Tại sao cần tích hợp chữ ký số trong quy trình vận hành?

Tích hợp chữ ký số trong quy trình vận hành giúp doanh nghiệp giảm thiếu tối đa các thủ tục pháp lý phức tạp. Ngoài ra nó còn đem đến rất nhiều những tiện ích khác. Cụ thể ra sao, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây của Vinaseco nhé!

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số được xem như như con dấu điện tử đối với doanh nghiệp hay chữ ký đối với cá nhân, được nhà nước công nhận về mặt pháp lý. Nó là một trong các dạng của chữ ký điện tử, nó được tạo ra từ các khoá bí mật và khóa công khai để từ đó mã hoá và xác định chính xác dữ liệu của người ký.

Chữ ký số được dùng thay cho chữ ký thường ở trên các môi trường số, để ký các chứng từ, văn bản số mà không cần in, kê khai hay đóng dấu. Ứng dụng phổ biến của chữ ký số thường gặp:

a. Ký hoá đơn điện tử

b. Kê khai thuế điện tử

c. Ký hợp đồng lao động

d. Ký các chứng từ lĩnh vực xuất nhập khẩu, hải quan …

2. Lợi ích của việc tích hợp chữ ký số trong quy trình vận hành doanh nghiệp

a. Xây dựng các quy trình chuẩn hóa trình – ký để hoàn thiện hệ sinh thái doanh nghiệp

Việc chuẩn hóa các quy trình trình – ký sẽ giúp các bộ phận không tốn thời gian để tìm hiểu, có thể xử lý các thao tác nhanh và chính xác. Điều này sẽ tạo ra một quy trình vận hành khép kín ở các giai đoạn, theo các quy trình chuẩn chỉ đã xây dựng để tạo ra hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp toàn diện.

b. Số hoá các nghiệp vụ nội bộ cùng chữ ký số để đẩy nhanh chuyển đổi số doanh nghiệp

Số hoá quy trình giúp 100% quy trình đều được thực hiện trên nền tảng số. Từ việc tạo chứng từ, văn bản, trình phê duyệt đến việc ký số. Hoàn thành bước tạo chứng từ thì ai duyệt, duyệt xong đến bước ký thì ai ký… Các câu trả lời đều được thể hiện ở trên quy trình của phần mềm với các thao tác chuyển tiếp tự động đã được cài đặt sẵn và gửi thông báo khi hoàn thành.

c. Lưu trữ tập trung nhiều chứng từ trên cùng một nền tảng

Khi chứng từ đã được ký xong, toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ trên nền tảng. Việc này giúp bảo mật thông tin và trích xuất chứng từ một cách đơn giản. Mặt khác, khi đã tích hợp quy trình, các chứng từ sẽ được phân biệt bằng các thẻ, chứng từ này gắn với phòng ban nào, của dự án nào, công việc nào, ai thực hiện… Khi tìm kiếm chỉ cần điền các trường thông tin là sẽ thấy. Điều này giúp rút ngắn thời gian hơn rất nhiều so với việc thao tác trên nhiều phần mềm khác nhau hoặc thao tác trên giấy tờ thủ công.

d. Tiết kiệm thời gian và công sức

Nhân sự các bộ phận không cần tách ký số riêng, tạo chứng từ riêng, phê duyệt riêng trên nhiều hệ thống khác nhau nếu chúng được đồng nhất trên một quy trình của một nền tảng. Việc tích hợp này sẽ giúp tiết kiệm thời gian xét duyệt, chuẩn hóa vận hành nội bộ và nâng cao hiệu suất quản trị doanh nghiệp.

Không còn việc mang giấy tờ đi duyệt với ký thủ công mà trên quy trình tự động đã có hết. Từ quy trình xử lý nghiệp vụ nội bộ tới quy trình ký – duyệt các chứng từ ngoài doanh nghiệp đều được cài đặt tự động. Chỉ cần thực hiện xong, hệ thống sẽ tự chuyển bước và gửi thông báo tới các bộ phận.

Trên đây là những chia sẻ của Vinaseco. Chúng tôi mong rằng bài viết trên sẽ hữu ích cho bạn đọc. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo!