Xây dựng công nghệ cho công ty luật

Việc ứng dụng công nghệ vào lĩnh vực pháp luật đang dần phổ biến và được rất nhiều các công ty luật triển khai một cách hiệu quả. Trong thời đại số hiện nay, công nghệ đã thực sự có ý nghĩa đối với các công ty luật bởi nó giúp ích rất nhiều trong việc cải thiện chất lượng công việc, giảm thiểu sai sót so với quá trình làm việc thủ công và đặc biệt là tiết kiệm thời gian, chi phí. Trong bài viết này, hãy cùng congnghephaply.vn tìm hiểu về việc xây dựng và ứng dụng hiệu quả công nghệ cho các công ty luật.

1. Ứng dụng công nghệ như một phần đặc biệt của quy trình làm việc

Cốt lõi của việc sử dụng công nghệ hiệu quả là khiến nó phù hợp với công việc hàng ngày với công ty luật của bạn. Nhờ có ứng dụng của công nghệ mà quy trình quản lý dự án và công việc của các công ty luật có thể được triển khai hiệu quả hơn rất nhiều so với việc quản lý theo cách thủ công.

Ví dụ như trong việc xử lý dữ liệu khách hàng. Việc đầu tiên là thu thập dữ liệu theo cách thủ công hoặc sử dụng biểu mẫu web. Sau đó, chuyển dữ liệu đó vào phần mềm quản lý dự án của mình. Những thao tác này sẽ làm mất thời gian hơn rất nhiều. Thay vào đó, các công ty luật có thể tự động hóa quy trình làm việc này. Phần mềm có thể trợ giúp công ty luật trong nhiều lĩnh vực:

– Nhận dạng dữ liệu tự động.

– Chuyển tiếp dữ liệu đó vào phần mềm quản lý hồ sơ.

– Kết nối các biểu mẫu để cùng đồng bộ.

– Tiến hành rà soát dữ liệu.

– Quét và phân loại dữ liệu.

Nếu thực hiện theo phương thức thủ công, các công ty luật sẽ phải mất rất nhiều thời gian và công sức để các luật sư, trợ lý hoặc nhân viên khác thực hiện loại công việc này. Thay vào đó, hãy để cho công nghệ giúp sức và trở thành một công cụ đắc lực để tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí.

2. Lập kế hoạch về quy trình làm việc

Để bắt đầu, hãy tổng quát về tất cả các công việc thường ngày của công ty luật dưới dạng các quy trình công việc theo các bước dựa vào cấu trúc và đặc tính của từng loại.

Các quy trình công việc này bao gồm những thứ như cách tiếp cận khách hàng mới, cách bắt đầu công việc tư vấn, tranh tụng mới, cách quản lý việc khách hàng thanh toán,… Sau đó, hãy tìm kiếm các nhà cung cấp phần mềm công nghệ để có thể triển khai, cải thiện và theo dõi quy trình làm việc của công ty luật. Cách tốt nhất là hãy tìm các nhà cung cấp phần mềm có thể tích hợp các chức năng với nhau để phần mềm của bạn kết nối trực tiếp với sự quản lý của công ty luật. Phần mềm sẽ được xây dựng xung quanh quy trình quản lý hồ sơ và kết nối với khách hàng.

Theo cách này, các công ty luật sẽ bắt đầu tìm kiếm phần mềm để xem liệu nó có khả năng thúc đẩy công việc của công ty một cách phù hợp và thống nhất hay không.

Trên thực tế, một trong những phần mềm quản lý Dịch vụ & Hồ sơ pháp lý đang được các công ty luật ứng dụng nhiều nhất hiện nay là VinaCase. Phần mềm này có các tính năng như:

– Quản lý tổng thể nghiệp vụ

• Quản lý hợp đồng dịch vụ, báo giá
• Tư vấn pháp lý
• Thống kê tình hình công việc
• Dữ liệu khách hàng

– Quản lý tài chính công việc, nội bộ

• Khai báo dữ liệu tài chính
• Ghi nhận phiếu thu – chi
• Báo cáo tài chính nội bộ

– Quản lý nhân sự – tính lương

• Quản lý hồ sơ nhân sự, cơ cấu tổ chức
• Khai báo công thức bảng lương linh động
• Quản lý chấm công, ngày nghỉ lễ
• Tính lương
• Phê duyệt bảng lương

Với các tính năng trên, Vinacase hiện đang là Phần mềm Quản lý dịch vụ pháp lý số 1 cho các Tổ chức hành nghề luật tại Việt Nam.

3. Thử nghiệm và xây dựng một số quy trình làm việc 

Khi đã xác định được một công cụ phù hợp với quy trình làm việc của công ty luật, hãy trực tiếp làm việc với phần mềm để trải nghiệm chất lượng dịch vụ. Hãy thiết lập những phương thức thử nghiệm và xây dựng một số quy trình làm việc của công ty luật để xem liệu phần mềm có thực sự mang lại chất lượng và hiệu quả tốt hơn cho công việc của bạn hay không.

Vậy là congnghephaply.vn đã cùng bạn đọc tìm hiểu về việc xây dựng và ứng dụng hiệu quả công nghệ cho các công ty luật. Hi vọng bạn sẽ thành công trong việc ứng dụng những lợi ích công nghệ tuyệt vời cho công ty luật của bạn.