Với thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, các công ty luật hầu hết đã sử dụng các nền tảng dựa trên dữ liệu đám mây để lưu trữ dữ liệu cũng như phục vụ các hoạt động kinh doanh của mình. Các công ty luật muốn đảm bảo rằng mình đang tối đa hóa ngân sách cho các hoạt động dựa trên đám mây thì cần có một kế hoạch và chiến lược cụ thể để mang lại nguồn doanh thu lớn cho công ty. Vậy làm thế nào để tối đa hóa ngân sách công nghệ đám mây tại các công ty luật? Hãy cùng tìm hiểu bài viết sau đây của Vinaseco.
Mục lục
1. Làm thế nào để tối đa hóa ngân sách công nghệ đám mây tại công ty luật?
Đầu tiên, các công ty luật cần phải xác định các ứng dụng đám mây cần thiết và không cần thiết trong hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó, xem xét sử dụng các ứng dụng mới khả thi có thể mang lại lợi ích cho công ty. Tiếp theo các công ty luật nên xem xét và giảm thiểu các sự cố kĩ thuật của các thiết bị máy tính trong toàn bộ công ty bằng cách duy trì bảo hành và sửa chữa thường xuyên. Việc sử dụng các ứng dụng đám mây, các công ty luật sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lớn khi không phải cần đến các phòng máy chủ lớn để điều hành và quản lý các thiết bị của công ty.
Khi lập ngân sách công nghệ đám mây, các công ty luật sẽ không còn phải tốn chi phí xây dựng trong một thời gian dài mà thay vào đó chỉ là một khoản chi phí nhỏ để vận hành đội ngũ công nghệ thông tin cho của công ty. Các công ty luật có thể lưu trữ và điều chỉnh hoạt kinh doanh khi áp dụng các công nghệ đám mây, đây là một cách thức quản lý đơn giản mà đầy hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, không chỉ riêng đối với ngành luật.
Xem thêm: Lợi thế của bảo mật đám mây đối với các công ty luật
2. Cách áp dụng các công nghệ đám mây phù hợp cho các công ty luật
Trước tiên, hãy xem xét các phương pháp và cách tiếp cận với các công nghệ đám mây phù hợp nhất với công ty luật. Đơn giản như việc không cần thiết phải xây dựng một phòng máy chủ riêng biệt để quản lý mà các công ty luật hoàn toàn có thể thuê dịch vụ ngoài ở các công ty công nghệ có uy tín để vừa đảm bảo an toàn, vừa mang lại giá trị cho công ty.
Thứ hai, xem xét bộ nhớ dữ liệu mà công ty đã lưu trữ. Hầu hết mọi người thường hiểu nhầm rằng khi sử dụng các công nghệ đám mây sẽ lưu trữ được bao nhiêu dữ liệu cũng được. Mặc dù dung lượng lưu trữ của các công nghệ đám mây là rất lớn nhưng không phải là vô hạn. Do vậy, các công ty luật cần xây dựng một chính sách lưu trữ khoa học giúp cho công ty có thể giải phóng được những dữ liệu không cần thiết.
Tiếp theo, hãy tìm hiểu chi phí thuê dịch vụ sử dụng các công nghệ đám mây từ bên ngoài và đảm bảo công ty có đội ngũ công nghệ thông tin có chuyên môn để có thể khắc phục sự cố trong những trường hợp cần thiết khi bên cung cấp dịch vụ chưa thể tới bảo hành.
3. Những lưu ý khi lập ngân sách sử dụng công nghệ đám mây
3.1. Đảm bảo tốc độ internet
Các công ty luật nên đảm bảo có kết nối internet ổn định để bắt đầu sử dụng các công nghệ dữ liệu đám mây một cách hiệu quả nhất. Hãy lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ internet uy tín với dịch vụ mạng ổn định và phù hợp khi sử dụng kết nối đám mây để tránh trường hợp gặp những trục trặc kĩ thuật khi làm việc.
3.2. Yếu tố bảo mật
Đảm bảo rằng nhà cung cấp đám mây mà công ty đang xem xét có các hình thức bảo mật an toàn tuyệt đối. Đối với các công ty luật các dữ liệu từ khách hàng và hệ thống hồ sơ là những thông tin quan trọng không thể bị tiết lộ ra bên ngoài khi chưa có sự cho phép của khách hàng. Do vậy, yếu tố bảo mật cần phải được xem xét đầu tiên khi các công ty luật lựa chọn nhà cung cấp đám mây phù hợp.
Xem thêm: Kiến thức cơ bản về bảo mật dữ liệu cho công ty luật
3.3. Tránh rủi ro khi kết thúc việc sử dụng dữ liệu đám mây từ các nhà cung cấp
Các công ty luật cần làm rõ ai có quyền sở hữu hoặc kiểm soát dữ liệu đám mây của công ty trong trường hợp công ty không sử dụng nữa. Nếu nhà cung cấp dịch vụ đám mây kiểm soát tài khoản đám mây của công ty sẽ là rất nguy hiểm khi toàn bộ thông tin và dữ liệu của công ty đều bị nhà cung cấp đó biết. Do vậy, các công ty luật cần phải làm rõ vấn đề này trước khi bắt đầu sử dụng dữ liệu đám mây để đảm bảo lợi ích của công ty không bị ảnh hưởng trong trường hợp xấu xảy ra.
3.4. Đảm bảo việc kết nối với các lực lượng lao động từ xa
Mặc dù dịch Covid19 đã bắt đầu hạ nhiệt nhưng làm việc online tại nhà vẫn đang là xu hướng được rất nhiều lao động lựa chọn. Do vậy, các kết nối với các lao động làm việc từ xa cần phải được đảm bảo để không làm gián đoạn hoạt động của công ty.
3.5. Đảm bảo vấn đề an ninh mạng
Vấn đề tiếp theo mà các công ty luật cần lưu ý là an ninh mạng. Đảm bảo rằng, công ty đang tuân thủ những quy tắc bảo mật quan trọng và bộ phận kĩ thuật công nghệ thông tin cần luôn theo dõi và cập nhật liên tục để tránh công ty rơi vào tình trạng bị kẻ xấu xâm nhập và đánh cắp dữ liệu.
Trên đây là những chia sẻ của Vinaseco về những mẹo tối đa hóa ngân sách công nghệ đám mây tại các công ty luật Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp các nhà lãnh đạo tìm ra được phương án tốt nhất trong việc lựa chọn những công nghệ đám mây phù hợp mà vẫn đảm bảo được ngân sách của các công ty luật.