Mẹo bảo mật dữ liệu cho công ty luật

Không thể phủ nhận sự phát triển của Internet đã và đang mang đến nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp, trong đó có các công ty Luật. Song song với việc khai thác tiềm năng đó, các công ty Luật  phải đối mặt và giải quyết thách thức liên quan đến vấn đề an ninh mạng. Vậy làm thế nào để bảo mật dữ liệu an toàn cho công ty Luật, hãy cùng Congnghephaply.vn tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!

1. Cài đặt phần mềm chống vi-rút

Phần mềm chống vi-rút được coi như một tấm áo giáp giúp cho máy tính miễn nhiễm khỏi những mã độc gây hư hỏng phần mềm hay các dữ liệu quan trọng khác. Cài đặt phần mềm diệt virus chất lượng là đảm bảo an toàn cho máy tính của công ty Luật trước những mối đe dọa nguy hiểm. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm diệt virus miễn phí nhưng hiệu quả, vì vậy các công ty Luật không có lý do gì để không cài đặt một phần mềm để bảo vệ an toàn cho công ty.

Bên cạnh các phần mềm miễn phí, công ty Luật hoàn toàn có thể lựa chọn sử dụng các phần mềm diệt vi-rút trả phí. Phần mềm này sẽ cung cấp các giải pháp bảo mật cao hơn như chống lại các phần mềm độc hại, vi-rút, phần mềm gián điệp, phần mềm quảng cáo. Thậm chí phần mềm này còn có chức năng quét và bảo vệ vi-rút email, giúp bảo vệ công ty Luật an toàn hơn.

2. Mã hóa thông tin

Mã hóa là một công cụ không thể thiếu trong việc bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư của công ty Luật. Mã hóa là một quá trình bảo vệ dữ liệu bằng cách xáo trộn dữ liệu qua mã để chỉ những người có mật khẩu mới có thể truy cập được.

Mã hóa được sử dụng cho hai mục đích. Một là để bảo vệ “dữ liệu ở trạng thái nghỉ”, được lưu trữ trên thiết bị như máy tính, smartphone… Hình thức mã hóa này tạo sự an toàn cho dữ liệu của công ty và chỉ có thể mở khóa bằng mật mã. Với lớp bảo vệ bằng mật mã như thế này, thì kể cả trong trường hợp ai đó nắm được thiết bị vật lý thì họ cũng không thể truy nhập được dữ liệu lưu trên thiết bị đó.

Mã hóa cũng được sử dụng để bảo vệ “dữ liệu trong quá trình chuyển giao”, đặc biệt là các email chuyển qua Internet. Trong trường hợp này, công ty Luật có thể trao đổi các mã khóa để đảm bảo của cuộc trao đổi thông tin có cấp quyền truy cập mới có thể tiếp cận được.

Do vậy, việc trang bị cho các nhân viên trong công ty Luật về kiến thức và cách sử dụng mã hóa thông tin có thể làm giảm đáng kể tỷ lệ vi phạm dữ liệu. Ngày nay, hầu hết các bộ email đều có tính năng mã hóa đi kèm, vì vậy hãy sử dụng nó để liên lạc trực tuyến một cách an toàn và bảo mật.

3. Đặt mật khẩu có độ bảo mật cao

Việc công ty sử dụng mật khẩu đơn giản vô hình chung sẽ gây hậu quả rất nghiêm trọng. Nên nhớ rằng, đặt mật khẩu đơn giản, dễ đoán, lại dùng chung cho nhiều thiết bị máy móc hệ thống thì chả khác nào miếng mồi ngon để những kẻ xấu dòm ngó tài nguyên của công ty. Kẻ xấu đã có được mật khẩu rồi thì việc xâm nhập vào toàn bộ hệ thống là quá dễ dàng. Do vậy, công ty Luật cần phải đặt mật khẩu có độ mạnh tuyệt đối:

• Sử dụng kết hợp số, chữ cái và các ký hiệu đặc biệt
• Sử dụng cả chữ hoa và chữ thường
• Đảm bảo mật khẩu của bạn nằm trong khoảng 12-14 ký tự
• Không dùng chung mật khẩu, nên sử dụng mỗi thiết bị hệ thống một mật khẩu khác nhau

Nếu việc quản lý mật khẩu quá khó khăn thì giải pháp tốt nhất công ty Luật nên dùng ứng dụng quản lý sẽ tiện hơn và cũng đảm bảo an toàn hơn.

4. Bảo vệ dữ liệu trên thiết bị cá nhân

Trong bối cảnh dịch Covid-19 vẫn đang diễn biến hết sức phức tạp hiện nay, các công ty Luật đã phải kích hoạt chế độ “work from home” (làm việc từ xa). Để làm việc tại nhà hiệu quả, nhân viên cần có thiết bị cá nhân đảm bảo kết nối với các đồng nghiệp và sếp. Thiết bị cá nhân sử dụng ở đây có thể là máy tính bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng, smatphone ….

Tuy nhiên, khi làm việc từ xa thông qua các thiết bị cá nhân sẽ gây ra những rủi ro liên quan đến an ninh mạng rất lớn. Do đó, các công ty Luật phải trang bị cho các nhân viên về kiến thức an ninh mạng để có thể phát hiện ra các mối đe dọa và vi phạm trên các thiết bị của họ. Hãy đảm bảo rằng mọi dữ liệu không liên quan đến nhiệm vụ công việc hiện tại đều bị xóa khỏi thiết bị của nhân viên. Chỉ những thông tin liên quan để hoàn thành công việc mới được phép lưu trữ trên thiết bị cá nhân.

Công ty Luật cũng có thể khuyến khích các nhân viên sử dụng đám mây để lưu trữ dữ liệu thay vì lưu thông tin vào thiết bị cá nhân của họ để sử dụng ngoại tuyến. Và hãy cân nhắc sử dụng các giải pháp chữ ký trực tuyến an toàn trong các trường hợp cần ủy quyền để hoàn thành công việc, thay vì sử dụng email có thể dễ dàng bị tấn công. Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng tất cả các thiết bị liên quan đến công việc đều có các tính năng như xóa từ xa trong trường hợp khẩn cấp.

5. Cân nhắc việc thuê trợ giúp bên ngoài

Các công ty Luật thường không có nhân viên có chuyên môn để có thể đảm bảo an toàn mạng. Do vậy, bạn có thể làm việc với một công ty bảo mật để đáp ứng nhu cầu an ninh mạng của công ty. Khi thuê một công ty có chuyên môn chắc chắn hiệu quả bảo mật sẽ cao hơn, đảm bảo cho công ty bạn luôn được an toàn trước những rủi ro từ những kẻ tấn công mạng chuyên nghiệp.

Vấn đề an ninh mạng luôn được các doanh nghiệp quan tâm, trong đó có công ty Luật. Chúng ta thường có câu nói “phòng bệnh hơn chữa bệnh” rất đúng khi nói đến các vấn đề bảo mật an ninh mạng. Do vậy, việc sử dụng các mẹo bảo mật dữ liệu ở trên sẽ giúp bảo vệ công ty Luật khỏi tội phạm mạng tiềm ẩn.