PDCA là gì? Phương pháp cải tiến liên tục và tinh gọn doanh nghiệp bạn có thể áp dụng ngay hôm nay

Hiện nay các doanh nghiệp không ngừng đổi mới, sáng tạo cho doanh nghiệp của mình. Một trong những phương pháp giúp cải tiến và tinh gọn doanh nghiệp rất hiện quả có tên là PDCA. Vậy phương pháp này có gì đặc biệt, hãy cùng Vinaseco tìm hiểu nhé!

PDCA  là gì?

Chu trình PDCA là một công cụ được thiết lập để thực hiện cải tiến liên tục cho doanh nghiệp. Nó bao gồm 4 bước tương đương với 4 chữ cái: Plan (Lập kế hoạch); Do (Thực hiện); Check (Kiểm tra); Act (Hành động)

Khi nào nên sử dụng chu trình PDCA ?

Doanh nghiệp triển khai PDCA để tối thiểu hóa sai sót và tối đa hóa kết quả đầu ra. Nếu triển khai hiệu quả, các công ty có thể lặp lại chu trình PDCA. Sau đó biến nó trở thành một quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong tổ chức của họ.

Cụ thể, chu trình PDCA có thể được áp dụng khi doanh nghiệp bạn:

– Bắt đầu một quy trình/ dự án mới

– Cải tiến của một quy trình có sẵn

– Xác định một quy trình làm việc lặp đi lặp lại

– Lập kế hoạch thu thập và phân tích dữ liệu để xác định các ưu tiên trong kinh doanh

– Xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra tắc nghẽn/ sai sót trong quy trình vận hành

Triển khai PDCA như thế nào?

PLAN – Phân tích bản chất & Chi tiết kế hoạch

Đây có thể là phần quan trọng nhất trong nỗ lực triển khai PDCA. Tùy thuộc vào tiến độ dự án, bạn thậm chí có thể phải thực hiện lặp đi lặp lại một số bước. Bạn phải thực hiện cho đến khi có được giải pháp phù hợp. Giai đoạn này có thể phân bổ thành những nhiệm vụ con theo trình tự như sau:

– Xác định vấn đề: Bạn đang gặp phải vấn đề gì cần cải tiến? Hoặc bạn đang đứng trước cơ hội cải tiến nào.

– Xác định mục tiêu: Bạn muốn đạt được điều gì đối với các vấn đề đó? Đảm bảo nêu rõ mục tiêu và gắn chúng với các chỉ số. Bạn sẽ cần nhìn lại chúng trong giai đoạn Kiểm tra (Check).

– Phân tích tình huống: Tình hình hiện tại như thế nào? Hãy nói chuyện với nhiều người trong tổ chức, đồng thời đi thực địa, quan sát và thu thập dữ liệu.

– Phát triển các giải pháp: Những cách tiếp cận nào có thể giúp bạn khắc phục vấn đề?

– Lựa chọn giải pháp tốt nhất: Trong các giải pháp trên, chọn một ý tưởng mà bạn cho là hứa hẹn nhất. Hơn nữa phải phù hợp với ngân sách.

DO –  Chạy thử nghiệm & Tiêu chuẩn hóa

Đây là bước triển khai và thực chiến. Thay đổi dây chuyền sản xuất, đổi mới sản phẩm, ứng dụng công nghệ mới… Hiện thực hóa tất cả các ý tưởng và kế hoạch của bạn.

Giai đoạn này có thể được chia thành ba phân đoạn phụ. Bao gồm đào tạo tất cả nhân sự tham gia vào dự án. Thực hiện dự án và lưu lại các dữ liệu để đánh giá hiệu quả trong giai đoạn sau.

Lưu ý

Hãy chạy thử nghiệm trước với một dự án quy mô nhỏ nếu chưa chắc chắn. Nó sẽ cho phép bạn biết các thay đổi này có đạt được hiệu quả mong đợi hay không. Hơn nữa không làm gián đoạn quá nhiều tới hoạt động thường ngày của doanh nghiệp nếu chúng không đạt được.

CHECK – Duy trì quan sát & Hiệu ứng Hawthorne

Đây có lẽ là phần thường bị bỏ qua nhất trong chu trình PDCA. Giải pháp đã triển khai của bạn có thực sự hiệu quả không? Bạn đã đạt được mục tiêu của mình chưa? Đây là những đánh giá cần được thực hiện một cách nghiêm túc. Quan trọng hơn, thực hiện một cách chiến lược.

Để một cải tiến thực sự hiệu quả, đi vào hoạt động thôi là chưa đủ, nó còn phải hoạt động liên tục.

ACT – Phân loại kết quả & Ra quyết định

Đây là bước chúng ta quyết định những gì cần làm tiếp theo. Ở đây chúng ta nên phân loại kết quả:

– Đối với việc làm không tốt: bạn cần phải tìm ra nguyên nhân. Sau đó cân nhắc xem có tiếp tục cải tiến không hay dừng lại.

– Nếu quyết định tiếp tục cải tiến: Điều này dẫn đến việc lặp lại PDCA với một kế hoạch mới. Mục đích để tìm ra giải pháp khác tốt hơn.

– Nếu quyết định dừng lại: đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận rằng quy trình này không thể cải tiến thêm nữa ở thời điểm hiện tại. Nếu thực sự như vậy, rõ ràng nó không phải là yếu tố có tính chiến lược. Bạn nên dành thời gian cải tiến các yếu tố chiến lược thực sự.

Đối với việc làm tốt: Hãy tiêu chuẩn hóa và duy trì. Đồng thời, bạn cũng nên chúc mừng nhóm của mình. Hơn nữa thể hiện sự đánh giá cao của bạn với đồng đội, nhân viên. Tuy nhiên, giống như vòng lặp PDCA, công việc không bao giờ dừng lại. Bây giờ, bạn cần nghĩ xem vấn đề nào sẽ giải quyết tiếp theo.

Vậy là Vinaseco đã chia sẻ với bạn phương pháp cải tiến liên tục và tinh gọn doanh nghiệp PDCA. Hi vọng bài viết của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp này để có thể áp dụng thành công vào doanh nghiệp mình.