Những điều cơ bản về Chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Thực tế cho thấy chuyển đổi số là một yếu tố cực kì quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Vậy thì thuật ngữ này xuất phát từ đâu? Nó có ý nghĩa như thế nào trong phát triển doanh nghiệp. Hãy cùng Vinaseco đi tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Chuyển đổi số là gì?

Lịch Sử

Khái niệm ‘Chuyển đổi số’ – Digital Transformation bắt đầu xuất hiện vào cuối những năm 1990 đến đầu thế kỷ 21. Đó là thời điểm Internet bắt đầu được phổ biến trên toàn cầu. Nó giúp cho các công ty có thể dễ dàng hơn để áp dụng các quy trình tự động hóa. Cũng bởi vậy; hệ thống quản lý cũng cần phải được cập nhật với những tiến bộ khoa học kỹ thuật. Mục đích sao cho phù hợp với hệ thống vận hành mới. Điều đó thôi thúc các doanh nghiệp thay đổi các thông tin được lưu trên giấy tờ sang dạng số hóa. Lưu trữ trong các ổ cứng trên máy tính chung. Đó chính là bắt đầu của ‘Digital Transformation’ mà ta biết ngày nay.

Khái niệm

Có rất nhiều định nghĩa nói về quá trình chuyển đổi số. Theo góc nhìn của Cole.vn: Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình số hóa giao dịch trao đổi của doanh nghiệp khách hàng (hay số hóa đơn hàng). Ví dụ, qua mỗi đơn hàng, công ty sẽ thu lại được những thông tin cơ bản của khách hàng. Đơn hàng do sale nào thực hiện và trải qua bao nhiêu bước. Từ đó, bộ phận kho, kế toán và chăm sóc khách hàng sẽ có cách xử lý đơn hàng đó.

2. Lộ trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Bước 1: Tổng quan thực trạng của doanh nghiệp

Đây chính là bước mở đầu của mọi dự án chuyển đổi số. Từ đó kiểm tra được khả năng thích ứng với Digital Transformation. Sau đó đưa ra các phương án tiếp theo. Tại bước này các nhà lãnh đạo và chủ doanh nghiệp cần xác định được chiến lược kinh doanh. Hơn nữa là thị trường khách hàng mục tiêu,

Bước 2: Đề ra kế hoạch

Sau khi đã đề ra chiến lược cho doanh nghiệp, đây là lúc bản kế hoạch về chuyển đổi số sẽ được lập nên. Việc lập dựa theo các tiêu chí:

+ Văn hóa công ty

+ Mục tiêu kinh doanh

+ Khả năng tài chính

+ Đánh giá rủi ro

+ Thử nghiệm

+ Phản hồi từ các bộ phận

+ Áp dụng công nghệ

+ Đánh giá hiệu quả

Bước 3: Chuẩn bị về tổ chức

Công ty cần phải thành lập bộ phận chuyên trách về mảng công nghệ. Các nhân sự ở bộ phận này cần phải có các kỹ năng nâng cao về mặt công nghệ (BA,EA). Hơn nữa là lộ trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Ngoài ra, các lãnh đạo công ty cũng cần tạo ra những chính sách hợp lý.

Bước 4: Tiến hành số hóa dữ liệu

Doanh nghiệp sẽ bắt đầu quá trình chuyển đổi số từ bước này. Các dữ liệu sẽ được chuyển đổi dần từ dạng tài liệu giấy sang dạng kỹ thuật số.

Bước 5: Giai đoạn tích hợp dữ liệu:

Đây là bước mà các doanh nghiệp cần phải tập trung dữ liệu để có thể sử dụng 1 cách hiệu quả. Như vậy để giảm thiểu 1 số công đoạn lặp đi lặp lại

Ví dụ: Các công ty có rất nhiều phần mềm khác nhau:

– Bộ phận kế toán dùng 1 kiểu phần mềm – đơn hàng cũng cần lặp đi lặp lại

– Bộ phận kho cũng dùng 1 phần mềm –  nhân viên kho cập nhật thông tin đơn hàng như đơn hàng kế toán

– Bộ phận sale vs marketing cũng dùng 1 phần mềm để quản lý thông tin khách hàng.

Bước 6: Khai thác dữ liệu

Khi dữ liệu đủ lớn, doanh nghiệp cần làm các báo cáo Business Inteligence để đánh giá hiệu quả hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp đã hình thành được các bộ quy trình vận hành chuyên nghiệp. Hơn nữa tối ưu các hoạt động hiệu quả kinh doanh của công ty.

3. Giải pháp chuyển đổi số

– Hệ thống hoạch định tài nguyên của doanh nghiệp (ERP). Đây là phần mềm tích hợp các giải pháp về quản lý tài chính; nhân lực; sản xuất,… vào một hệ thống duy nhất. Thông tin trong sẽ được di chuyển thông suốt và mang tính bổ trợ cho nhau

– Ứng dụng điện toán đám mây. Dữ liệu sẽ được lưu trữ trên Internet thay vì trên máy tính. Nó cũng có thể bao gồm dịch vụ xử lý thông tin trực tuyến trên mạng.

– Giải pháp phân tích dữ liệu ( data analysis ). Phân tích các dữ liệu sẵn có từ hoạt động của doanh nghiệp. Dựa vào đó để tìm ra ‘ Key Insight ‘ để lên kế hoạch cải tiến trong tương lai.

– Ứng dụng Internet vạn vật (IOT). Sử dụng các cảm biến và các phần mềm đo lường để thu thập thông tin. Nó sẽ thu thập trong quá trình hoạt động của công ty. Hỗ trợ các bộ phận đưa ra những cải tiến về sản phẩm hoặc dịch vụ. Mục đích nhằm nâng cao độ hài lòng của khách hàng.

– Ứng dụng công nghệ Blockchain: Công nghệ lưu trữ và truyền tải thông tin bằng các khối, được liên kết với nhau và mở rộng theo thời gian. Thông tin chứa trong blockchain không thể thay đổi và chỉ có thể bổ sung khi có được sự chấp thuận của các bộ phận khác trong hệ thống. Công nghệ này có tiềm năng ứng dụng lớn bởi tính bảo mật cao của nó.

4. Giải pháp marketing cho doanh nghiệp

– Hệ thống quản trị marketing đa kênh. Xây dựng các các kênh tiếp thị sản phẩm trên nhiều nền tảng. Mấu chốt của việc này là phải đảm bảo việc vận hành thông suốt và minh bạch.

– Giải pháp quan hệ khách hàng (CRM). Dữ liệu của khách được thu thập để lưu trữ và phân tích; tạo ra mối quan hệ mật thiết. Mục đích nhằm khuyến khích họ quay lại sử dụng dịch vụ.

– Hệ thống quản lý vòng đời quy trình khách hàng. Doanh nghiệp nên thêm vào các bộ phận Business Analyst; Customer Service để khai thác. Khơi gợi nhu cầu khách hàng và chăm sóc giữ chân khách hàng ở quá trình sau bán. Dùng các phần mềm quản lý để không bỏ sót bát kỳ dữ liệu nào của khách hàng

5. Lợi ích của việc chuyển đổi số

Tăng hiệu quả kinh doanh

Trước đây, việc lưu thông trong doanh nghiệp còn chưa được thông suốt. Lý do phần lớn việc trao đổi số liệu giữa các bộ phận diễn ra thủ công. Do đó, dễ xảy ra mất mát; sai sót trong quá trình nhập liệu cũng như trao đổi số liệu. Điều này gây ra sự chậm trễ rất lớn trong kinh doanh, gây hao tổn nguồn lực và chất xám.

Chuyển đổi số sẽ loại bỏ được điều này. Việc tự động hóa doanh nghiệp sẽ giúp cho các quy trình trở nên nhanh chóng; chính xác. Hơn nữa còn giúp minh bạch hóa doanh nghiệp, tránh tiêu cực, thất thoát lãng phí.

Giúp đưa ra quyết định chính xác hơn

Các thông số được phân tích và so sánh rõ ràng với nhau. Từ đó đưa đến một bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp tại thời gian thự. Hỗ trợ đắc lực cho các lãnh đạo trong quá trình hoạch định chính sách cho doanh nghiệp mình.

Cải thiện khả năng thích ứng của doanh nghiệp

Chuyển đổi số lúc này có thể là một giải pháp cho vấn đề này. Đặc biệt, họ có các công cụ không mã hoặc mã thấp để vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Điều này thực sự có ý nghĩa trong thười kì dịch bệnh như hiện nay

Thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng

Áp dụng Digital Transformation sẽ khuyến khích giao lưu giữa các tầng quản lý. Đo lường tốt hơn mức độ hài lòng của khách hàng cũng như chất lượng sản phẩm. Nghiên cứu và dự đoán thị trường. Thông tin càng nhanh, càng chính xác thì chỉ số mức độ kỳ vọng giữa khách hàng và doanh nghiệp càng cao.

Các lợi ích khác mà chuyển đổi số có mang lại:

– Tối ưu nguồn lực, giảm bớt dư thừa các khâu khâu lặp lại, gia tăng năng suất lao động

– Chuẩn hóa quy trình vận hành doanh nghiệp, tương tác hiệu quả trong nội bộ doanh nghiệp.

– Thông tin doanh nghiệp kịp thời, chính xác, nhanh chóng, báo cáo đa chiều để quản trị kịp thời.

– Hỗ trợ lập kế hoạch dự phòng, rủi ro một cách nhanh gọn.

– Thấu hiểu khách hàng nhanh chóng để tương tác tốt hơn với khách hàng.

– Tăng khả năng tìm kiếm và thu hút và giữ chân khách hàng.

– Tăng tốc độ đưa sản phẩm, dịch vụ ra thị trường, một cách nhanh chóng.

Vậy là thông qua bài viết trên, Vinaseco đã chia sẻ những kiến thức về chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Hiện nay các doanh nghiệp đang dần ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý, kinh doanh của mình nhằm tạo ra hiệu quả cao hơn trong công việc. Hi vọng bài viết của chúng tôi sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này.