Những hiểu lầm về công nghệ pháp lý tác động đến các công ty luật

Có rất nhiều những thông tin sai lệch trên mạng về công nghệ pháp lý có thể khiến các công ty luật ảnh hưởng đến các quyết định quan trọng liên quan đến việc thu hút khách hàng, lựa chọn đối tác hay nâng cấp hệ thống kinh doanh của các công ty luật. Bài viết sau đây, Vinaseco sẽ chỉ ra những hiểu lầm về công nghệ pháp lý tác động đến các công ty luật và cung cấp một số mẹo thiết thực mà công ty luật có thể áp dụng ngay trong hoạt động kinh doanh của mình.

1. Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể thay thế được Luật sư

Đây là một quan điểm hết sức sai lầm. Trí tuệ nhân tạo (AI) là một nhánh rộng lớn của ngành khoa học máy tính, liên quan đến việc xây dựng các máy móc thông minh có khả năng thực hiện các tác vụ thường đòi hỏi trí thông minh như của con người. Trong ứng dụng thực tế của ngành pháp lý, hầu hết các quy trình làm việc của AI trong một công ty luật hiện nằm ở việc tự động hóa công việc, chứ không phải để thay thế một chuyên gia pháp lý hay Luật sư có sự hiểu biết và tư duy pháp luật. Nói cách khác, đóng góp chính của AI là tự động hóa các công việc thủ công và lặp đi lặp lại của quy trình công việc thông thường để thúc đẩy hiệu quả của nhân viên chứ không phải là sự thay thế hoàn toàn được con người. Việc tự động hóa thông minh, các công ty luật sẽ tiết kiệm được thời gian làm việc để đảm bảo có nhiều thời gian hơn trong việc xây dựng mối quan hệ, liên hệ với khách hàng hay các hoạt động kinh doanh pháp lý khác.

Khi công nghệ này tiếp tục phát triển, chúng ta sẽ thấy AI ngày càng trở thành một cố vấn đáng tin cậy cho các luật sư giúp cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực, nhận dạng các biểu mẫu hay cho phép các nhân viên làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn nhằm nâng cao giá trị doanh thu của các công ty luật.

Mẹo: Sử dụng tự động hóa thông minh để giúp các công ty luật có chiến lược kinh doanh hiệu quả nhằm đảm bảo quyền lợi của công ty và khách hàng. Hãy tự động hóa những công việc thủ công và lặp đi lặp lại hằng ngày để giúp các công ty luật tiết kiệm được thời gian mà vẫn đạt hiệu quả công việc và quan trọng là không làm mất quyền kiểm soát các quyết định ở cấp độ con người.

2. Vấn đề bảo mật dữ liệu không được đảm bảo

Đây là một quan niệm sai lầm về công nghệ nói chung và trong ngành pháp lý nói riêng. Dữ liệu của công ty luật luôn là tài sản quý giá và quan trọng nhất, những dữ liệu đó cần được bảo vệ và bảo mật bằng các biện pháp và quy trình tương xứng với giá trị và tầm quan trọng của nó. Với các công nghệ trong lĩnh vực pháp lý, vấn đề bảo mật dữ liệu luôn được đảm bảo một cách tuyệt đối.

Ở bất cứ ngành nghề kinh doanh nào, trong đó nổi bật là ngành pháp lý việc xây dựng và hình thành nên một công ty luật cần phải đảm bảo yếu tố bảo mật đầu tiên. Bảo mật ở đây là đảm bảo những dữ liệu, thông tin quan trọng của khách hàng không bị rò rỉ ra bên ngoài gây ảnh hưởng đến uy tín của các công ty luật. Do vậy, việc sử dụng các công nghệ bảo mật vào các công ty luật là biện pháp hiệu quả và hữu dụng để giúp cho dữ liệu và thông tin khách hàng được bảo vệ một cách tuyệt đối.

Xem thêm: Kiến thức cơ bản về bảo mật dữ liệu cho công ty luật

Mẹo: Khi đánh giá vấn đề bảo mật của các nhà cung cấp công nghệ cần phải đảm bảo những yếu tố sau:

• Dữ liệu của công ty luật cần phải được lưu trữ ở nơi an toàn, chỉ có người có quyền mới có thể truy cập vào “máy chủ”.
• Những người có quyền truy cập để kết nối và đọc dữ liệu của công ty luật phải đảm bảo giữ bí mật tuyệt đối.
• Các biện pháp bảo vệ dữ liệu luôn trong tình trạng hoạt động 24/7.
• Giữ lại bản sao lưu để trong trường hợp bị mất hoặc xóa có thể khôi phục lại dữ liệu.

3. Không theo dõi được doanh thu, phí phí, công nợ

Có thể thấy đặc điểm nghề nghiệp của Luật sư nói riêng và của các tổ chức hành nghề luật nói chung thường nhiều dịch vụ từ tư vấn pháp lý, dịch vụ bào chữa, tranh tụng, cho đến dịch vụ công chứng, chứng thực,…điều này gây ra nhiều khó khăn cho các Luật sư trong việc theo dõi doanh thu, lợi nhuận cũng như công nợ của khách hàng theo từng vụ việc.

Hiện nay, với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, các công nghệ trong lĩnh vực pháp lý đảm bảo theo dõi được doanh thu, chi phí và công nợ từ các hợp đồng, vụ việc của công ty luật. Phần mềm VINACASE là giải pháp hoàn hảo giúp các công ty luật có thể thống kê theo dõi tổng quan về doanh thu, chi phí, lợi nhuận cũng như theo dõi chi tiết về các khoản thu chi theo từng vụ việc một cách nhanh chóng và chính xác. Giờ đây các Luật sư và các công ty luật sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian để ghi chép, tính toán hoặc ghi nhớ những khoản thu chi của mình.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ với khách hàng, ngoài việc xử lý các tài liệu hồ sơ, các Luật sư cũng thường xuyên phải đi công tác xa. Khi đó việc theo dõi thống kê các khoản chi phí trong thực hiện dịch vụ là vấn đề cần lưu ý. Thông thường các khoản chi phí này được khách hàng và Luật sư ước lượng trong hợp đồng dịch vụ. Tuy nhiên việc chỉ ước lượng mà không có sự thống kê các khoản chi phí một cách cụ thể rất dễ dẫn đến những tranh chấp có thể xảy ra sau này.

Việc sử dụng phần mềm VINACASE sẽ giúp các công ty luật có thể dễ dàng ghi lại lịch sử thu chi về phí dịch vụ, các khoản tạm ứng, chi phí đi lại cũng như lệ phí để thực hiện dịch vụ…Phần mềm cũng hỗ trợ chức năng tra cứu dễ dàng về lịch sử thu chi theo ngày, theo tháng, theo năm trong những trường hợp cần thiết.

Có thể thấy việc sử dụng phần mềm VINACASE sẽ giúp ích rất nhiều cho các công ty luật có thể quản lý được vấn đề thu, chi nội bộ, đảm bảo hoạt động của công ty luôn diễn ra một cách suôn sẻ và có kế hoạch.

Bên cạnh đó, VINACASE còn là phần mềm hỗ trợ các tổ chức hành nghề luật trong công tác quản lý và thực hiện hợp đồng dịch vụ và nguồn nhân lực, được nhiều hãng luật tin dùng bởi các tính năng ưu việt được tối ưu dành riêng cho các tổ chức hành nghề luật.

Xem thêm: Vinacase – Phần mềm CRM dành riêng cho các tổ chức hành nghề luật

Khi điều hành công ty luật bằng các công nghệ pháp lý thích hợp thì các vấn đề về công cụ trí tuệ (AI), bảo mật dữ liệu và thống kê doanh thu, chi phí, công nợ luôn được đảm bảo một cách tuyệt đối. Công nghệ sinh ra để giúp các công ty luật tối ưu được hiệu quả kinh doanh mang lại lợi nhuận lớn cho các công ty luật. Vậy nên đừng hiểu lầm về công nghệ pháp lý có những tác động thiếu tích cực đến các công ty luật.