Quản lý hồ sơ pháp lý có thể không phải là điều quan trọng nhất đối với việc hành nghề luật sư, nhưng nó rất cần thiết cho các luật sư và công ty luật. Hệ thống quản lý hồ sơ giấy tờ truyền thống khiến cho việc quản lý hồ sơ pháp lý trở nên khó khăn đối với các công ty luật. Điều này là do hệ thống hồ sơ giấy thường không thuận tiện để quản lý, khó tổ chức và tốn thời gian để truy cập và duy trì. May mắn thay, phần mềm quản lý hồ sơ dựa trên đám mây ngày nay mở ra các cơ hội quản lý hồ sơ pháp lý an toàn và hiệu quả cho các luật sư. Dưới đây, congnghephaply sẽ đưa ra một vài giải pháp để các công ty luật cũng như các luật sư có thể sử dụng công nghệ để quản lý hồ sơ pháp lý dễ dàng và hiệu quả hơn.
Mục lục
1. Xác định rõ nhu cầu của công ty
Bước đầu tiên để tối ưu hóa việc quản lý hồ sơ pháp lý là nhìn nhận xem công ty của bạn đang đứng ở đâu và điều gì là cần thiết cho công ty ở thời điểm hiện tại.
Nếu công ty luật hiện đang sử dụng hệ thống hồ sơ giấy thủ công để giải quyết các vụ việc, luật sư cần xác định những điểm bất cập cần khắc phục. Nên đưa ra các câu hỏi: Luật sư hoặc các chuyên viên của công ty luật có dành quá nhiều thời gian cho việc nhập dữ liệu thủ công không? Luật sư đã bao giờ gặp khó khăn khi tìm một tệp nào đó chưa? Luật sư hoặc nhóm của bạn có yêu cầu quyền truy cập vào tài liệu khi bạn vắng mặt tại văn phòng không? Nếu câu trả lời là có, việc sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ pháp lý kỹ thuật số có thể làm giảm bớt những vấn đề này.
Khả năng sử dụng dễ dàng và hiệu quả là những ưu tiên đối với hệ thống quản lý hồ sơ pháp lý của công ty luật. Do đó, việc lựa chọn một phần mềm quản lý hồ sơ pháp lý dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác – như Vinacase – sẽ giúp các luật sư tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức khi xử lý hồ sơ, tài liệu.
Xem thêm: Tính năng của phần mềm VinaCase
2. Tối ưu hóa khả năng tiếp cận hồ sơ và các văn bản pháp luật
Mọi doanh nghiệp đều có hồ sơ và tài liệu, nhưng các công ty luật phải xử lý hồ sơ pháp lý và dữ liệu khách hàng nhạy cảm, nên cần ưu tiên hồ sơ làm tài sản thông tin mà họ có. Đó là lý do tại sao các công ty luật cần ưu tiên tổ chức hồ sơ vụ việc và các văn bản pháp luật. Ngoài việc được đặt trong một hệ thống hồ sơ pháp lý hợp lý, tài liệu phải dễ tiếp cận và dễ tìm. Khi quyền truy cập được ưu tiên, các hệ thống quản lý kỹ thuật số là ưu việt hơn.
Ví dụ, một trường hợp luật sư cần truy cập vào tài liệu từ hồ sơ của khách hàng khi giải quyết một vụ án. Khi sử dụng hệ thống quản lý tài liệu truyền thống, luật sư sẽ phải đến văn phòng và tìm kiếm từ đống hồ sơ giấy. Nếu tài liệu ở sai chỗ, sẽ rất khó để tìm hoặc không thể tìm thấy.Với một ứng dụng công nghệ như Vinacase, nếu luật sư cần truy cập vào tài liệu, họ có thể tìm kiếm tài liệu đó từ xa. Người dùng có thể thực hiện việc này bằng cách nhập một từ khóa sau đó kéo tài liệu lên trong vài giây.
3. Hiểu rõ và tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin và dữ liệu khách hàng
Khách hàng tin tưởng luật sư bằng việc cung cấp hồ sơ pháp lý của họ. Luật sư cũng có nhiệm vụ bảo vệ dữ liệu và thông tin trong các hồ sơ và tài liệu đó. Khi nói đến quản lý hồ sơ pháp lý, điều này có nghĩa là phải có chiến lược về cách công ty của bạn xử lý dữ liệu và tài liệu của khách hàng.
Nhiệm vụ của bạn với tư cách luật sư là bảo vệ dữ liệu khách hàng và tuân thủ mọi quy định pháp luật hiện hành về quyền riêng tư và bảo mật thông tin, dữ liệu. Điều đó có nghĩa là luật sư phải hiểu và tuân thủ mọi quyền riêng tư và quy định bảo mật thông tin ảnh hưởng đến việc quản lý hồ sơ pháp lý.
Xem thêm: Mẹo bảo mật dữ liệu cho công ty luật
Luật sư cũng có thể tận dụng công nghệ để hỗ trợ các nghĩa vụ pháp lý và đạo đức của mình liên quan đến quản lý hồ sơ pháp lý. Ví dụ: lưu trữ tài liệu khách hàng trên đám mây thông qua phần mềm hợp pháp được thiết kế với các biện pháp bảo mật có thể giúp luật sư đáp ứng nghĩa vụ bảo vệ thông tin khách hàng khỏi vi phạm nghĩa vụ bảo mật thông tin như một phần của hệ thống quản lý hồ sơ pháp lý của bạn. (chẳng hạn như tính năng bảo mật của Vinacase).
4. Tận dụng phần mềm quản lý hồ sơ pháp lý
Đối với luật sư, thời gian là thứ tài nguyên quý giá nhất. Tuy nhiên, các luật sư thường mất rất nhiều thời gian cho những công việc như tìm kiếm, lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý theo cách thủ công.
Khi nói đến quản lý hồ sơ pháp lý, phần mềm có thể giúp quy trình làm việc hàng ngày dễ dàng hơn, hiệu quả hơn, giải phóng thời gian và năng lượng của luật sư để tập trung vào khách hàng, công việc đem lại lợi nhuận và phát triển công ty luật của bạn. Dưới đây là một số lợi ích chính của phần mềm quản lý hồ sơ kỹ thuật số:
a. Tìm tệp nhanh chóng
Kể cả khi công ty luật có một hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy thực sự khoa học, việc sàng lọc hồ sơ để tìm ra thứ luật sư cần vẫn rất tốn thời gian và không hiệu quả. Phần mềm quản lý hồ sơ pháp lý như Vinacase cho phép luật sư tìm kiếm kỹ thuật số theo từ khóa (sử dụng tiêu đề, siêu dữ liệu hoặc văn bản của tài liệu) để tìm tệp trong vài giây.
b. Truy cập các tài liệu pháp lý từ mọi nơi
Một lợi thế tiết kiệm thời gian khác của việc sử dụng phần mềm để lưu trữ và sắp xếp hồ sơ và tài liệu pháp lý là luật sư có thể truy cập tài liệu một cách an toàn từ bất cứ đâu.
Lấy Vinacase làm ví dụ. Bất cứ khi nào luật sư cần xem, gạch lại hoặc chú thích một tài liệu pháp lý, bạn có thể sử dụng Vinacase để truy cập tài liệu của mình. Điều này cho phép luật sư làm việc mọi lúc mọi nơi, làm cho công việc từ xa hiệu quả hơn.
c. Lưu trữ không giới hạn số lượng tài liệu pháp lý
Lưu trữ các tài liệu pháp lý và hồ sơ giấy có thể tốn kém và chiếm nhiều diện tích văn phòng. Với phần mềm quản lý tài liệu dựa trên đám mây như Vinacase, luật sư có thể lưu trữ không giới hạn số lượng tài liệu pháp lý. Luật sư có thể lưu trữ dữ liệu từ tài liệu, hồ sơ trong một không gian trực tuyến an toàn. Luật sư cũng có thể tự động sao lưu các tệp hợp pháp của mình.
d. Phần mềm quản lý hồ sơ giúp tăng lợi nhuận của công ty luật
Cách các luật sư xử lý việc quản lý hồ sơ pháp lý cũng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Như đã phân tích ở trên, các công việc không phải lập hóa đơn (tìm kiếm, lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý theo cách thủ công) làm tiêu hao thời gian và năng suất của các luật sư. Khi luật sư tận dụng phần mềm để dành ít thời gian hơn cho các công việc quản lý hồ sơ pháp lý, các luật sư sẽ có nhiều thời gian hơn cho công việc có thể lập hóa đơn. Ngoài ra, lưu trữ thủ tục giấy tờ trên đám mây giúp cắt giảm chi phí không cần thiết liên quan đến việc tìm kiếm bộ nhớ vật lý cho tài liệu.
Xem thêm: Các công nghệ giúp tăng khả năng sinh lời của công ty luật
Vì những lợi ích trên, nếu công ty luật của bạn gặp khó khăn trong việc quản lý thủ công các hồ sơ và tài liệu pháp lý, hãy xem xét triển khai phần mềm quản lý hồ sơ pháp lý như Vinacase. Các luật sư có thể tiết kiệm thời gian của mình đồng thời giúp bảo mật dữ liệu khách hàng an toàn và dễ dàng hơn bao giờ hết.