Microsoft Office dành cho Luật sư

Đối với các luật sư và các tổ chức hành nghề luật hiện nay, Microsoft Office đang nắm giữ một vị trí vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, Microsoft Office không chỉ đơn giản là một ứng dụng hỗ trợ đơn thuần. Kể từ khi phát hành Office 365, nó đã dần trở thành một tập hợp các dịch vụ được tích hợp với phần mềm quản lý tài liệu, cộng tác nhóm và tích hợp tài nguyên. Trong bài viết này, hãy cùng congnghephaply.vn tìm hiểu về tầm quan trọng của Microsoft Office đối với các luật sư và các tổ chức hành nghề luật trong thời buổi công nghệ số hiện nay như thế nào nhé.

Cấu trúc của Microsoft Office

Microsoft Office là một công ty khổng lồ của ngành công nghiệp phần mềm. Có rất nhiều các trang Tài nguyên và các bài báo trên Blog viết về các khía cạnh khác nhau của phần mềm. Để có được phân tích cụ thể hơn, hãy xem chi tiết các nội dung dưới đây.

Khái niệm cơ bản về Microsoft Office

Microsoft Office là một bộ phần mềm năng suất có liên quan với đồ họa và lập trình cơ bản. Các chương trình thường hoạt động và có mối quan hệ liên kết chặt chẽ với nhau. Tuy nhiên, nhiều khi người dùng sẽ cần phải sử dụng ngôn ngữ mã hóa độc quyền của Microsoft để thực hiện các tích hợp phức tạp.

Giờ đây, Office 365 bao gồm nhiều chương trình mang lại năng suất khác nhau cho môi trường văn phòng. Mỗi chương trình có thể được sử dụng song song với các chương trình khác hoặc có tính năng như một ứng dụng riêng lẻ.

Microsoft Office đã giúp ích cho các luật sư như thế nào?

Luật sư rất cần đến một nền tảng công nghệ phù hợp. Microsoft Office đã giúp ích rất nhiều trong việc cung cấp email, trình soạn thảo tài liệu, quản lý nhiệm vụ (hoặc dự án) hay là giải pháp lưu trữ tài liệu và các phương pháp để bảo mật dữ liệu.

Tích hợp nội bộ Office 365

Mặc dù tất cả các chương trình Microsoft Office đã hoạt động và phối hợp rất tốt với nhau, nhưng Office 365 đã giới thiệu các tích hợp chi tiết hơn bao giờ hết. Ngoài ra, nếu một chương trình không tích hợp trực tiếp theo cách bạn muốn, bạn có thể sử dụng Power Automate hoặc Power Apps để tạo tích hợp tùy chỉnh.

Ví dụ như bất cứ khi nào bạn tạo một nhóm trong MS Teams, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tạo một trang Sharepoint. Bạn cũng có thể tạo một Nhóm Outlook hoặc thậm chí một công cụ lập kế hoạch cụ thể dựa trên và được kết nối với nhóm đó. Bạn có thể tạo quy trình làm việc bằng Power Automate. Khi một nhiệm vụ được hoàn thành trong Planner, nó sẽ thông báo cho nhóm đó.

Tích hợp bên ngoài

Microsoft Office có vô số tích hợp bên ngoài, ngày càng có nhiều công ty công nghệ hợp pháp đang hợp tác với Office. Nhiều công ty Công nghệ pháp lý sẽ tích hợp với Microsoft Outlook hoặc Word (tùy thuộc vào loại chương trình). Tuy nhiên, ngày càng có nhiều sự tích hợp sâu rộng với các sản phẩm như Teams, OneDrive và Sharepoint.

Sự cần thiết của MS Word

Mặc dù các sản phẩm thay thế xuất hiện ngày càng nhiều nhưng MS Word vẫn chiếm ưu thế trong công việc tạo, thao tác, chỉnh sửa, chia sẻ tài liệu. Ngay cả những luật sư sử dụng Google Docs hoặc Apple Pages cũng sẽ cần chuyển tài liệu của họ sang định dạng MS Word.

Chính vì điều này, thông qua Office 365, Microsoft Office đã tạo ra một cách tính phí cao hơn một chút so với Word để sử dụng các sản phẩm thay thế.

Microsoft Office dành cho luật sư

Các luật sư nên dành thời gian để hiểu các tính năng chung của Microsoft Office. Dưới đây là mô tả về cách sử dụng phổ biến của các ứng dụng MS Office và cách chúng kết nối với nhau.

Word: Tạo tài liệu

Word là một nền tảng được ứng dụng vô cùng phổ biến. Các luật sư nên sử dụng để giới hạn các tài liệu, tạo các tệp tiêu chuẩn từ các mẫu và tự động hóa các tệp được sử dụng lại thường xuyên. Hãy tìm hiểu về cách sử dụng kiểm soát phiên bản để giúp định dạng tài liệu trở nên dễ dàng hơn.

Outlook: Hệ thống Email

Outlook đôi khi có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt là vì phiên bản dành cho máy tính để bàn có thể cung cấp bất kỳ tài khoản email nào được cài đặt.

Nhiều tính năng Outlook mà luật sư cần có như lập lịch trình và quản lý thời gian. Các luật sư sử dụng Microsoft Office nên tìm hiểu về các tính năng lập lịch trình, khả năng kết hợp email vào các nhiệm vụ và các tính năng trả lời mẫu sẵn có.

Tuy nhiên, ngoài việc lên lịch, các luật sư cũng nên sử dụng Outlook để làm cho thông tin liên lạc của họ bảo mật hơn. Do sự thiếu tính riêng tư trong việc gửi và nhận email, các luật sư nên sử dụng tính năng mã hóa của Outlook khi truyền thông tin tới khách hàng.

OneDrive / Sharepoint: Quản lý tệp

Một văn phòng luật hiện đại nên lưu trữ các tài liệu bằng lưu trữ đám mây chứ không phải trong một tủ tài liệu. Microsoft Office cung cấp hai tùy chọn cho các luật sư muốn lưu trữ dữ liệu của họ và tùy thuộc vào thiết lập của bạn. Một trong hai tùy chọn dưới đây có thể phù hợp với bạn:

OneDrive

OneDrive giống như bộ nhớ cá nhân trong lưu trữ đám mây. Mặc dù nó có thể được sử dụng như một ổ đĩa mạng văn phòng, nhưng đó không phải là chức năng tốt nhất của nó. Nhiều hệ thống LPMS chỉ tích hợp với OneDrive, vì vậy bạn có thể phải sử dụng nó theo mặc định.

Sharepoint

Sharepoint là ổ đĩa mạng của Microsoft Office. Các luật sư và công ty luật sẽ sử dụng nó thay vì lưu trữ mạng văn phòng tại chỗ. Tại đây, bạn có thể lưu trữ các tệp chung có thể được chia sẻ dễ dàng (hoặc bạn có thể giới hạn quyền truy cập nếu cần). Cách lưu trữ này có thể tích hợp trực tiếp với ứng dụng Planner, Teams và Office để giúp bạn quản lý thông tin của mình một cách rộng rãi.

Planner: Quản lý dự án

Một trong những ứng dụng ít được sử dụng nhất trong bộ Office là ứng dụng Planner. Đây là câu trả lời của Microsoft cho các ứng dụng quản lý dự án theo phong cách Trello, Monday, Asana và các ứng dụng quản lý dự án khác. Với ứng dụng này, luật sư nên sử dụng không gian làm việc chung để theo dõi nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm và tạo quy trình làm việc cho các nhiệm vụ chung.

Những điều cần biết khi các luật sư ứng dụng Microsoft Office

Do sự sáng tạo vô tận của các tích hợp mới và các bản cập nhật liên tục của Microsoft, các tài nguyên hữu ích đã được bổ sung thường xuyên. Dưới đây, congnghephaply.vn đã tổng hợp danh sách nhanh một số tài nguyên hữu ích dành cho luật sư mà chúng tôi đã tìm thấy trong Microsoft Office.

Sử dụng Quick Styles

Quick Styles cho phép lưu cài đặt định dạng dưới dạng một nút dễ sử dụng trong Trang chủ. Ví dụ như bạn có thể dễ dàng chuyển từ việc nộp đơn tại Tòa án với tất cả các quy tắc định dạng cần thiết, sang phong cách thư từ của văn phòng bạn chỉ bằng một nút bấm. Thật dễ dàng như thiết lập các kiểu trong tài liệu của bạn một lần và sau đó lưu chúng.

Thiết lập Outlook

Trong Outlook, quản trị viên có thể cung cấp cho người dùng khác quyền xem thư và gửi với tư cách người dùng khác. Điều này cho phép luật sư cấp một số quyền nhất định cho trợ lý pháp lý để quản lý email của họ mà không cần phải chia sẻ mật khẩu.

Bật tính năng bảo vệ bằng mật khẩu cho các tài liệu riêng tư

Hầu hết các sản phẩm Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) sẽ cho phép bạn đặt mật khẩu bảo vệ toàn bộ hoặc một phần tài liệu. Đối với luật sư, đây là một tính năng quan trọng khi bảo vệ dữ liệu riêng tư của khách hàng. Bên cạnh đó, bạn có thể chỉ cần giới hạn khả năng chỉnh sửa tài liệu của những người dùng khác. Điều này rất hữu ích khi bạn đang gửi tài liệu để phê duyệt, nhưng không phải chỉnh sửa.

Tạo mẫu cho các tài liệu phổ biến

Việc dễ dàng tạo các mẫu trong Microsoft Word giúp bạn có thể nhanh chóng xây dựng và chỉnh sửa các tài liệu mà bạn thường sử dụng. Ví dụ như các tài liệu Hợp đồng thuê nhà, Di chúc, Giấy ủy quyền và các tài liệu khác có chứa nhiều văn bản mẫu. Các mẫu có thể rất phức tạp nhưng sẽ được đơn giản hóa đi rất nhiều với chú thích được định dạng sẵn ở trên cùng hoặc trên tiêu đề thư của bạn.

Trên đây là những chia sẻ về sự hữu ích của Microsoft Office dành cho Luật sư. Congnghephaply.vn hi vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn đọc trong quá trình tìm hiểu về lĩnh vực này.