Top 20 công cụ “hack” năng suất trong năm 2021

Năm mới 2021 đến rồi, bạn đang muốn tăng năng suất lên 200% so với chính mình của năm cũ? Bạn muốn cải thiện tình trạng lộn xộn, chậm trễ, lúc nhớ lúc quên, bất lực trước cả “núi công việc” bấy lâu nay của bản thân? Hãy khởi động một năm mới thật thành công bằng việc “hack năng suất” của chính bạn nhờ Top 20 ứng dụng hữu ích dưới đây.

I. Công cụ “hack” năng suất bằng phân tích thói quen sử dụng thời gian

1. Trackr

Đây là một extension của Google Chrome cho phép bạn theo dõi thời gian đã dành ra cho các website trên trình duyệt. Dữ liệu được thể hiện dưới dạng biểu đồ trực quan, sẽ hiện ra mỗi khi bạn bật tab mới.

2. RescueTime

Công cụ này sẽ theo dõi lượng thời gian hằng ngày bạn lướt web và sử dụng các ứng dụng, phần mềm trên thiết bị. Cuối mỗi ngày, RescueTime sẽ cho bạn xem báo cáo chính xác về cách bạn phân chia thời gian, từ đó đánh giá năng suất ngày hôm đó so với mức độ trung bình, đồng thời chỉ ra đâu là các tác nhân gây tiêu tốn thời gian của bạn.

3. Instant 3.0

Được ví như Google Analytics cho cuộc sống của bạn, Instant 3.0 không chỉ ghi nhận tác vụ trên máy tính/điện thoại mà còn có khả năng theo dõi thời gian bạn dành ra cho du lịch, ngủ, tập gym,… và các hoạt động khác.

II. Ứng dụng quản lý đầu việc và nhắc việc cá nhân

4. Apple Reminder

Reminder được cài đặt sẵn cho các thiết bị thuộc hệ sinh thái của Apple và hoàn toàn miễn phí. Nó có khả năng quản lý danh sách các task (đầu việc) và file đính kèm hiệu quả trên iCloud. Độc đáo nhất là tính năng nhắc việc cần làm khi bạn di chuyển tới địa điểm tương ứng.

5. Microsoft To-do

Đây là ứng dụng quản lý công việc cá nhân tương thích tốt với các phần mềm Windows. Bạn có thể tạo các subtask (đầu việc con) và đặt deadline cũng như ghi chú cho chúng. Tính năng “My Day” sẽ giúp bạn phân bổ các công việc trong ngày hiệu quả hơn.

6. Any.DO

Với Any.DO, các task được sắp xếp trình tự theo mức độ ưu tiên khác nhau và đánh dấu tình trạng thực hiện bằng thao tác kéo-thả trên điện thoại. Bạn có thể tuỳ chọn thời điểm nhắc việc và thêm ghi chú bằng hình ảnh, giọng nói hoặc video. Giao diện “Date view” rất tiện dụng cho việc lên kế hoạch trong tương lai gần.

7. Plan

Plan là một extension cho phép hiển thị các việc cần làm, lịch họp, tài liệu, link trên Google Drive,… trong ngày của bạn trên một trang tab mới đẹp mắt. Dữ liệu được đồng bộ hai chiều với Outlook và Google Calendar.

8. Taco

Cũng trên giao diện tab mới, Taco cho phép bạn kéo tất cả các task, email, cuộc trò chuyện có gắn dấu sao,… từ hơn 40 ứng dụng khác nhau (Evernote, Asana, Todoist, Trello,…) về cùng một nơi. Bạn có thể đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ mà không cần rời khỏi ứng dụng.

III. Công cụ “hack” năng suất qua việc quản lý công việc và cộng tác nhóm

9. Trello

Trello được thiết kế tối giản, trực quan hoá với các cột công việc tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Đội nhóm của bạn có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello chỉ với thao tác kéo-thả. Trello có cả bản miễn phí và trả phí.

10. Asana

Asana là ứng dụng quản lý cơ bản giúp theo dõi công việc, thời gian, nguồn lực của dự án chỉ với một giao diện đơn giản. Bạn có thể xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc Todo-list… Các tính năng nâng cao được phát triển ở bản trả phí.

IV. Ứng dụng sắp xếp và quản lý email

11. Công cụ hack năng suất – Mailtrack

Công dụng phổ biến của Mailtrack là theo dõi thời điểm email của bạn được đọc, số lần người nhận nhấp vào và mở thư. Thông báo real-time (theo thời gian thực) được gửi qua email hoặc hiện lên dưới dạng cửa sổ nhỏ trên góc màn hình.

12. Công cụ hack năng suất – Right Inbox

Right Inbox là một extension của Gmail cung cấp 10 tính năng khác nhau từ lên lịch, đặt lời nhắc, ghi chú, theo dõi email đến gửi các chuỗi thông tin tự động nếu người nhận không trả lời. Ứng dụng này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các tác vụ lặp đi lặp lại.

13. Sanebox

Những người làm việc nhiều với email là đối tượng sử dụng phổ biến của Sanebox. Nó có khả năng tự động sắp xếp email của bạn vào các thư mục khác nhau dựa theo độ quan trọng, để bạn biết mình cần tập trung vào những gì trước tiên.

14. Unroll.me

Với Unroll.me, bạn chỉ cần vuốt sang trái để huỷ đăng ký các kênh email không mong muốn và vuốt sang phải để giữ đăng ký chúng. Tất cả email quan trọng sẽ được tổng hợp chung vào một “rollup” hằng ngày để giảm bớt gánh nặng cho Hộp thư đến.

15. Boomerang for Gmail

Là ứng dụng quản lý email chuyên dụng dành cho Gmail, Boomerang có công dụng lên lịch và đặt lời nhắc email. Điều thú vị nhất là nó cho phép bạn “boomerang” (gửi lặp lại) một email trở lại Hộp thư đến vào thời gian nhất định nhằm mục đích nhắc nhở.

16. Checker Plus for Gmail

Checker Plus là một extension để kiểm tra email ngay từ lúc mở trình duyệt mà không cần truy cập Gmail. Khi có email mới, hệ thống sẽ ngay lập tức gửi thông báo nhỏ ở góc màn hình, và bạn sẽ không còn nỗi lo bỏ sót email nữa.

V. Ứng dụng làm tăng khả năng tập trung, giảm sự phân tán

17. Freedom/ Stay Focusd

Đây là hai ứng dụng giúp loại bỏ những thứ trên internet dễ khiến bạn bị nghiện hoặc thường xuyên mất tập trung (điển hình là mạng xã hội và những trang web giải trí). Freedom cho phép bạn cài đặt một khoảng thời gian không thể truy cập website. Ngược lại, StayFocusd chỉ cho phép truy cập vào đó trong một khoảng thời gian giới hạn do bạn tự cài đặt.

18. Focusbooster

Pomodoro là một kỹ thuật nổi tiếng cho sự tập trung: Chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ để làm trong các khoảng thời gian ngắn, xen giữa là những đợt nghỉ ngơi ngắn. Dựa trên kỹ thuật này, Focus booster cung cấp cho bạn đồng hồ đếm ngược thời gian và tự động ghi lại lịch sử làm việc trong ngày.

19. Forest

Ý tưởng ở đây là xây dựng một rừng cây, nơi mỗi cây tượng trưng cho một nhiệm vụ của bạn. Bất cứ khi nào bạn muốn có được sự tập trung, hãy trồng một cái cây trên ứng dụng và để nó tự lớn. Nếu bạn rời khỏi ứng dụng trong khoảng thời gian đó thì cái cây sẽ chết. Forest có hợp tác với một tổ chức trồng cây ngoài đời thực.

20. Công cụ hack năng suất – Noisili

Đây là một công cụ hack năng suất bằng việc tăng độ tập trung khi nghe những âm thanh tự nhiên như tiếng mưa rơi, tiếng gió, tiếng lá cây xào xạc,… Noisli có tính năng hẹn giờ và tạo danh sách yêu thích. Tuy nhiên bạn cần trả phí để có thể sử dụng nhiều hơn 25 phút/ngày. Ứng dụng này đem đến trải nghiệm thư giãn tuyệt vời

20 công cụ mà Vinaseco đã liệt kê bên trên là những công cụ được thiết kế với tính năng và công dụng riêng. Nhưng mục đích cuối cùng đều là “hack năng suất”. Từ đó tạo ra một phiên bản “bạn của năm 2021” hiện đại hơn, có những trải nghiệm tuyệt vời hơn, và quan trọng nhất là sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn trong công việc.