Xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biết

Xây dựng quy trình vận hành hiệu quả trong doanh nghiệp là điều mà bất cứ nhà quản trị nào cũng mong muốn. Bài viết dưới đây Vinaseco xin chia sẻ đến các bạn những giai để xây dựng một quy trình hiệu quả. Cùng theo dõi ngay nhé!

1. Quy trình trong doanh nghiệp được hiểu như thế nào?

Quy trình là gì?

Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra.

Dựa vào chức năng, các quy trình trong doanh nghiệp có thể được chia thành 4 nhóm:

a. Quy trình quản lý vận hành;

b. Quy trình quản lý khách hàng;

c. Quy trình đổi mới;

d. Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Việc xây dựng 1 quy trình vận hành là một công việc tốn thời gian và công sức, do là đòi hỏi nhiều công sức và kỹ năng để thực hiện.

Tuy nhiên, theo thời gian, khi mà quy mô của doanh nghiệp tăng lên cùng với sự phát triển của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc, việc không có 1 quy trình “chuẩn-chỉnh” sẽ đe dọa đến tiến độ hoàn thành công việc cũng như kết quả mục tiêu của cả tổ chức.

Lợi ích khi doanh nghiệp xây dựng 1 quy trình vận hành hiệu quả

a. Cải thiện năng suất làm việc

b. Cắt giảm chi phí nhờ tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành

c. Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, chuẩn hóa theo thứ tự

d. Nhanh chóng tạo ra những bước tiến mới và đột phá nhờ các đầu việc cũ đã được tối ưu và giải quyết triệt để

2. 5 bước thiết kế và xây dựng quy trình vận hành dành cho doanh nghiệp

Tuy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng việc xây dựng và quản lý quy trình trong doanh nghiệp cũng sẽ trở nên tương đối dễ thở hơn nếu được tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle gồm 5 giai đoạn:

– Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp

– Modeling: Mô hình hóa quy trình

– Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình

– Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)

– Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.

Giai đoạn 1: DESIGN – Xây dựng quy trình

Việc xây dựng các quy trình trong doanh nghiệp cần được tuân thủ theo 5 nội dung chủ đạo, bao gồm:

Ví dụ như: Quy trình thiết kế banner cho chiến dịch quảng cáo Facebook

Bước 1: Marketing đưa brief qua cho bên Designer

Bước 2: Designer thiết kế banner và đưa lại cho bên Marketing duyệt nội dung

Bước 3: Marketing duyệt nội dung và đưa ra yêu cầu chỉnh sửa cho Design

Bước 4: Quy trình lặp lại cho đến khi đạt được yêu cầu của bên content

Bước 5: Marketing sử dụng banner đó để chạy các chiến dịch quảng cáo Facebook

Bước 6: Đội Marketing thu lượng leads để lại thông tin từ chiến dịch quảng cáo

Bước 7: Đội Sales chuyển đổi những leads này trở thành khách mua hàng

Giai đoạn 2: MODELLING – MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH

Ở giai đoạn này, các nội dung mang tính lý thuyết ở giai đoạn 1 sẽ được minh họa dưới dạng hình ảnh, bao gồm các bước cùng với công việc và người tham gia.

Mục đích của giai đoạn này là để:

– Nhìn vào quy trình để đánh giá sản phẩm đầu ra

– Biết đâu là giai đoạn cần tối ưu, cải tiến

– Giúp nhân viên nắm được quy trình vận hành và hoạt động theo hiệu quả

– Có rất nhiều các để mô hình hóa quy trình, nhưng phổ biến nhất có thể kể đến là Flowchart. Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), là một phương tiện đồ họa trực quan hóa các bước trong quy trình thành những hình ảnh đơn giản, bao gồm các bước/ công việc, các điều kiện thay đổi kết quả,…

Giai đoạn 3: EXECUTION – TRIỂN KHAI QUY TRÌNH

Sau khi hoàn tất giai đoạn xây dựng và mô hình hóa, các bộ phận có thể bắt đầu áp dụng các quy trình này vào việc triển khai các giai đoạn theo như quy trình đề ra.

Các hoạt động triển khai nên được lưu trữ lại, để không chỉ các nhà quản lý có thể quản lý được tiến độ công việc, mà còn có thể biết được bước nào đang gặp vấn đề và cần phải điều chỉnh và tối ưu.

Giai đoạn 4: MONITORING – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH

Sau khi triển khai các hoạt động thì đây chính là giai đoạn giúp các nhà quản lý đánh giá không chỉ với một quy trình cụ thể nào, mà còn là toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Có 3 chỉ số mà bạn có thể sử dụng để đánh giá các mục tiêu và kết quả đầu ra của cả quy trình. Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:

• Chất lượng đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ): Tùy vào mục tiêu, cách đo lường ban đầu và người tiếp nhận kết quả đầu ra.
• Thời gian thực hiện và thời gian đưa kết quả đó đến khách hàng/người tiếp nhận
• Chi phí:
  – Chi phí chênh lệch giữa yếu tố đầu vào và yếu tố đầu ra
  – Chi phí làm lại do sai sót, hỏng hóc
  – Chi phí lợi nhuận từ kết quả đầu ra

Giai đoạn 5: OPTIMIZATION – ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH

Dựa vào những chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4, bạn sẽ từ đó xác định được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại, nhờ vậy có thể thiết kế, điều chỉnh (Quay lại giai đoạn 1) chúng để đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai.

Đây là giai đoạn phân tích thông tin hiệu suất trong giai đoạn Giám sát, phát hiện các điểm tắc nghẽn, bất hợp lý trong quy trình; các nguy cơ tìm tàng hoặc các cơ hội tiềm năng để giảm chi phí hay cải thiện quy trình. Đây là giai đoạn mang lại hiệu quả và giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp.

Trên đây là những gợi ý của Vinaseco về gia đoạn xây dựng một quy trình vận hành hiệu quả. Chúng tôi mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu thêm về nội dung này. Xin chào và hẹn gặp lại!