ triển khai công nghệ mới của mình cho tất cả nhân viên cùng một lúc chứ? Hay sẽ tốt hơn nếu tách riêng các bộ phận để đảm bảo tính chuyên môn hóa?

– Loại đào tạo: Công ty sẽ cần những loại đào tạo nào? Bộ phận nào cần nhiều hướng dẫn hơn? Làm thế nào để truyền đạt cho mỗi bộ phận một cách diễn giải phù hợp?

– Xác lập mục tiêu triển khai công nghệ: Xác định các mục tiêu cụ thể cho những gì mỗi thành viên trong nhóm. Dự kiến ​​sẽ đạt được với công nghệ mới được sử dụng.

Bước 3: Đưa phần mềm vào thực thi

Nhìn chung, việc áp dụng hệ thống phần mềm mới đòi hỏi một lộ trình chi tiết và toàn diện. Đây chính là ưu tiên hàng đầu của công ty. Nhân viên sẽ cần rất nhiều thời gian để luyện tập và thích ứng với hệ thống mới. Công ty cũng cần có kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý. Sau đó chuẩn bị các tài liệu cho việc đào tạo diễn ra nhanh chóng và đạt kết quả. Doanh nghiệp cần:

– Công bố phần mềm mới: Cung cấp thông tin rõ ràng đến nhân viên

– Giải đáp tất cả thắc mắc và phản hồi từ nhân viên

– Hỗ trợ nhân viên làm việc với phần mềm: Đội ngũ đào tạo nội bộ

Bước 4: Đo lường và điều chỉnh

– Đặt ra một thời gian để đo lường hiệu quả khi áp dụng công nghệ mới: Thời gian dành cho giai đoạn chạy thử và vận hành thử hệ thống tuy cần nhanh chóng nhưng cũng phải phù hợp.

– Đo lường và điều chỉnh: So sánh với các mục tiêu cụ thể mà trước đó doanh nghiệp đã đặt ra.

– Luôn yêu cầu sự phản hồi: Việc phản hồi không chỉ nên dừng lại sau khi đã hoàn thành xong giai đoạn thử nghiệm.

Một vài lời khuyên giúp nhân viên làm quen tốt hơn với phần mềm

1. Lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu

Lựa chọn một phần mềm nên bắt đầu từ nội tại của doanh nghiệp. Điều này thay vì những tác động, trào lưu bên ngoài. Tuỳ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà lựa chọn công cụ phù hợp với chuyên môn của phòng ban.

2. Tìm kiếm một đơn vị đào tạo và hỗ trợ sau triển khai có trách nhiệm

Trong quá trình tìm kiếm các nhà cung cấp phần mềm, bạn cần xem xét chế độ đào tạo và hỗ trợ sau quá trình triển khai. Các phần mềm doanh nghiệp vẫn có thể gặp lỗi trong quá trình vận hành. Đặc biệt trong việc áp dụng hệ thống công nghệ mới. Công ty có khả năng gặp những lỗi như sập hệ thống, lỗi cập nhật, phản hồi sai, mất an toàn thông tin,… Điều này dẫn đến sự trì trệ trong công việc và tạo căng thẳng cho nhân viên.

3. Tập trung vào chuyên môn công việc thay vì tính năng phần mềm

Nhìn chung, một công ty cung cấp phần mềm sẽ thông thạo trong việc tạo ra tài liệu và huấn luyện nhân viên. Tuy nhiên, điều hành một doanh nghiệp đòi hỏi nhiều hơn. Nó không chỉ là việc chỉ đơn thuần hoàn thành các giao dịch trong một hệ thống.

Khi đào tạo, cần phải liên hệ các quy trình kinh doanh mới với môi trường hiện tại. Các nhân viên sẽ có được mối liên hệ tốt hơn và hiểu rõ hơn so với cách làm việc cũ. Hơn nữa, các quy trình liên quan đến vấn đề này cũng giúp nhấn mạnh những thay đổi quan trọng.

4. Dành nhiều thời gian cho đào tạo ứng dụng phần mềm

Việc triển khai phần mềm có thể là dự án công nghệ tầm cỡ nhất mà một công ty đã từng trải qua. Theo thời gian nó có thể trở nên quan trọng hơn.

Các nhân viên nên dành nhiều thời gian để tham gia vào các cơ hội học tập khác. Chẳng hạn như mô tả quá trình nghiệp vụ trong một môi trường thử nghiệm.

5. Đào tạo chung hay đào tạo riêng?

Áp dụng công nghệ mới là một dự án nên được lên kế hoạch và dự trù ngay từ đầu. Điều đó bao gồm đào tạo để đảm bảo nhân viên sẽ có thể sử dụng các công cụ mới của họ. Bên cạnh một buổi đào tạo tổng quan. Các buổi đào tạo nên được giới hạn trong các nhóm nhỏ. Như vậy để nhân viên có thể nhận được hướng dẫn cá nhân và có được kinh nghiệm thực tiễn.

Hãy chú ý cân nhắc đến đối tượng tham gia vào khóa đào tạo. Bạn đảm bảo rằng những người tham gia đều có liên quan đến công việc của họ.

6. Thực hiện quá trình chuyển đổi nhanh chóng và linh hoạt

Khi mọi người trong doanh nghiệp đã biết đến sự tồn tại cùng lợi ích của phần mềm mới. Điều cần làm tiếp theo chính là thúc đẩy việc áp dụng ngay lập tức với sự quyết đoán cao độ.

– Đặt ra một thời hạn chuyển giao công nghệ – càng nhanh càng tốt

– Kết thúc thời hạn chuyển giao công nghệ, tốt hơn hết là không để bất kỳ tàn dư nào từ công cụ cũ

– Thu hút và tận dụng những người có sức ảnh hưởng lớn

Vậy là Vinaseco đã chia sẻ về cách làm thế nào để thuyết phục nhân viên sử dụng công nghệ. Công nghệ chỉ thực sự hiệu quả khi bạn áp dụng theo cách phù hợp. Hi vọng bài viết sẽ giúp các nhà quản lý hiểu được tâm lý và cách làm việc của nhân viên hơn. Từ đó để có thể xác định và thuyết phục nhân viên sử dụng công nghệ trong công việc hiệu quả.