10 nguyên tắc soạn thảo văn bản giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn

Nguyên tắc soạn thảo văn bản là những điều cơ bản mà mỗi nhân viên trong công ty cần biết. Việc đánh máy, soạn thảo văn bản Word thì không có gì khó, thế nhưng làm sao để văn bản của bạn được đánh giá chuẩn, ưa nhìn và gây ấn tượng cho người đọc thì thật không dễ chút nào.

Hãy áp dụng 10 nguyên tắc dưới đây để văn bản của bạn được đánh cao hơn trong mắt đồng nghiệp, đối tác nhé!

1. KHÔNG SAI CHÍNH TẢ, KHÔNG CÓ LỖI ĐÁNH MÁY

2. CHỌN FONT CHỮ PHÙ HỢP VỚI KÊNH HIỂN THỊ KỸ THUẬT SỐ HOẶC IN ẤN

Các font chữ Serif (có chân) thích hợp sử dụng khi in ấn, còn các font Sans-Serif (không chân) sẽ dễ nhìn hơn khi hiển thị trên các thiết bị kỹ thuật số. Nguyên tắc soạn thảo này rất nhiều người bỏ qua hoặc coi nhẹ.

3. LỰA CHỌN MÀU SẮC ĐÚNG TIÊU CHUẨN

Việc sử dụng màu sắc trên văn bản để nhấn mạnh, gây chú ý cho người đọc chỉ có tác dụng trên những thiết bị kỹ thuật số và sẽ gây hậu quả tai hại nếu bạn in đen trắng.
Nếu muốn người xem chú ý vào nội dung nào đó, bạn có thể sử dụng các định dạng chữ in đậm, in nghiêng hoặc thậm chí là gạch chân hoặc viết hoa nếu muốn.

4. LỰA CHỌN KÍCH THỨC VĂN BẢN CĂN LỀ THEO ĐÚNG CHUẨN

Theo mặc định, các tài liệu văn phòng khi được in ra sẽ tương đương với chuẩn khổ giấy A4 (kích thước 210mm x 297mm).

Bạn có thể căn lề khổ giấy A4 theo thông số sau:

– Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;

– Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;

– Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;

– Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.

5. NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO: CĂN TRÁI LÀ MẶC ĐỊNH

Việc này sẽ giúp người đọc dễ dàng theo dõi hơn.

6. ĐẶT KHOẢNG CÁCH DÒNG PHÙ HỢP

7. CHIA NHỎ VĂN BẢN VÀ ĐỌC TIÊU ĐỀ

Chia văn bản thành các ý nhỏ có đánh số thứ tự sẽ giúp người đọc dễ theo dõi hơn. Đây là một trong những nguyên tắc soạn thảo vô cùng quan trọng mà bạn cần chú ý.

8. CHÚ Ý TRÌNH BÀY PHẦN MỞ ĐẦU

Lùi đầu dòng ở các đoạn sẽ giúp văn bản của bạn trở nên khoa học hơn.

9. TRÌNH BÀY ĐƠN GIẢN, TẬP TRUNG VÀO TRỌNG TÂM

Tài liệu Word sử dụng chủ yếu là văn bản. Chính vì vậy, người dùng cần tập trung trực tiếp vào chủ đề, các ý chính và trọng tâm của bài. Có thể sử dụng một vài đoạn dẫn dắt nhưng không nên quá dài và lan man.

10. SỬ DỤNG HÌNH ẢNH GIÚP VĂN BẢN SINH ĐỘNG HƠN VÀ NGƯỜI ĐỌC ĐỠ RỐI MẮT

Vinaseco hi vọng rằng bài viết này giúp bạn tăng kĩ năng soạn thảo văn bản tốt hơn, đem đến hiệu quả cao trong công việc và sự hài lòng đến từ khách hàng.